简要回答
请每家供应商列出哪些工作会分包、分包商是谁、分包商负责什么，以及发生变化时如何通知您。在聘用之前记录这些答复，使披露成为您评分所依据的证据的一部分。
分包在活动行业很常见，本身并不是问题。风险在于不知情，因为活动当天的责任归属会变得不清楚。
为什么要在聘用前披露
如果聘用之后才得知有分包商，您提问或改变主意的空间就小了。在方案阶段询问，才能按完整的交付链而不只是封面上的名字来比较供应商。
分包、责任和批准的合同措辞应由法律顾问处理。本页只涵盖主办方的提问和记录。
要问什么
请以书面形式向每家供应商提出以下问题。最后一列说明完整的答复是什么样子。
| 主题 | 问题 | 完整的答复包含 |
|---|---|---|
| 哪些工作 | 范围中哪些部分由贵司自有员工以外的人完成？ | 与方案条目对应的清单。 |
| 是谁 | 分包商是谁？他们的角色是什么？ | 公司名称及各自承担的任务。 |
| 责任 | 活动当天谁管理分包商的工作并对其负责？ | 供应商方面的具名人员。 |
| 批准 | 更换或新增分包商之前会通知我方吗？如何通知？ | 变更前有明确的通知步骤。 |
| 保险与许可 | 分包商持有哪些与该工作相关的文件？ | 同意提供证明，交由您的顾问核对。 |
| 所共享的信息 | 我方参会者或讲者的信息会交给分包商吗？ | 是或否，以及共享的内容。请隐私顾问审阅。 |
流程
- 把分包问题加入招标请求，或作为跟进发出。
- 把答复与方案条目对照，看哪些条目依赖其他方。
- 把未具名的分包商视为缺口，并在简短通话中再次询问。
- 把已披露的分包商记录在披露表上，并与方案一起保存。
- 请供应商日后有任何变更时书面通知您，并记入决策日志。
需要再看一眼的情况
- 方案的很大一部分依赖未具名的分包商。
- 供应商说不出活动当天由谁管理分包商。
- 分包商与您入围名单上的另一家供应商是同一家公司。
- 分包商将接触个人资料，却没有人确认如何保护。
实例演示 · 虚构示例
区域峰会的翻译与传译供应商
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Sidang Puncak Fiktif Perdagangan Serantau 需要为两天会议提供三种语言的同声传译。方案只写了一家公司。
在回复披露问题时，供应商说传译员是为本次活动聘请的自由译员，传译间设备则是向另一家公司租用。秘书处询问活动当天由谁管理传译员，供应商指出是其活动经理。委员会记录了这两项披露，请供应商提供设备和保险证明，交给委员会的顾问核对，并记下双方同意：设备公司如有更换，将以书面通知。
可直接使用
分包披露表
每家供应商复制一份此表。根据供应商的书面答复填写，并在聘用前要求更正。
| 工作项目（来自方案） | 是否分包？（是或否） | 分包商名称及角色 | 活动当天由谁管理 | 需提供的证明 | 已同意的变更通知 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商是小团队，并表示工作由自己完成。
- 范围简单，分包部分很小。
- 您可以自行向顾问询问相关证明。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商依赖同一批分包商或租用设备。
- 活动涉及个人资料或由一连串各方承担的专业工作。
- 您这边没有人说得清活动当天各部分由谁负责。
想在聘用之前先理清交付链吗？
会议项目负责人可以发出披露问题，根据答复建立披露表，并把未具名或无人管理的分包商提请委员会和顾问关注。法律和保险审阅仍由您的合资格顾问负责。
主办方常见问题
供应商分包是问题吗？
不是，这很常见。重要的是您知道哪些部分分包、由谁完成，以及活动当天由谁负责。
我可以拒绝某个分包商吗？
这取决于与供应商约定的条款。请向法律顾问询问批准权应如何书写，并参阅分包审批流程。
供应商不肯说出分包商名字怎么办？
记为“未说明”，视为缺口，并在评分矩阵中予以考量。您也可以询问原因。
这与履约能力核查有什么关系？
能力核查问供应商能否承接您的日期，披露问的是实际由谁交付。请见履约能力核查。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。