供应商评估与选择
如何核查活动供应商的项目证明
供应商给了一份过往客户名单，您不确定该问什么，也不确定答复该占多大分量。
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简要回答
请每家入围供应商提供两三个在规模、形式和复杂度上接近您活动的过往项目，然后向每位证明人提出同样的问题，并书面记录答复。证明人的说法只是证据之一，要与方案及您自己的提问一起看待。
把这些证据放进供应商评分矩阵，让核查结果有明确的权重，而不是凭印象。
项目证明核查能告诉您什么，不能告诉您什么
证明人只能说明供应商在某一个项目中的表现：沟通、应对变更、交付是否准时以及是否与描述一致。它不能说明供应商在您的项目上会如何表现。
请询问证明人的活动与您的活动有什么不同，以便判断这些经验能在多大程度上适用。
核查步骤
- 请每家供应商提供在规模、形式、场地类型和供应商角色上与您的活动相符的证明人，并提供直接合作过的联系人姓名。
- 请供应商确认证明人愿意被联系，并向证明人说明来电目的。
- 对每位证明人使用同一份问题清单，使答复可以比较。
- 追问具体内容：日期、数量、哪些发生了变化，以及如何处理。
- 当天写好每次通话记录，并把摘要分享给为供应商评分的人。
提问主题
使用以下主题并调整措辞。右栏说明什么样的答复才有用。
| 主题 | 示例问题 | 有用的答复包含 |
|---|---|---|
| 交付范围 | 供应商交付了什么？与约定的内容相比如何？ | 具名的交付项和任何差异。 |
| 沟通 | 活动前几周，供应商如何处理疑问和决定？ | 带时间的实例，而不是笼统的称赞。 |
| 变更处理 | 后期有什么变更，如何处理和计价？ | 一个具体的变更及其结果。 |
| 人员 | 现场有哪些人？是否就是方案阶段见过的人？ | 姓名或角色，以及任何更换。 |
| 问题 | 出了什么问题？供应商怎么处理？ | 一次真实的事件和应对。 |
| 再次合作 | 您会再次聘用他们办类似的活动吗？会有什么不同的安排？ | 附带理由的直接回答。 |
公平对待证据
- 记录答复的原话，而不只是您的理解。
- 对入围名单上的每家供应商投入同样的精力。
- 把证明人姓名和记录保存在采购档案内，只分享给评分人员。
- 向隐私顾问询问通话记录可保存多久、谁可以查阅。
实例演示 · 虚构示例
混合式会议直播供应商的项目证明
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Penyelidik Pendidikan 正在为一场两天的会议选择混合直播供应商，现场约350人，线上约600人。三家入围供应商各提供两个过往项目。
秘书处向每位证明人提出同样的六个问题。一位证明人说直播曾中断声音数分钟，供应商在几分钟内切换到备用方案，事后也说明得很清楚。另一位证明人只讲了好的经历，却说不出后期有什么变更。评分人员把两者记为权重不同的证据，并就变更处理向第二家供应商追问。
可直接使用
供应商项目证明核查记录
每次证明人通话复制一份此表。每位证明人保留一份填写完整的表，放入采购档案。
- 供应商及证明人姓名、角色、机构、通话日期：
- 证明人是否同意被联系：是或否。推荐来源：
- 他们的活动与我方活动有多相似（规模、形式、场地类型、供应商角色）？
- 供应商交付了什么？与约定的内容相比如何？
- 供应商在活动前和当天如何沟通？请举例：
- 后期有什么变更，如何处理和计价？
- 现场有哪些人？是否就是方案阶段的人？
- 出了什么问题？供应商怎么处理？
- 证明人会再次聘用吗？会有什么不同的做法？
- 证据强度（直接经验、转述、笼统评价）以及填入评分矩阵的分数：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 入围名单只有两三家，每家都有可比的证明人。
- 团队中有人有时间打电话并写下记录。
- 该类供应商的活动属于常规类型。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 证明人很难与您的活动对应，或全部由供应商自己提供。
- 多家供应商需要在短时间内完成核查。
- 委员会希望把核查结果转化为有评分的证据。
想要有人打证明人电话并整理记录吗？
会议项目负责人可以索取可比的项目证明，对每位证明人使用同一份问题清单，并把结果输入您的评分矩阵供委员会参考。选择哪家供应商仍由您的批准人决定。
主办方常见问题
应该要求提供几个证明人？
每家供应商两三个比较实用。请选择与您的活动接近的，而不是名单上名气最大的。
供应商无法提供证明人怎么办？
询问原因并记录。有些项目属于保密。您可以改为索取项目描述，或在评分矩阵中为缺失的证据降低权重。
可以联系供应商没有提到的人吗？
可以询问您在业内已认识的人，但这类证据属于非正式。请告诉评分人员每条意见的来源。
项目证明核查等于履约能力核查吗？
不等于。项目证明说明过去的表现。能否承接您的活动，请见供应商履约能力核查。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。