供应商评估与选择
如何核查活动供应商是否有履约能力
供应商在纸面上看起来合适，您的日期也已确定，但无法判断他们在其他工作之外能否承接您的活动。
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简要回答
请以书面方式询问供应商：谁来负责您的活动，哪些设备为您的日期预留，围绕该日期还有哪些其他档期，以及人员或设备出问题时怎么办。记录每个答复，并注明日期和答复人。
履约能力关乎与您的日期和规模是否匹配。供应商总体上可能很有能力，但在您那一周仍可能人手吃紧。
活动供应商的履约能力指什么
履约能力包括四方面：您的日期上有合适技能的人员、为您预留的设备、准备时间，以及备用方案。其中任何一项不足，往往到很晚才暴露，补救成本也更高。
请询问活动当周及之前几周的安排，因为准备工作会与其他项目重叠。
按范围划分的能力问题
根据供应商类型调整措辞。请供应商以书面答复，并指明负责人。
| 范围 | 问题 | 清楚的答复包含 |
|---|---|---|
| 人员 | 谁来带领我方活动？每天团队有哪些人？是专职还是共用？ | 姓名或角色、日期，以及其他承担的工作。 |
| 设备 | 哪些设备为我方日期预留？哪些是外租的？ | 预留清单及外租设备的来源。 |
| 档期重叠 | 我方活动前后及当周，您还承接哪些活动？ | 对规模的坦诚说明，无需透露保密细节。 |
| 准备工作 | 我方活动需要什么准备？由谁在何日前完成？ | 有日期的准备计划。 |
| 备用方案 | 活动当天关键人员或主要设备无法到位时怎么办？ | 具名的备用人选和应对步骤。 |
| 规模增长 | 如果参加人数或范围增加，在报价变动之前能承受多少？ | 明确的上限及超出后的处理流程。 |
核查步骤
- 确定供应商必须覆盖的日期和规模，包括布置和拆除。
- 把能力问题与招标请求一并发出，或作为跟进发送。
- 把答复与方案内容对照，例如报价中所含的人员数量。
- 在简短通话中提出不一致之处，并以书面记录结果。
- 把结果作为证据录入供应商评分矩阵，未答复的项目标记为缺口，而不是视为通过。
值得再看一眼的迹象
- 指定的负责人在推介和方案之间发生变化。
- 方案中的团队比通话中描述的更小。
- 设备被列为“可用”，却没有预留。
- 供应商说不出您的日期上还有什么其他档期。
实例演示 · 虚构示例
两天协会大会的报到供应商
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Kongres Fiktif Persatuan Akauntan Swasta 预计两天约450名代表。一家报到供应商建议第一天配备八名台前人员，第二天五名。
被问及档期重叠时，供应商表示第二天另有一场人员需求相近的活动。秘书处追问第二天的团队是否独立，供应商以书面确认被指派的五名人员，以及有人缺席时由谁顶替。委员会把这一答复记为清楚，并记下临近活动时再确认备用人选姓名的跟进事项。
可直接使用
供应商履约能力核查记录
每家供应商复制一份此表。填写每个答复的日期和答复人姓名。
| 范围 | 我方要求 | 供应商书面答复 | 答复人及日期 | 状态：清楚、部分清楚、缺口 |
|---|---|---|---|---|
| 人员 | 每天的负责人和团队规模 | |||
| 设备 | 为我方日期预留的设备 | |||
| 档期重叠 | 我方日期前后的其他档期 | |||
| 准备工作 | 有日期的准备计划 | |||
| 备用方案 | 具名备用人选和应对步骤 | |||
| 规模增长 | 报价变动前的上限 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商规模较小，与您沟通的人就是实际做事的人。
- 活动规模适中，日期也有弹性。
- 您可以自行把答复与方案对照核实。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商在同一周依赖同一批人员或设备。
- 日期固定，后期出现短缺代价很高。
- 您需要在某个期限前，对各供应商的能力答复进行比较。
想在承诺之前先确认供应商的履约能力吗？
会议项目负责人可以发出能力问题，把答复与各份方案对照，并把简短的缺口摘要带到委员会。聘用谁仍由您决定。
主办方常见问题
询问其他档期会不会冒犯对方？
供应商可以在不点名客户的情况下说明规模和重叠情况。您要确认的是，您的活动能否得到承诺的人员和设备。
如果供应商把部分工作分包怎么办？
询问由谁完成该部分，以及供应商如何确保。请见分包披露。
这与项目证明核查有什么不同？
项目证明说明过去的表现，能力核查针对您的日期。请见项目证明核查。
履约能力应该影响价格比较吗？
应该，只要它改变了计价内容，例如人员数量。请使用报价标准化工具保持逐项可比。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。