简要回答
参加指南要回答六件事：何时、如何加入，事前检查什么，如有提供则如何开启字幕或切换语言，加入失败怎么办，向谁求助，以及会议会录制或分享什么。
平台相关的操作说明要写得简短，并以供应商最新的帮助页面为准，因为界面和设置会变。
写什么，按顺序
- 日期、马来西亚时间的开始时间，以及可提前进入的时间。如有海外参加者，请清楚写明时区。
- 加入链接或取得链接的方式；若每位注册者有个人链接，请说明，并请勿转发。
- 简短的事前检查：在将使用的设备上测试链接、检查声音，并安装供应商要求的应用程式。步骤请取自供应商帮助页面。
- 参加者在会议中能做什么：提问、聊天、投票，以及各自在哪里操作。
- 字幕和语言选项的支持，见字幕交付。
- 如何求助：支援台联络方式、服务时间，以及联络时要提供什么信息。
何时发送
| 通知 | 时间 | 目的 |
|---|---|---|
| 报名确认 | 报名时 | 日期、时间、接下来会怎样 |
| 参加指南 | 活动前数天 | 操作说明、事前检查、求助途径 |
| 提醒 | 前一天 | 链接、开始时间、支援联络方式 |
| 即将开始 | 开始前不久 | 只发链接，内容简短 |
为最没把握的参加者而写
许多参加者会用设有安全限制的公司笔记本电脑，或用手机加入。请说明链接打不开时可以尝试什么，以及第一次失败后可在哪里观看，但不要建议任何会削弱安全的做法。
用词要浅白，步骤要简短。加一句话给需要其他格式或支持的参加者，并说明如何在活动前告知您。
发送前先测试指南
实例演示 · 虚构示例
某专业公会的半天线上工作坊
虚构的机构和数字，仅作说明。
Fictional Quantity Surveyors Association 邀请约 150 位注册者参加线上工作坊，许多人会从工地办公室加入。
秘书处提前五天发出指南，请大家在将使用的设备上测试链接，并提前 20 分钟开放会议室。一位没看过草稿的志愿者照着操作，发现缺少字幕说明。团队补上后，把一份副本交给支援台。
可直接使用
参加指南通知范本
复制后替换方括号内容，并对照平台最新帮助页面核对供应商的操作步骤。可用建议书征询文件完整性检查器确认给供应商的要求涵盖参加者支援。
- 主题：如何在 [日期] 加入 [活动名称]
- 时间：[日期]，马来西亚时间 [时间] 开始，可从 [时间] 起进入。
- 您的链接：[链接或取得方式]。请勿转发。
- 活动前：在将使用的设备上打开链接，检查声音，并 [取自供应商帮助页面的步骤]。
- 会议中：[在哪里提问、聊天、投票]。
- 字幕与语言：[提供什么，以及如何开启]。
- 如遇问题：[先尝试什么]，然后联络 [支援台名称及联络方式]，并告知 [姓名、报名所用电邮、您看到的情况]。
- 录制与隐私：[会录制什么、如何使用、经隐私负责人批准的告知]。
- 无障碍需求：如需其他格式或支持，请在 [日期] 前通过 [联络途径] 告知我们。
- 期待在线上与您见面。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 参加者以前用过该平台。
- 一个人就能撰写、发送并回复。
- 会议较短，形式不拘。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 参加者来自不同机构，安全设置各异。
- 多条通知、多种语言和多个求助途径需要保持一致。
- 需要把指南、支援台和彩排放在一起检查。
想把参加指南和求助途径安排好吗？
会议项目负责人可以拟定参加流程，对照平台供应商的说明检查指南，并向支援台说明工作内容，使答复一致。平台本身及其技术支援仍由您的供应商负责。
主办方常见问题
应让参加者提前多久进入？
请询问平台供应商并定下时间段，常见做法是 15 至 30 分钟，让问题在开始前就暴露出来。把它写进指南。
指南需要发多种语言版本吗？
如果参加者读英文、马来文或中文，就用他们使用的语言发送，并请熟悉该语言的人检查每个版本。
需要加入录制告知吗？
请询问隐私负责人需要什么告知，并把经批准的用语放进报名表和参加指南。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。