彩排时已批准的演示文件无法播放怎么办

已知与未知

把观察到的现象与大家猜测的原因分开写。最后一列写明谁能确认每一点。

谁有权决定

讲者对幻灯片内容负责，议程负责人对筹委会批准的内容负责。涉及实质内容的改动，例如删掉一段视频，需要议程负责人同意。视听供应商决定在其系统上什么可以稳定播放。

场馆是否允许接入外来设备，或以特定方式载入文件，由场馆决定，也可能写在订场条款里，请书面询问。

• 已批准幻灯片的内容变更：议程负责人，与讲者一起决定。
• 文件如何播放：视听供应商。
• 在会场使用外来设备：场馆和视听供应商。
• 彩排超时时的场次安排：现场指挥或议程负责人。

可行的选项，包括停止或缩小规模

每个选项都要付出时间、风险或内容方面的代价，并把不使用幻灯片也列进去。

沟通：谁对谁说什么

尽量同时与讲者和视听供应商沟通，让双方听到同样的事实。删减任何内容之前先告知议程负责人。除非议程有变，否则不需要通知代表。

请按自身情况调整下面的草稿。

• 给讲者：彩排时已批准的幻灯片无法在会场系统上播放。请发来原始文件和所有嵌入媒体，并告知您希望展示哪个版本。我们将在[日期]前确认方案。
• 给视听供应商：请书面说明出现了什么故障、可能的原因，以及测试修复后的文件或讲者设备需要什么，何时可以测试。
• 给议程负责人：已批准的幻灯片在彩排时无法播放。选项为[A、B、C]。请确认能否删减内容，以及由谁批准。

后续跟进与防止再次发生

1. 把每次播放测试记入证据记录，写明文件版本、机器、结果和观察人，成功测试之前保持未核实状态。
2. 把该场次如何进行的决定记入决策记录。
3. 在约定日期前把最终文件交给视听供应商，并请其书面确认已收到。
4. 把演示文件检查及负责人加入下一次的讲者说明，可使用讲者说明生成工具。
5. 凡含嵌入媒体的场次，都把第二次完整彩排时段纳入计划。