Penjejakan tarikh akhir tempahan hotel acara
Tarikh pelepasan hotel ada dalam kontrak, tetapi tiada ahli jawatankuasa mencatatkannya, dan pendaftaran masih masuk.
Jawapan ringkas
Jejak setiap tarikh hotel sebagai keputusan dengan pemilik, bukan entri kalendar. Bagi setiap tarikh yang hotel nyatakan, log apa ia, apa yang mesti diputuskan menjelang itu, siapa memutuskan dan apa yang akan anda semak seminggu sebelumnya.
Tarikh itu ialah terma yang dinyatakan hotel. Penjejak blok bilik menyimpannya dan menandakan yang menghampiri, tetapi ia tidak menyatakan hak apa yang diberikan tarikh itu; soalan kontrak dirujuk kepada penasihat anda.
Tarikh yang wajar dilog
| Tarikh | Maksud menurut hotel | Keputusan yang anda tanggung |
|---|---|---|
| Pengesahan blok | Bila hotel memerlukan perjanjian bertandatangan anda untuk menahan blok. | Tandatangan, atau runding atau tolak. |
| Pelepasan atau tarikh akhir | Tarikh selepas itu bilik yang tidak ditempah dikembalikan kepada hotel. | Kekalkan, kurangkan atau lepaskan bilik. |
| Laluan tempahan ditutup | Tarikh delegasi masih boleh menempah dengan terma blok. | Lanjutkan, tutup atau umumkan. |
| Senarai bilik perlu dihantar | Bila hotel memerlukan nama dan malam. Lihat privasi senarai bilik. | Hantar, dengan medan dipersetujui. |
| Perubahan akhir | Tarikh terakhir hotel menerima perubahan pada bilangan bilik atau malam. | Pelarasan akhir. |
| Tarikh pembatalan atau lebihan | Tarikh selepas itu hotel menyatakan syarat berbeza terpakai. | Sahkan bilangan. |
| Tarikh deposit atau bayaran | Tarikh yang hotel nyatakan untuk bayaran, jika ada. | Luluskan dan bayar melalui kewangan. |
Bagi setiap tarikh, empat medan
- Pemilik: seorang bernama yang membuat keputusan atau menaikkannya.
- Peringatan: semakan tujuh hari sebelum dan sehari sebelum, dengan apa yang dilihat.
- Bukti: bilangan tempahan yang dimasukkan pada penjejak dan tarikh disemak.
- Rekod: keputusan yang diambil, orangnya, tarikh dan apa yang dihantar kepada hotel.
Menjalankan penjejak
- Masukkan setiap tarikh daripada terma bertulis, dengan nama orang hotel yang mengesahkannya.
- Tambah bilangan tempahan daripada laporan hotel dan tarikh ia diterima.
- Bandingkan bilangan dengan pendaftaran dan dengan delegasi yang berkata mereka akan menempah terus.
- Seminggu sebelum setiap tarikh, hantar ringkasan pendek kepada pemilik dengan pilihan.
- Pada hari keputusan, rekod apa dipilih dan hantar perubahan secara bertulis kepada hotel.
- Selepas tarikh akhir, simpan rekod untuk semakan selepas acara.
Kesilapan lazim
- Tarikh ada dalam kontrak tetapi tidak dalam kalendar sesiapa.
- Tempahan dikira oleh jawatankuasa tetapi tidak disahkan dengan laporan hotel sendiri.
- Pemilik tiada pada tarikh itu dan tiada timbalan dinamakan.
- Tarikh berubah melalui e-mel dan penjejak tidak dikemas kini.
- Tarikh pelepasan datang sebelum pendaftaran ditutup dan tiada yang membangkitkannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menjejak tiga tarikh hotel untuk forum ahli
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan hartanah rekaan memegang blok 40 bilik dan melog tiga tarikh hotel: pelepasan, penutupan laluan tempahan dan senarai bilik. Bendahari kehormat memiliki pelepasan dan penutupan laluan, dan sekretariat memiliki senarai bilik.
Seminggu sebelum pelepasan, tempahan berada pada 26 berbanding pendaftaran 31. Bendahari meminta laporan tempahan hotel sendiri, memilih untuk mengurangkan blok dengan jumlah dalam terma yang hotel nyatakan dan mengesahkan perubahan secara bertulis.
Gunakan sendiri
Penjejak tarikh akhir hotel
Salin sebagai jadual dan simpan bersama terma bertulis hotel.
| Tarikh | Maksud (kata-kata hotel) | Pemilik | Semak pada | Bilangan tempahan dan tarikh | Keputusan diambil | Dihantar kepada hotel (tarikh) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pelepasan | 7 hari dan 1 hari sebelum | |||||
| Penutupan laluan tempahan | 7 hari dan 1 hari sebelum | |||||
| Senarai bilik | 7 hari dan 1 hari sebelum |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu hotel, satu blok dan beberapa tarikh.
- Pemilik dan timbalan dinamakan dan jawatankuasa membaca penjejak pada setiap mesyuarat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa hotel dengan tarikh dan terma berbeza.
- Pendaftaran tidak menentu dan tarikh hampir dengan acara.
- Tiada ahli pasukan yang boleh mengejar laporan tempahan hotel dan menyimpan rekod.
Mahu tarikh dijejak dan keputusan disediakan?
Ketua projek persidangan boleh memasukkan tarikh hotel ke dalam penjejak, mengumpul laporan tempahan, menyediakan nota pilihan ringkas sebelum setiap tarikh dan menyimpan rekod bertulis apa yang diputuskan. Keputusan kekal dengan pemilik anda yang dinamakan, soalan kontrak dirujuk kepada penasihat anda, dan hotel kekal bertanggungjawab ke atas termanya sendiri. Hantarkan perjanjian hotel atau tarikh yang dinyatakannya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah tarikh pelepasan memberi kami hak undang-undang?
Penjejak hanya merekod terma yang dinyatakan hotel. Tanya penasihat anda maksud kontrak.
Seberapa kerap kami patut menyemak tempahan?
Pada setiap tarikh yang dinyatakan dan seminggu sebelumnya, dan lebih kerap jika pendaftaran bergerak pantas. Sentiasa bandingkan dengan laporan hotel sendiri.
Siapa patut memiliki setiap tarikh?
Seorang bernama bagi setiap tarikh dengan timbalan. Pemilikan bersama menyebabkan tarikh tidak dimiliki.
Bagaimana jika hotel menganjak tarikh?
Minta perubahan secara bertulis dan kemas kini penjejak dengan segera.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.