简要回答
组织者、顾问或供应商能否被考虑、通过什么程序，由公共机构的采购部门及其所受规则决定。不要根据过去的活动、与活动负责人的交谈或私营部门的模板就假定自己有资格。
在花时间写方案之前，先向采购联络人索取书面的程序、要求和时间表，并建立资格记录表，逐项记录问题和书面答复。
区分活动负责人与采购方
想办活动的项目官员，往往不是有权委任供应商的人。这项权限可能属于采购部门、招标委员会或财务官员。
以书面询问：谁有权委任？在程序开启之前，项目官员是否可以与供应商讨论范围？
向采购联络人提出的问题
- 这场活动采用什么采购方式：公开征集、邀请报价、框架协议、直接委任还是其他途径？
- 供应商需要持有哪些注册、执照、认证或声明，截止何时？
- 谁可以递交：仅限公司、联合体、顾问、协会？
- 在程序前和程序中的会面，适用哪些利益冲突和礼品规定？
- 时间表如何，包括澄清提问、递交和授标？
- 方案如何评分，评分标准是否公布？
- 适用哪些付款条件、税务发票和订金规定？
- 合同采用什么格式，谁负责商议修改？
- 程序开放期间，活动负责人与供应商能否会面？
在需求说明上守好自己的位置
如果公共机构请你协助起草规格，请向采购部门询问这样做是否影响日后能否投标，并记录答复。协助撰写需求的策划人与投标人可能被区别对待，只有公共机构能说明如何区别。
操作顺序
- 确定采购联络人和活动负责人。
- 发送问题清单，等待书面答复。
- 把每个答复连同日期和来源记入记录表。
- 在写方案之前，根据资格和时间表决定是否参与。
- 若参与，严格依照程序办理，所有联络都通过指定渠道。
- 程序开放期间，保留每次会面和每条信息的记录。
实例演示 · 虚构示例
虚构的部委主办会议
虚构组织与数字，仅供说明。
一个虚构的州政府机构请活动策划人为一天的论坛报价。策划人没有报价，而是向指定的采购联络人发出九个问题。
答复说明，该项工作将在已注册供应商中以邀请报价方式进行，截止日期为四周后，期间项目官员不得与个别供应商讨论范围。
策划人核对了自己的注册状态，记录答复，再决定是否报价。
可直接使用
公共部门资格记录表
复制此表，答复一栏只填写书面回复的内容。
| 问题 | 询问对象（姓名与职务） | 询问日期 | 书面答复 | 来源文件 | 对是否参与的影响 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一份清楚的邀请，规则已公布，且你已在其注册供应商名单中。
- 贵会财务团队经常处理这类表格。
- 需求不大，时间表也短。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 资格不明确，多份文件互相矛盾，或各方角色重叠。
- 需求说明受你的意见影响，而负责人又要求尽快提交方案。
- 涉及多个标段、联合递交或联营安排。
回复之前需要有人帮忙理清程序吗？
会议项目负责人可以起草问题清单，维护资格记录表，梳理时间表和双方角色，并准备公共机构要求的文件。资格、授标和合同条款仍由公共机构决定。请发送需求说明和邀请文件，以确定工作范围。
主办方常见问题
在确认有资格之前可以先开始策划吗？
先发问题清单。资格未确认就做详细策划，可能白费功夫。
口头答复足够吗？
请对方书面确认并记录。
我们可以协助撰写规格吗？
书面询问采购部门，这是否影响日后参与。
利益冲突规定从哪里来？
来自公共机构及其所遵循的规则，请索取文件。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。