简要回答
会员核验需要一个依据来源、一个核对时间、一位负责决定例外的人，以及保护名单的办法。来源通常是秘书处保管的会员名单，用会员号加姓名或电邮来匹配。
如果会员价或权限很重要，就在确认前核对，并接受这会多出一个步骤。只有在您准备好对不符合资格的代表重新定价或调整时，才在确认后核对。
选择核验方式
| 方法 | 做法 | 取舍 |
|---|---|---|
| 对照名单人工核对 | 秘书处把每个会员报名与会员名单比对。 | 准确，但人多时较慢，需要指定核对人和代班人。 |
| 表单填写会员号 | 代表填写号码，人工或按规则核对。 | 设置快，但号码可能被共用或输错。 |
| 电邮与名单匹配 | 报名电邮与会员电邮比对。 | 会漏掉使用其他地址的会员，并需要安全地导入名单。 |
| 会员专用代码或链接 | 会员从协会收到代码。 | 对代表方便，但代码可能被转发。 |
| 自行声明、事后抽查 | 代表勾选会员，秘书处抽查。 | 阻力最小，需有明确规则对查出的情况重新定价。 |
先要定下来的事项
- 会籍的认定日期：报名日、付款日或活动当天。
- 过期或待续费的会籍如何处理，谁可以给予宽限。
- 谁决定例外，例如荣誉会员或团体会员的同事。
- 找不到报名人时怎么办：等待复核、给非会员价，或要求提供证明。
- 核对要多快完成，因为等待确认的代表可能中途放弃。
保护会员名单
会员名单是为其他目的而持有的个人资料。请向数据保护联络人询问：如何使用它来核对、副本可以存放在哪里、谁可以查看、何时应删除。尽量在名单所在的地方核对，而不是把它复制进报名系统。
只给核对人需要的列。角色安排见导出权限。
简单的核验流程
- 报名到达，类别为会员并附会员号。
- 核对人查找该号码并比对姓名。
- 匹配则标记为已核验，注明日期和核对人姓名缩写。
- 不匹配或不清楚，就暂缓该报名，并向代表发一条简短、中性的信息。
- 在约定期限后仍不清楚，交给负责决定例外的人。
实例演示 · 虚构示例
秘书处为会员专场核验会员
虚构的机构和数字，用来展示有用的细节程度。
Persatuan Fiktif Pegawai Pematuhan 在一周内收到 95 个会员价研讨会的会员报名。一位核对人（另有指定代班人）把每个会员号与名单比对并标记已核验。
有七个无法匹配。其中四个是延迟处理的续会，由会员事务秘书确认。另外三个是团体会员的同事，交给主席决定，结果是按非会员价报名。代表在约定期限内得到通知。
可直接使用
会员核验工作表
在开放会员价报名前填写。
- 来源名单及保管人：
- 匹配字段（会员号加姓名或电邮）：
- 会籍认定日期：
- 在确认前还是确认后核对：
- 指定核对人和代班人：
- 过期或待续费会籍的处理，及谁可给予宽限：
- 谁决定例外：
- 发给无法匹配代表的信息：
- 名单如何访问、复制或保存：已向数据保护联络人提问的日期：
- 完成一次核对的目标时间：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 名单不大，由一个人集中保管。
- 报名速度一个核对人处理得来。
- 委员会已商定如何决定例外。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 名单很大，或由各分会和总会分别持有。
- 短时间内报名很多，核对会拖延确认。
- 往届出现过会员资格的争议。
需要在不拖慢报名的前提下完成会员核对吗？
会议项目负责人可以与会员部门一起设定核验流程，在繁忙的几周里管理核对节奏，并把例外情况提交委员会。会员名单如何使用和保管的问题，仍由您的数据保护联络人回答。
主办方常见问题
应该在会员付款前还是付款后核验？
确认前核验可以避免退款和重新定价，代价是多一个步骤。决定一次，并写在表单上。
可以把会员名单导入报名系统吗？
请先问数据保护联络人。它是为其他目的持有的个人资料，复制到哪里、谁能看、保留多久，都是要问他们的问题。
会员忘了会员号怎么办？
设定后备办法，例如由核对人按姓名和电邮匹配，并写明谁可以批准。
如果代表自称是会员但名单上没有，怎么办？
按委员会的决定，用中性的信息说明可向会员事务秘书确认，或按非会员价报名。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。