供应商、场地与技术交接问题

已承诺的口译服务未能参加彩排怎么办

彩排正在进行，原本承诺提供两种语言的口译员和设备都没有到位，而议程依赖这项服务。

洽谈口译就绪安排会议项目负责人

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简要回答

先弄清楚到底缺什么：口译员、口译厢、接收器、麦克风信号，还是供应商自己的技术人员。请供应商书面说明哪些会到位、何时到位，以及需要场馆和视听团队提供什么。

然后与议程负责人商定，如果服务延迟或只能部分提供，各场次如何进行。口译质量和设备选择由供应商和口译员负责，不属于主办方。

已知与未知

写下承诺了什么、现场有什么。最后一列写明谁能确认每一点。

已知	未知	谁能回答
口译报价和需求说明中承诺的内容：语言、场次、设备和人员	清单上哪些已到现场，哪些没有	主办方记录；口译供应商
彩排时缺少什么，附观察记录和时间	供应商是迟到、排错了时间，还是改了计划	口译供应商，书面答复
哪些场次依赖口译，有多少代表需要	是否有场次可以不用口译或只提供缩减的服务	议程负责人；参会者记录
口译员需要会场提供的视听配置：信号、电源、位置	视听供应商和场馆是否知道这些要求	视听供应商和场馆；口译供应商

谁有权决定

议程负责人决定哪些场次需要口译，以及缩减后什么程度可以接受。口译供应商决定如何配备人员和设备，以及口译员需要什么条件才能安全、顺利地工作。视听供应商和场馆决定会场能提供什么。

如果供应商没有履行协议，这属于合同问题，应交给签署人或法律顾问。请留下带日期的记录，写明承诺了什么、实际到了什么。

哪些场次需要口译：议程负责人。
人员、设备及口译员需要的条件：口译供应商。
会场提供什么：视听供应商和场馆。
合同立场：签署人，必要时咨询法律顾问。

可行的选项，包括停止或缩小规模

从代表的使用、时间和费用几方面比较选项，并把缩减或仅提供书面材料也列进去。

选项	涉及的工作	需要权衡的后果
重新安排彩排	请供应商给出确切时间，并确保视听团队和场馆届时可用。	能完整测试；取决于是否还有时段。
只测试关键场次	优先测试开幕和各全体大会，其余尽量在当天测试。	信心只有一部分；之后的问题可能在现场才出现。
减少语言或场次	经议程负责人同意，减少提供口译的场次。	更可靠；部分代表获得的服务较少。
提供书面替代	为部分场次提供第二语言的幻灯片或摘要。	成本较低；不能替代现场口译。
推迟某个场次	移动或推迟开始，让供应商完成设置。	争取到时间；会延后其他场次。

沟通：谁对谁说什么

先与供应商沟通，再用一封邮件确认。向议程负责人说明哪些已确认、哪些没有。只有在服务有变时才通知代表，并清楚说明可用的内容。

请按自身情况调整下面的草稿。

给供应商：彩排时现场未见[项目]。请书面确认哪些会到位、何时到位，以及需要场馆或视听团队提供什么。我们将根据您的答复安排各场次。
给议程负责人：口译服务在彩排时尚未就绪。选项为[A、B、C]，影响见下表。请确认哪些场次优先，以及由谁决定。
给代表（如受影响）：[场次]将提供口译。其他场次将采用[替代方式]。详情将在[日期]前确认。

后续跟进与防止再次发生

把原定承诺、观察到的情况和决定记入决策记录。
把每次彩排观察记入证据记录，直到亲眼看到运作正常之前保持未核实。
把口译员对视听和会场的要求写进给视听供应商和场馆的交接资料包。
要求供应商在彩排之前，而不是之后，指定一位现场负责人并给出设置时间。
相关情形请参考彩排暴露未解决的交接和已批准的演示文件无法播放。

实例演示 · 虚构示例

两种语言，没有口译厢

机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。

虚构专业学院举办为期一天的会议，约200名代表，提供两种语言之间的同声传译。下午彩排时，口译供应商的技术人员尚未到场，也没有搭好口译厢。

项目负责人书面询问供应商缺什么、何时能就绪。议程负责人确认开幕和闭幕大会为优先。供应商承诺次日早上7点派技术人员到场，并在开门前预约了一次简短测试。

可直接使用

口译就绪检查表

与供应商、视听供应商和场馆一起逐项核对。没有亲眼看到运作正常的项目保持未结案。

承诺的语言和场次，以及写在哪份文件里：
每个场次已指定并确认的口译员（供应商确认）：
口译厢或位置，以及供应商期望设在何处：
口译员需要会场提供的音频信号，以及由谁提供：
接收器或其他代表使用的设备及分发安排：
供应商的现场技术人员：姓名和时间：
彩排时段：日期、时间、谁参加：
设备或人员延迟时的应变方案：负责人和决定时间：
每位代表会被告知什么，由谁告知：

打开工具: 场馆勘察证据记录工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

缺口很小，供应商书面确认能确定解决。
还有其他彩排时段。
议程负责人必要时可以减少提供口译的场次。

以下情况，外部策划协助更有价值

需要多家供应商配合，却没有人负责衔接。
该服务是代表参与的关键，或与合同承诺挂钩。
多个场次的议程都依赖口译。

需要有人协调口译设置？

会议项目负责人可以协调口译供应商、视听团队和场馆，建立要求清单，安排彩排，并保管就绪检查表，直到每一项都被亲眼确认运作正常。供应商的选择和口译员的专业需要仍由供应商负责，合同问题仍由您的签署人和顾问负责。策划诊断可以在下一次活动前检视技术交接计划。

洽谈口译就绪安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

要告诉代表口译可能延迟吗？

等清楚会有什么变化之后再说。清楚说明哪些场次有服务，以及何时确认。

可以临时更换供应商吗？

也许可以，但会增加新的交接、费用和风险。联系任何人之前，请先询问议程负责人和签署人。

谁来告诉视听团队口译员需要什么？

由口译供应商提供要求，主办方或项目负责人把它们整理成一份文件交给视听供应商和场馆。

如果供应商来不及修复怎么办？

经议程负责人同意，减少提供口译的场次或提供书面替代，并记录决定。任何合同影响交给签署人处理。