预算与采购工具
活动范围缩减方案比较器
预算不够，委员会必须选择削减什么，同时不能丢掉活动的初衷。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
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简要回答
比较器列出每个削减项目的节省额、因削减产生的额外成本、依赖关系以及对目标的影响。它只对保留了您所说必须保留的全部成果的项目排序。
凡是会移除必要成果的项目，都会显示并标记，但绝不排名，也绝不称为最佳，无论节省多大。
需要输入什么
- 必须保留的成果，用您自己的话写，每行一项。
- 每个削减项目：移除的成本、由此产生的额外成本（费用、返工）以及对目标的影响。
- 该项目是保留上述全部成果、移除其中一项，还是您不确定。
- 依赖项（仅当另一个项目也削减时，此节省才成立），以及纳入组合方案的勾选。
- 可选：您需要的节省额。
比较如何运作
净节省等于移除的成本减额外成本。保留全部所列成果的项目按净节省排序，排第一的标为合格方案中净节省最高者，而不是最佳。
标为不确定或没有填写节省额的项目会列出，在问题弄清之前不参与排名。
怎样看依赖关系与组合方案
如果某个项目需要另一个项目，表中会显示是哪一个。如果您的组合方案包含了某项目却没有它所依赖的项目，工具会警告其节省可能不成立。
方案合计会与您的目标对照，显示还差多少或多出多少。包含了会移除必要成果的项目的方案会被标记，让取舍成为看得见的决定。
削减前要弄清的问题
- 如果移除这项，代表、赞助商或讲者最先会注意到哪项成果？
- 供应商是否已书面确认这项削减实际能省多少，以及会收取哪些费用？
- 谁有权接受失去某项成果，这一决定记录在哪里？
工具的限制
节省额、额外成本以及哪些成果必须保留，都由您输入。工具不判断哪些成果重要。更完整的决策记录见决策日志，对剩余部分设置预备金见活动预备金情景计算器。
实例演示 · 虚构示例
虚构论坛，缺口 RM 15,000
虚构的机构和数字，仅用于演示比较。
一个虚构的协会必须节省 RM 15,000。必须保留的成果是主讲嘉宾上台，以及面向全体代表的全天议程。取消第二天晚宴可移除 RM 9,000，产生 RM 500 费用，净节省 RM 8,500。
取消主讲嘉宾净节省 RM 18,000，是最大的数字，但会移除必要成果，因此不排名。选择取消晚宴加改用更便宜的指示牌可得 RM 11,000，仍差目标 RM 4,000，委员会还需要作出决定。
| 方案 | 净节省 | 必要成果 | 排名 |
|---|---|---|---|
| 取消第二天晚宴 | RM 8,500.00 | 全部保留 | 1 |
| 第二天改用较小房间（需取消晚宴） | RM 6,000.00 | 全部保留 | 2 |
| 仅用印刷指示牌 | RM 2,500.00 | 全部保留 | 3 |
| 取消主讲嘉宾 | RM 18,000.00 | 移除必要成果 | 不排名 |
可直接使用
范围缩减比较表
列出每个削减项目，在看节省额之前，先对照必须保留的成果打上标记。
| 削减项目 | 移除成本 | 额外成本 | 净节省 | 对目标的影响 | 是否保留全部必要成果？（是、否、不确定） | 依赖哪个其他项目 | 纳入方案？ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 方案合计对照所需节省额 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会对必要成果意见一致，可能的削减项目只有几个。
- 每个削减项目的供应商价格都已确认。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 削减会影响多家供应商、赞助商和讲者，每一方都需要沟通。
- 委员会对什么必要意见不一，需要中立地列出各个方案。
- 节省额取决于合同条款和通知期，必须逐家供应商核对。
需要把方案算清楚并记录决定？
活动蓝图可以对照目标重新梳理范围，列出每项削减会给供应商和代表带来什么变化，并设定决定日期。放弃什么由您的委员会决定。
主办方常见问题
工具会挑出最佳的削减方案吗？
不会。它只对保留了您所列全部成果的项目按净节省排序，选择权在您。
为什么大额节省不排名？
因为它会移除您说必须保留的成果。它仍然可见，让取舍成为一个决定，而不是意外。
依赖项有什么作用？
当您的组合方案包含某个节省依赖于另一个未纳入项目的方案时，会发出警告。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。