Cara menyemak sama ada pembekal acara mempunyai kapasiti
Pembekal nampak sesuai di atas kertas dan tarikh anda muktamad, tetapi anda tidak dapat memastikan sama ada mereka mampu mengambil acara anda di samping kerja lain.
Jawapan ringkas
Tanya pembekal secara bertulis siapa akan mengerjakan acara anda, peralatan apa ditempah untuk tarikh anda, apa lagi yang ditempah sekitar tarikh itu, dan apa berlaku jika seseorang atau sesuatu gagal. Rekodkan setiap jawapan dengan tarikh dan orang yang memberikannya.
Kapasiti ialah soal kesesuaian dengan tarikh dan skala anda. Pembekal boleh berkebolehan secara umum tetapi masih terbeban pada minggu anda.
Maksud kapasiti bagi pembekal acara
Kapasiti merangkumi empat perkara: orang berkemahiran yang ada pada tarikh anda, peralatan yang diketepikan untuk anda, masa untuk bersedia, dan pelan sandaran. Kekurangan dalam mana-mana satu muncul lewat dan lebih mahal untuk dibaiki.
Tanya tentang minggu acara anda dan minggu sebelumnya, kerana persediaan bertindih dengan kerja lain.
Soalan kapasiti mengikut bahagian
Sesuaikan perkataan mengikut jenis pembekal. Minta pembekal menjawab secara bertulis dan menamakan orang yang bertanggungjawab.
| Bahagian | Soalan | Jawapan jelas mengandungi |
|---|---|---|
| Orang | Siapa akan mengetuai acara kami, dan siapa dalam pasukan setiap hari? Adakah mereka khusus untuk kami atau dikongsi? | Nama atau peranan, hari dan komitmen lain. |
| Peralatan | Item mana diketepikan untuk tarikh kami, dan mana yang disewa? | Senarai ditempah dan sumber item yang disewa. |
| Pertindihan | Acara lain apa yang anda kendalikan pada minggu sebelum, semasa dan selepas acara kami? | Kenyataan jujur tentang skala, tanpa butiran sulit. |
| Persediaan | Apa persediaan yang acara kami perlukan, siapa melakukannya, menjelang tarikh bila? | Pelan persediaan bertarikh. |
| Sandaran | Apa berlaku jika orang utama atau item utama tidak ada pada hari itu? | Sandaran bernama dan langkah tindak balas. |
| Pertumbuhan | Jika kehadiran atau skop kami meningkat, berapa banyak boleh diserap sebelum sebut harga berubah? | Had dinyatakan dan proses jika melebihinya. |
Menjalankan semakan
- Tentukan tarikh dan skala yang mesti dilindungi pembekal, termasuk pemasangan dan pembongkaran.
- Hantar soalan kapasiti bersama permintaan cadangan atau sebagai susulan.
- Bandingkan jawapan dengan apa yang cadangan nyatakan, contohnya saiz kru yang dinilai.
- Bangkitkan ketidakselarasan dalam panggilan ringkas dan rekodkan hasilnya secara bertulis.
- Masukkan dapatan sebagai bukti dalam matriks pemarkahan pembekal, dan tandakan item tidak berjawab sebagai jurang, bukan lulus.
Perkara yang menunjukkan perlu semakan lebih teliti
- Ketua yang dinamakan berubah antara pembentangan dan cadangan.
- Kru dalam cadangan lebih kecil daripada kru yang diterangkan dalam panggilan.
- Peralatan disenaraikan sebagai ada tanpa ditempah.
- Pembekal tidak dapat menyatakan apa lagi yang ditempah pada tarikh anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pembekal pendaftaran untuk kongres persatuan dua hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Kongres Fiktif Persatuan Akauntan Swasta menjangka kira-kira 450 perwakilan selama dua hari. Pembekal pendaftaran mencadangkan lapan kakitangan meja pada hari pertama dan lima pada hari kedua.
Apabila ditanya tentang pertindihan, pembekal menyatakan ada acara lain pada hari kedua dengan keperluan kru yang serupa. Urus setia bertanya sama ada kru hari kedua berasingan, dan pembekal mengesahkan secara bertulis lima kakitangan yang ditugaskan dan siapa menggantikan jika seorang tidak hadir. Jawatankuasa merekodkan jawapan sebagai jelas, dan mencatat susulan untuk mengesahkan nama sandaran menjelang acara.
Gunakan sendiri
Rekod semakan kapasiti pembekal
Salin jadual ini sekali bagi setiap pembekal. Isi tarikh dan nama orang yang memberikan setiap jawapan.
| Bahagian | Keperluan kami | Jawapan bertulis pembekal | Diberi oleh dan tarikh | Status: jelas, separa jelas, jurang |
|---|---|---|---|---|
| Orang | Ketua dan saiz pasukan setiap hari | |||
| Peralatan | Item ditempah untuk tarikh kami | |||
| Pertindihan | Tempahan lain sekitar tarikh kami | |||
| Persediaan | Pelan persediaan bertarikh | |||
| Sandaran | Sandaran bernama dan langkah tindak balas | |||
| Pertumbuhan | Had sebelum sebut harga berubah |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembekal kecil dan orang yang anda bercakap dengannya ialah orang yang melakukan kerja.
- Acara anda sederhana skalanya dan fleksibel pada tarikh.
- Anda boleh mengesahkan jawapan dengan cadangan sendiri.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal anda bergantung pada kru atau kumpulan peralatan yang sama pada minggu yang sama.
- Tarikh tetap dan kekurangan lewat akan menelan kos.
- Anda memerlukan jawapan kapasiti dibandingkan antara pembekal menjelang tarikh akhir tertentu.
Mahu kapasiti pembekal disahkan sebelum anda komited?
Ketua projek persidangan boleh menghantar soalan kapasiti, membandingkan balasan dengan setiap cadangan, dan membawa ringkasan jurang kepada jawatankuasa anda. Keputusan siapa dilantik kekal pada anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah bertanya tentang tempahan lain mengganggu?
Pembekal boleh menjawab tentang skala dan pertindihan tanpa menamakan pelanggan. Anda bertanya sama ada acara anda akan menerima orang dan peralatan yang dijanjikan.
Bagaimana jika pembekal mensubkontrak sebahagian kerja?
Tanya siapa menyampaikan bahagian itu dan apa yang pembekal lakukan untuk menampungnya. Lihat pendedahan subkontraktor.
Apa bezanya dengan semakan rujukan?
Rujukan menerangkan prestasi lalu. Semakan kapasiti melihat tarikh anda. Lihat semakan rujukan.
Patutkah kapasiti menjejaskan perbandingan harga?
Ya, jika ia mengubah apa yang dinilai, seperti saiz kru. Gunakan penyeragam sebut harga untuk memastikan perbandingan setara.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.