赞助权益交付、证明与续约
如何在活动期间记录赞助权益兑现证据？
三周后赞助商会问他们究竟得到了什么，答案取决于今天有人记下了什么。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
对每项合同权益，活动前就确定什么证据能证明它已发生、由谁采集、存放在哪里。活动期间，由一人维护实时日志，记录时间、地点，并附照片、笔记或截图。
证据证明的是权益已兑现，而不是受众效果。两者要分开，详见如何报告赞助传播触达。
各类权益什么算证据
| 权益类型 | 有用的证据 | 薄弱的证据 |
|---|---|---|
| 标牌或背景板上的标志 | 标明日期、显示物品已就位的照片 | 仅有供应商发票 |
| 演讲或分会场时段 | 含实际起止时间的流程单，以及照片 | 按计划写的议程 |
| 展位或展桌 | 带展位编号的布置照片，以及开放时间的记录 | 平面图 |
| 主持人或主席的致谢 | 日志中记下的时间，以及记录人 | 事后凭记忆 |
| 数字项目（网站、应用、电邮） | 显示网址、带日期的截图 | 一条说已排期的消息 |
| 参会者资料袋或桌面插页 | 袋内或桌上物品的照片 | 该物品的采购单 |
由谁记录
按每个场次或区域指定一位证据负责人，而不是全场只有一人。只要知道该采集什么，带手机和日志表的志愿者就够了。
赞助联络人在午餐时和散场时检查日志，趁还能补救时发现缺口。
让日志保持真实的做法
- 记录实际发生的事，包括延误和变动，而不是计划。
- 如果赞助商要求，也可拍摄他们的团队，但不要摆拍来美化。
- 一旦知道某项权益未兑现或部分兑现，立即标注。见承诺的赞助权益无法兑现时怎么办。
- 文件存放在一个按日期和权益命名的共享文件夹，而不是个人手机里。
- 遵守赞助商已同意的范围。如果照片中有参会者，应先向有资质的人确认同意和隐私安排。
活动结束后
- 两个工作日内，把所有照片、笔记和流程单收进共享文件夹。
- 把每条日志对应到履行跟踪器中的一行，并设定证据状态。
- 没有证据的项目列为“未证实”，而不是“已兑现”。
- 以对应好的日志作为赞助商报告的基础。
实例演示 · 虚构示例
有大厅赞助商和午餐赞助商的一天大会
虚构组织与数字，用于说明日志。
一家虚构的护理专业人员协会有一位带横幅的大厅赞助商，以及一位设有展桌的午餐赞助商。联络人给大厅志愿者一张表，列出横幅、主席致谢和一张舞台幻灯片。
9:05，志愿者拍下横幅就位的照片。9:40，她记下主席致谢赞助商及时间。下午因场次超时，幻灯片没有播放。日志如实写明，跟踪器标为部分兑现。
可直接使用
赞助权益兑现证据日志
每个区域或场次打印一张，午餐时和散场时交回联络人。
| 时间 | 赞助商 | 权益 | 实际情况 | 证据（照片、笔记、截图） | 记录人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 已兑现／部分／未兑现 | 文件名或位置 | ||||
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 赞助商少，权益容易拍照记录。
- 有志愿者，十分钟即可说明清楚。
- 跟踪器已列出每项权益。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 赞助商多、分布在多个房间，流程单很满。
- 现场工作人员全部在忙，没人能抽出来做记录。
- 合同对“兑现”含义模糊，需先约定证据规则。
希望在活动前定好证据方案吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以写明每项权益的证据规则、日志表、各区域由谁记录，以及文件存放位置。项目负责人可在当天与您的志愿者和流程单协调日志工作。技术制作和赞助销售仍由您的团队和供应商负责。
主办方常见问题
每项权益都需要照片吗？
不一定。口头致谢，流程日志中的带时间笔记可能就够了。活动前为每项权益选好证据类型，并写入跟踪器。
可以把证据分享给赞助商吗？
可以，作为报告的一部分，但需先确认对可识别人物的照片使用符合您的同意和隐私安排。
某项权益没有证据怎么办？
记为未证实，并坦率告知赞助商。不要在活动后补造证据。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。