简要回答
入住名单只应包含酒店分配房间所需的内容：预订用姓名、入住晚数、房型和预订编号。雇主、饮食需求、预订联系人以外的联络方式以及任何协助需求等报名数据，不放进去。
能否分享某些数据、依据是什么，须由有资格的顾问回答。本页说明如何协调名单，以及应向该顾问提出的问题；不说明法律要求什么。
从酒店需要什么出发
询问酒店保留房间和办理入住需要哪些字段。只提供这些字段，其余不发。如果酒店要求更多，问清原因并记录答复。
代表若通过酒店渠道直接预订团队房，可能自行向酒店提供个人信息。请弄清这些记录由谁持有，因为这会改变谁对它们负责。
逐项字段的决定
| 字段 | 是否发给酒店？ | 说明 |
|---|---|---|
| 预订用姓名 | 是 | 按代表希望显示的方式。 |
| 入住和离店晚数 | 是 | 分配房间所需。 |
| 房型与合住 | 视需要 | 仅在酒店分配房间需要时提供。 |
| 预订编号 | 是 | 使用简短编号，而不是报名号。 |
| 雇主、职称、会员身份 | 否 | 订房不需要。 |
| 饮食需求和健康信息 | 否 | 如相关，经代表同意后通过场地和餐饮方处理。 |
| 协助需求 | 只给安排 | 见活动无障碍交通需求。分享更多之前请咨询您的顾问。 |
| 联系方式 | 只给一个预订联系人 | 以代表同意的、用于住宿期间的为准。 |
| 护照或身份资料 | 请咨询您的顾问 | 除非有资格的一方说明必须收集以及如何处理，否则不要收集。 |
谁能看到名单，保留多久
- 指定一位持有总表的人，以及酒店中一位接收人。
- 通过酒店和您的顾问约定的渠道发送，不要作为转发附件放进群消息。
- 设定删除工作副本的日期，并写明由谁删除。
- 保留记录：发了什么、发给谁、什么时候。
- 不要把入住名单发给不提供客房的供应商，例如接驳公司。
向您的数据保护顾问提出的问题
- 我们向酒店分享代表姓名和晚数的依据是什么，报名时必须告知代表什么？
- 酒店是以自己的名义还是按我们的指示行事，是否需要书面协议？
- 最低限度之外，还有哪些字段可以分享，需要代表怎样的同意？
- 我们和酒店可以保留名单多久，由谁删除？
- 如果代表询问我们持有他的哪些信息，由谁在何时前答复？
- 如果名单误发给了错误的接收人，必须通知谁，由谁决定？
实例演示 · 虚构示例
发给酒店前精简入住名单
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的牙科学会从报名表生成入住名单，而报名表里有雇主、饮食需求和电话号码。发送前，秘书处只把姓名、晚数、房型和预订编号复制到一份新表格。
它询问酒店需要哪些联系方式，按酒店指定的渠道发送，并记录日期和接收人。在预订下一批团队房之前，它也把向顾问的问题交给顾问。
可直接使用
入住名单隐私核对清单
名单发出秘书处之前，逐项核对。
- 酒店已书面告知需要哪些字段。
- 发送的文件中只有这些字段。
- 饮食、健康、雇主和协助信息已删除。
- 有一位指定发送人和一位指定接收人。
- 与酒店约定了发送渠道。
- 已设定删除工作副本的日期以及删除人。
- 保留了发送记录：发了什么、给谁、何时。
- 在增加任何额外字段之前，已取得顾问的书面答复。
- 报名时已告知代表哪些信息会分享给酒店。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只发给一家酒店的小型名单，只含最少字段。
- 委员会有顾问，且已回答了这些问题。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家酒店、代表来自不同司法管辖区，或讲者和官员需要特殊处理。
- 报名数据、入住名单和供应商名单混在一个文件里。
- 团队里没有人能管理总表和删除计划。
需要用清晰的流程处理名单？
会议项目负责人可以根据您的报名数据整理精简的入住名单，与酒店约定字段和渠道，保存发送记录，并把您顾问的问题交给顾问。项目负责人协调流程；哪些信息可以分享、依据是什么，仍由您和您的数据保护顾问决定。请发来酒店目前提出的要求。
主办方常见问题
把整份报名表发给酒店安全吗？
只发酒店保留房间所需的内容。是否允许分享更多，请咨询您的数据保护顾问。
接驳公司能看到入住名单吗？
除非完成工作需要，否则不能，而且只给所需字段。优先给供应商摘录。
名单要保留多久？
在收集之前与您的顾问商定，并写明删除日期和删除人。
要告诉代表什么？
报名时用平实的话说明哪些信息会分享给酒店、原因是什么。请顾问确认措辞。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。