Privasi senarai bilik hotel acara
Hotel meminta senarai bilik menjelang Jumaat, dan hamparan yang akan anda hantar memuatkan jauh lebih banyak tentang setiap delegasi daripada yang diperlukan sebuah bilik.
Jawapan ringkas
Senarai bilik hanya membawa apa yang hotel perlukan untuk memperuntukkan bilik dan tidak lebih: nama seperti yang patut muncul, malam, jenis bilik dan rujukan tempahan. Data pendaftaran seperti majikan, keperluan diet, butiran hubungan selain penghubung tempahan dan sebarang permintaan bantuan tidak dimasukkan.
Sama ada anda boleh berkongsi data tertentu, dan atas asas apa, ialah soalan untuk penasihat yang kompeten. Halaman ini menerangkan cara menyelaras senarai dan soalan untuk dikemukakan kepada penasihat itu; ia tidak menyatakan apa yang dikehendaki undang-undang.
Mulakan daripada apa yang hotel perlukan
Tanya hotel medan apa yang diperlukan untuk menahan bilik dan mendaftar masuk tetamu. Tawarkan medan itu dan jangan hantar selebihnya. Jika hotel meminta lebih, tanya sebabnya dan rekod jawapannya.
Delegasi yang menempah terus ke dalam blok melalui laluan hotel mungkin memberi butiran mereka sendiri kepada hotel. Ketahui siapa memegang rekod itu, kerana ia mengubah siapa bertanggungjawab ke atasnya.
Keputusan medan demi medan
| Medan | Hantar kepada hotel? | Catatan |
|---|---|---|
| Nama untuk tempahan | Ya | Seperti yang delegasi mahu ia muncul. |
| Malam ketibaan dan pemergian | Ya | Diperlukan untuk memperuntukkan bilik. |
| Jenis bilik dan perkongsian | Ya, jika perlu | Kongsi hanya jika hotel memerlukannya untuk peruntukan. |
| Rujukan tempahan | Ya | Rujukan pendek dan bukan nombor pendaftaran. |
| Majikan, jawatan, status keahlian | Tidak | Tidak perlu untuk menahan bilik. |
| Keperluan diet dan maklumat kesihatan | Tidak | Uruskan melalui lokasi dan katerer jika berkaitan, dengan persetujuan delegasi. |
| Permintaan bantuan | Susunan sahaja | Lihat permintaan pengangkutan mesra akses. Tanya penasihat anda sebelum berkongsi lebih. |
| Butiran hubungan | Satu penghubung tempahan sahaja | Apa yang delegasi bersetuju untuk tempoh penginapan. |
| Butiran pasport atau pengenalan | Tanya penasihat anda | Jangan kumpul melainkan pihak yang kompeten menyatakan ia perlu dan bagaimana ia mesti dikendalikan. |
Siapa melihat senarai dan untuk berapa lama
- Namakan satu orang yang memegang induk dan satu orang di hotel yang menerimanya.
- Hantar melalui laluan yang dipersetujui hotel dan penasihat anda, bukan sebagai lampiran yang dimajukan dalam mesej kumpulan.
- Tetapkan tarikh selepas itu salinan kerja dipadam, dan nyatakan siapa memadamnya.
- Simpan rekod apa yang dihantar, kepada siapa dan bila.
- Jangan hantar senarai bilik kepada pembekal yang tidak menyediakan bilik, seperti syarikat ulang-alik.
Soalan untuk penasihat perlindungan data anda
- Apakah asas kami untuk berkongsi nama delegasi dan malam dengan hotel, dan apa yang mesti diberitahu kepada delegasi semasa pendaftaran?
- Adakah hotel bertindak atas akaunnya sendiri atau atas arahan kami, dan perlukah perjanjian bertulis?
- Medan mana, jika ada, selain minimum yang boleh kami kongsi, dan dengan persetujuan delegasi apa?
- Berapa lama kami dan hotel boleh menyimpan senarai, dan siapa memadamnya?
- Jika delegasi bertanya apa yang kami pegang tentang mereka, siapa menjawab dan menjelang bila?
- Jika senarai dihantar kepada penerima yang salah, siapa mesti diberitahu dan siapa memutuskan?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memangkas senarai bilik sebelum dihantar kepada hotel
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan pergigian rekaan membina senarai bilik daripada helaian pendaftarannya, yang memuatkan majikan, keperluan diet dan nombor telefon. Sebelum menghantar, sekretariat menyalin hanya nama, malam, jenis bilik dan rujukan tempahan ke helaian baharu.
Ia bertanya hotel butiran hubungan apa yang diperlukan, menghantar helaian melalui laluan yang disebut hotel dan merekod tarikh serta penerima. Ia juga mengemukakan soalan kepada penasihatnya sebelum blok seterusnya ditempah.
Gunakan sendiri
Senarai semak privasi senarai bilik
Semak setiap baris sebelum senarai keluar daripada sekretariat.
- Hotel telah memberitahu kami secara bertulis medan yang diperlukan.
- Hanya medan itu berada dalam fail yang dihantar.
- Butiran diet, kesihatan, majikan dan bantuan telah dibuang.
- Seorang penghantar dan seorang penerima yang dinamakan.
- Laluan penghantaran dipersetujui dengan hotel.
- Tarikh memadam salinan kerja ditetapkan, dan siapa memadamnya.
- Rekod disimpan tentang apa yang dihantar, kepada siapa dan bila.
- Soalan untuk penasihat dijawab secara bertulis sebelum sebarang medan tambahan dimasukkan.
- Delegasi telah diberitahu, semasa pendaftaran, apa yang dikongsi dengan hotel.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai kecil dihantar kepada satu hotel dengan medan minimum sahaja.
- Jawatankuasa mempunyai penasihat yang sudah menjawab soalan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa hotel, delegasi daripada bidang kuasa berbeza atau penceramah dan pegawai dengan pengendalian khas.
- Data pendaftaran, senarai bilik dan senarai pembekal bercampur dalam satu fail.
- Tiada ahli pasukan yang boleh memiliki senarai induk dan jadual pemadaman.
Perlukan senarai dikendalikan dengan proses yang jelas?
Ketua projek persidangan boleh membina senarai bilik yang dipangkas daripada data pendaftaran anda, menyetujui medan dan laluan dengan hotel, menyimpan rekod penghantaran dan mengemukakan soalan penasihat anda kepada penasihat. Ketua projek menyelaras proses; keputusan tentang apa yang boleh dikongsi dan atas asas apa kekal dengan anda dan penasihat perlindungan data anda. Hantarkan apa yang hotel minta setakat ini.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Selamatkah menghantar seluruh helaian pendaftaran kepada hotel?
Hantar hanya apa yang hotel perlukan untuk menahan bilik. Sama ada berkongsi lebih dibenarkan ialah soalan untuk penasihat perlindungan data anda.
Bolehkah syarikat ulang-alik melihat senarai bilik?
Tidak kecuali ia memerlukannya untuk menjalankan tugas, dan hanya medan yang diperlukan. Utamakan petikan untuk pembekal.
Berapa lama kami patut menyimpan senarai?
Putuskan bersama penasihat anda sebelum mengumpulnya, dan tulis tarikh pemadaman serta orang yang memadamnya.
Apa yang patut kami beritahu delegasi?
Nyatakan semasa pendaftaran apa yang dikongsi dengan hotel dan sebabnya, dalam bahasa mudah. Minta penasihat anda mengesahkan perkataannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.