Merancang pasukan produksi kecil untuk taklimat dalam talian berkala
Anda mengadakan taklimat dalam talian setiap dua minggu dengan sesiapa yang lapang, dan beberapa orang yang sama terus memikul beban.
Jawapan ringkas
Pasukan kecil boleh menjalankan taklimat berkala jika setiap peranan ada seorang pemilik dan seorang pengganti yang dinamakan. Peranannya: hos, pengeluar yang mengendalikan platform, pemilik kandungan yang mengurus slaid dan penceramah, dan pengendali sembang serta soalan. Dalam pasukan dua atau tiga orang, seorang memegang lebih daripada satu peranan, tetapi jangan hos dan pengeluar sekali gus.
Yang penting ialah tugas ditulis, dilatih sekali, dan diserahkan dengan cara yang sama setiap kali.
Empat peranan dan cara menggabungkannya
| Peranan | Tugas | Boleh digabung dengan |
|---|---|---|
| Hos | Membuka, menjaga masa, membaca soalan, menutup | Pengendali sembang jika peserta sedikit |
| Pengeluar | Mengendalikan platform, menyemak audio dan slaid, memulakan dan menghentikan rakaman | Pengendali sembang, bukan hos |
| Pemilik kandungan | Mengesahkan penceramah, mengumpul slaid, meluluskan dek akhir | Hos dalam taklimat pendek |
| Pengendali sembang dan soalan | Menyambut yang tiba, menapis soalan, mengendalikan masalah menyertai | Pengeluar |
Rancang kapasiti berdasarkan kalendar taklimat
Kira jam yang diperlukan setiap orang sebelum, semasa dan selepas taklimat, dan semak kalendar untuk pertembungan dengan tugas lain. Dua taklimat dalam minggu yang sama boleh menggandakan beban pemilik kandungan.
Perancang kapasiti kalendar berulang menunjukkan bila seseorang dijangka menampung dua peranan serentak dan bila pengganti diperlukan.
Apa yang perlu ditanya kepada pembekal platform atau IT dalaman
- Siapa boleh memulakan mesyuarat jika pengeluar tidak dapat bersambung?
- Apa berlaku kepada rakaman dan siapa mempunyai akses selepas itu?
- Bolehkah hos bersama mengambil alih kawalan jika hos terputus?
- Apakah laluan sokongan semasa taklimat, dan adakah ia tersedia pada waktu kami beroperasi?
- Tetapan mana yang aktif secara lalai dan mana yang perlu dihidupkan? Minta pembekal mengesahkan secara bertulis; jangan menganggap.
Hari taklimat yang boleh diulang
- Pengeluar menyertai lebih awal untuk menguji bunyi, perkongsian skrin dan rakaman.
- Hos dan penceramah melatih dua minit pertama.
- Pengendali sembang menyambut yang tiba dan menyiarkan pautan menyertai serta peraturan soalan.
- Hos menjalankan taklimat mengikut helaian larian; pengeluar memberi isyarat masa.
- Selepas penutup, pengeluar menyimpan rakaman dan pemilik kandungan mencatat tindakan susulan yang dijanjikan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pasukan tiga orang menjalankan taklimat dua minggu sekali
Organisasi dan angka rekaan, hanya sebagai contoh.
Persatuan Fiktif Pengurus Rantaian Bekalan menjalankan kemas kini tiga puluh minit setiap dua minggu dengan seorang pegawai sekretariat yang bertindak sebagai hos, pengeluar dan pengendali sembang sekali gus. Gangguan teknikal semasa slaid penceramah tidak disedari kerana pegawai itu sedang membaca soalan.
Sekretariat menambah seorang pegawai kedua sebagai pengeluar dan meminta seorang ahli jawatankuasa bertindak sebagai hos. Mereka mengekalkan seorang pengganti bagi setiap peranan dan berkongsi helaian larian satu muka surat. Pemilik kandungan kekal pegawai asal, dan jadual giliran menunjukkan siapa memegang setiap peranan pada setiap tarikh.
Gunakan sendiri
Helaian larian taklimat dan jadual giliran peranan
Salin ini ke dalam dokumen kongsi. Isi jadual giliran untuk musim dan cetak helaian larian bagi setiap taklimat.
- Tarikh dan masa taklimat:
- Hos (pengganti):
- Pengeluar (pengganti):
- Pemilik kandungan (pengganti):
- Pengendali sembang dan soalan (pengganti):
- Pengeluar menyertai pada:
- Latihan penceramah pada:
- Susunan acara dengan tanda minit:
- Jika audio gagal: tukar kepada talian penceramah simpanan atau minta penceramah bersambung semula:
- Rakaman disimpan oleh (nama) ke (lokasi) pada (masa):
- Tindakan susulan yang dijanjikan semasa taklimat:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Taklimat pendek dan pasukan tiga atau empat orang sudah bekerja baik bersama.
- Anda menggunakan satu platform yang biasa dan seorang penceramah pada satu masa.
- Kakitangan boleh bertukar peranan tanpa latihan tambahan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Taklimat kerap dan orang yang sama menampung dua peranan.
- Penceramah datang dari organisasi berbeza dan perlu diberi taklimat setiap kali.
- Pasukan terdiri daripada sukarelawan dengan kekosongan masa yang berubah-ubah.
Mahu pasukan dan helaian larian disediakan untuk seluruh musim?
Pengurus program berulang boleh memetakan kalendar taklimat anda dengan orang yang ada, menyediakan jadual giliran peranan dan helaian larian, memberi taklimat kepada hos dan penceramah, serta mengurus serah tugas selepas setiap taklimat. Produksi teknikal kekal bersama pembekal platform atau IT dalaman anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah seorang menjadi hos dan mengendalikan platform?
Berisiko kerana masalah di skrin tidak disedari semasa bercakap. Asingkan peranan jika boleh; jika tidak, minta pengganti memerhati sembang dan platform.
Berapa ramai orang diperlukan?
Dua orang boleh menjalankan taklimat pendek jika seorang menjadi hos dan seorang lagi pengeluar. Tambah pemilik kandungan dan pengendali sembang apabila taklimat atau peserta bertambah.
Apa yang perlu ditulis?
Jadual giliran peranan, helaian larian, pelan sandaran dan laluan sokongan pembekal. Sahkan tetapan platform dengan pembekal dan jangan menganggap.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.