简要回答
不要让两家供应商各自去补这个缺口。把他们叫到一起，逐项列出直播链条上的每个环节，写明由谁负责，以及对应的报价项目，或注明没有任何报价项目涵盖。
没有报价项目的环节要发出正式的范围询问，由主办方决定谁来承担、费用如何。技术上是否可行由供应商确认，合同条款交给签署人或法律顾问。
已知与未知
在大家凭记忆回忆会议上说过什么之前，先列出每份文件实际写了什么。最后一列写明谁能确认每一点。
| 已知 | 未知 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 每份报价在视频、音频、编码、平台和网络连接方面列了什么 | 直播链条中哪些环节两份报价都没有列 | 活动负责人，把两份报价并排对照 |
| 需求说明中关于直播写了什么，日期是哪天 | 是否有供应商被告知由其负责整条链条 | 活动负责人；供应商邮件和会议记录 |
| 各供应商在现场和测试的档期 | 双方能否在活动前一起测试 | 两家供应商，书面答复 |
| 已付订金和各合同的付款条款 | 增加范围是否改变价格，或影响现有协议 | 合同签署人；条款解读请法律顾问 |
谁有权决定
由活动负责人决定谁来承担缺失的范围，因为这改变了对各供应商的委托内容。预算负责人决定能否接受额外费用。供应商则确认以其设备和线路在技术上能做到什么。
如果一家供应商说对方本该包含，这属于合同问题。请把双方的立场书面收集起来，交给签署人或法律顾问，而不是自己判断谁对谁错。
- 缺失范围的分配：活动负责人，书面确认。
- 额外费用：预算负责人或财务委员会。
- 技术上能做什么：各供应商，书面确认。
- 合同下由谁负责：签署人，必要时咨询法律顾问。
可行的选项，包括停止或缩小规模
从费用、风险和需要谁同意几方面比较选项，并把缩小直播和取消直播也列进去。
| 选项 | 涉及的工作 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 由视听供应商承担整条链条 | 请其书面修改视听报价，包括平台账号、编码和网络连接。 | 只有一个负责方；价格上升，且供应商必须有能力做到。 |
| 由直播供应商承担整条链条 | 请其修订报价，纳入摄像和会场节目信号。 | 只有一个负责方；直播供应商未必具备现场采集的条件。 |
| 明确拆分链条 | 编写范围矩阵，让各供应商负责指定环节，并安排一次联合测试。 | 费用较低，但交接更多；需要指定一位协调人。 |
| 缩小直播规模 | 只直播一个会场，或只传音频和幻灯片，其余录制后再提供。 | 更简单也更便宜；线上观众得到的内容较少。 |
| 取消直播 | 告知已报名者本次仅限现场，若供应商能提供则提供录像。 | 去掉了依赖关系；线上报名者会失望。 |
沟通：谁对谁说什么
在一次会议上同时与两家供应商沟通，再用同一封发给双方的邮件确认，避免任何一方听到不同版本。在签署任何变更之前，先向委员会说明选项和费用；等方案确定后再通知线上报名者。
请按自身情况调整下面的草稿。
- 给两家供应商：比对报价后，我们发现以下项目双方都没有列出：[清单]。请在[日期]前书面确认能否纳入及费用。目前尚未重新分配任何范围。
- 给委员会：直播链条在[项目]处有缺口。选项为[A、B、C]，影响见下表。请确认由谁批准额外费用。
- 给线上报名者（如形式有变）：直播将涵盖[会场或内容]，详情将在[日期]前确认。
后续跟进与防止再次发生
- 把两份报价放入供应商报价标准化工具，让缺失的包含项被标出，而不是当作零。
- 把决定和每个环节的负责方记入决策记录。
- 把商定的范围矩阵加入给两家供应商的交接资料包。
- 安排一次与两家供应商的联合技术测试，并请各方书面确认将携带什么。
- 今后凡是两家供应商共享的服务，签约前都请各方列明包含和不含的项目。
实例演示 · 虚构示例
混合式论坛在活动前三周发现缺口
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构金融从业者协会举办一天的论坛，现场约150人，线上观众数百人。视听供应商为会场报了摄像和调音。直播供应商报了平台和线上主持。
比对报价时，秘书处发现双方都没有列出编码或上传网络。两家供应商都说以为对方负责。活动负责人把他们叫到一起，编写了范围矩阵，视听供应商书面同意就缺失环节报价。财务主管在变更签署前审阅了价格。
可直接使用
直播范围矩阵
每个环节填一行。负责方一栏留空，就是活动前需要解决的缺口。
| 链条环节 | 负责方（供应商） | 报价项目或无 | 书面确认（日期） | 未决问题 |
|---|---|---|---|---|
| 摄像和操作人员 | ||||
| 会场调音台的音频信号 | ||||
| 幻灯片或演示文件信号 | ||||
| 编码器或直播设备 | ||||
| 上传用网络连接及备用线路 | ||||
| 平台账号和报名者登入权限 | ||||
| 线上主持和提问 | ||||
| 活动后的录制和存储 | ||||
| 联合技术测试：日期和参加者 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 缺口只有一两项，两家供应商都愿意配合。
- 委员会可以很快批准少量额外费用。
- 直播只是活动的次要部分。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 涉及多家供应商，各自只负责部分范围。
- 直播是活动的核心，或与赞助方、讲者的承诺挂钩。
- 团队里没有人能同时对照两份报价并及时追问答复。
需要有人理清直播范围？
会议项目负责人可以主持联合沟通会，与两家供应商共同编写范围矩阵，并跟进书面确认和联合测试直至活动当天。合同问题仍由您的签署人和顾问负责，技术判断仍由供应商负责。策划诊断也可以顺带检视其他供应商的交接。
主办方常见问题
两家供应商都以为对方负责，谁来承担责任？
这取决于各合同和需求说明的措辞，需由签署人或法律顾问解读。请书面收集双方立场，避免在邮件中互相指责。
要不要马上为缺失的范围付款？
不要。先商定由谁负责，取得书面报价并由预算负责人批准，然后再签署变更。
真的需要联合测试吗？
凡是两家供应商共享的环节，联合测试是确认交接能否运作的唯一办法。请各供应商确认能测试什么以及何时测试。
如果两家都无法承担怎么办？
可以考虑缩小直播或只做录像，并作为选项提交委员会。引入第三家供应商也可行，但会多一个交接环节。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。