Cara menyemak rujukan pembekal acara
Pembekal menghantar senarai pelanggan lalu, dan anda tidak pasti apa yang perlu ditanya atau berapa berat jawapan itu patut diberi.
Jawapan ringkas
Minta setiap pembekal tersenarai pendek memberikan dua atau tiga projek lalu yang hampir dengan projek anda dari segi saiz, format dan kerumitan, kemudian kemukakan soalan sama kepada setiap rujukan dan rekodkan jawapan secara bertulis. Anggap kata rujukan sebagai satu bukti, bersama cadangan dan soalan anda sendiri.
Nilai bukti dalam matriks pemarkahan pembekal supaya dapatan rujukan membawa pemberat yang dinyatakan dan tidak berasaskan tanggapan semata-mata.
Apa yang boleh dan tidak boleh diberitahu semakan rujukan
Rujukan memberitahu anda bagaimana pembekal bertindak dalam satu projek: komunikasi, pengendalian perubahan, sama ada kerja tiba tepat masa dan seperti dijelaskan. Ia tidak memberitahu bagaimana pembekal akan berprestasi pada projek anda.
Tanya apa yang berbeza antara acara rujukan dan acara anda, supaya anda dapat menilai setakat mana pengalaman itu boleh dipindahkan.
Menjalankan semakan
- Minta setiap pembekal memberikan rujukan yang sepadan dengan acara anda dari segi saiz, format, jenis venue dan peranan pembekal, serta nama orang yang bekerja secara langsung dengan mereka.
- Minta pembekal mengesahkan perujuk bersedia dihubungi, dan beritahu perujuk tujuan panggilan.
- Gunakan senarai soalan yang sama dengan setiap perujuk supaya jawapan boleh dibandingkan.
- Minta butiran: tarikh, kuantiti, apa yang berubah dan bagaimana ia dikendalikan.
- Tulis setiap panggilan pada hari yang sama dan kongsi ringkasan dengan orang yang menilai pembekal.
Tema soalan
Gunakan tema ini dan sesuaikan perkataan. Lajur kanan menunjukkan rupa jawapan yang berguna.
| Tema | Contoh soalan | Jawapan berguna mengandungi |
|---|---|---|
| Skop disampaikan | Apa yang disampaikan pembekal, dan bagaimana ia berbanding dengan yang dipersetujui? | Hasil serahan bernama dan sebarang perbezaan. |
| Komunikasi | Bagaimana pembekal mengendalikan soalan dan keputusan dalam minggu sebelum acara? | Contoh dengan masa, bukan pujian umum. |
| Pengendalian perubahan | Apa yang berubah lewat, dan bagaimana ia dikendalikan dan dinilai harga? | Satu perubahan khusus dan hasilnya. |
| Orang | Siapa berada di tapak, dan adakah mereka orang yang anda temui pada peringkat cadangan? | Nama atau peranan dan sebarang penggantian. |
| Masalah | Apa yang tidak kena, dan apa yang dilakukan pembekal? | Insiden sebenar dan tindak balas. |
| Pelantikan semula | Adakah anda akan melantik mereka lagi untuk acara serupa, dan apa yang anda akan sediakan secara berbeza? | Jawapan langsung dengan sebab. |
Mengendalikan bukti secara adil
- Rekod perkataan jawapan, bukan hanya pembacaan anda terhadapnya.
- Beri usaha sama rata kepada setiap pembekal dalam senarai pendek.
- Simpan nama perujuk dan nota dalam fail perolehan dan kongsi hanya dengan penilai.
- Tanya penasihat privasi anda berapa lama nota hubungan boleh disimpan dan siapa boleh melihatnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Rujukan untuk penyiar persidangan hibrid
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Penyelidik Pendidikan memilih pembekal siaran hibrid untuk persidangan dua hari bagi kira-kira 350 hadirin di lokasi dan 600 dalam talian. Setiap satu daripada tiga pembekal tersenarai pendek menamakan dua projek lalu.
Urus setia bertanya setiap perujuk enam soalan yang sama. Seorang perujuk melaporkan bunyi strim terputus beberapa minit, pembekal bertukar kepada sandaran dalam beberapa minit dan melaporkannya dengan jelas selepas itu. Perujuk lain hanya menggambarkan pengalaman baik tetapi tidak dapat menamakan apa yang berubah lewat. Penilai merekodkan kedua-duanya sebagai bukti dengan pemberat berbeza, dan bertanya pembekal kedua soalan susulan tentang pengendalian perubahan.
Gunakan sendiri
Rekod semakan rujukan pembekal
Salin helaian ini sekali bagi setiap panggilan rujukan. Simpan satu helaian lengkap bagi setiap perujuk dalam fail perolehan.
- Nama pembekal dan perujuk, peranan, organisasi, tarikh panggilan:
- Perujuk bersetuju dihubungi: ya atau tidak. Sumber rujukan:
- Sejauh mana acara mereka serupa dengan acara kita (saiz, format, jenis venue, peranan pembekal)?
- Apa yang disampaikan pembekal berbanding dengan yang dipersetujui?
- Bagaimana pembekal berkomunikasi sebelum dan pada hari acara? Berikan contoh:
- Apa yang berubah lewat, dan bagaimana ia dikendalikan dan dinilai harga?
- Siapa berada di tapak dan adakah mereka orang pada peringkat cadangan?
- Apa yang tidak kena dan apa dilakukan pembekal?
- Adakah perujuk akan melantik mereka lagi? Apa yang akan dilakukan secara berbeza?
- Kekuatan bukti (pengalaman langsung, dari pihak kedua, komen umum) dan markah dimasukkan dalam matriks pemarkahan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai pendek ialah dua atau tiga pembekal dan setiap satu mempunyai rujukan setanding.
- Seseorang dalam pasukan ada masa untuk membuat dan menulis panggilan.
- Acara adalah rutin bagi jenis pembekal ini.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Rujukan sukar dipadankan dengan acara anda atau semuanya datang daripada pembekal sendiri.
- Beberapa pembekal perlu disemak dalam tempoh keputusan yang singkat.
- Jawatankuasa mahu dapatan ditukar kepada bukti bermarkah.
Mahu panggilan rujukan dibuat dan ditulis?
Ketua projek persidangan boleh meminta rujukan yang setanding, menjalankan senarai soalan sama dengan setiap perujuk, dan memasukkan dapatan ke dalam matriks pemarkahan anda untuk jawatankuasa. Pilihan pembekal kekal pada pihak yang meluluskan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa rujukan patut diminta?
Dua atau tiga bagi setiap pembekal adalah praktikal. Pilih yang hampir dengan acara anda, bukan nama terbesar dalam senarai.
Bagaimana jika pembekal tidak boleh berkongsi rujukan?
Tanya sebabnya dan rekodkan. Sesetengah kerja adalah sulit. Anda boleh meminta penerangan projek sebagai ganti, atau menimbang bukti yang tiada dalam matriks pemarkahan.
Bolehkah saya menghubungi orang yang tidak dinamakan pembekal?
Anda boleh bertanya orang yang anda sudah kenal dalam sektor, tetapi buktinya bersifat tidak rasmi. Beritahu penilai dari mana setiap komen datang.
Adakah semakan rujukan sama dengan semakan kapasiti?
Tidak. Rujukan memberitahu tentang prestasi lalu. Lihat semakan kapasiti pembekal untuk sama ada mereka boleh menyampaikan acara anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.