Merancang edisi seterusnya tanpa menyalin program tahun lalu
Program tahun lalu terbuka di skrin anda, dan menyalinnya ialah cara paling cepat untuk mendapat draf.
Jawapan ringkas
Anggap program tahun lalu sebagai bukti, bukan templat. Audit setiap sesi sebagai kekal, segarkan atau gugur, dan putuskan tujuan edisi baharu sebelum membuka susunan acara lama.
Peraturan mudah: namakan apa yang jawatankuasa program mahu peserta lakukan secara berbeza tahun ini. Sesi layak kekal kerana memenuhi tujuan itu, bukan kerana pernah ada sebelum ini.
Mengapa menyalin terasa selamat dan apa kosnya
Program yang diulang mudah diluluskan. Penceramah, bilik dan masa sudah diketahui, dan tiada siapa perlu berbalah tentang kandungan.
Kosnya muncul apabila ahli yang hadir tahun lalu tidak nampak sesuatu yang baharu, penaja meminta slot yang sama, dan jawatankuasa tidak pernah menyemak mengapa sesi itu wujud. Panduan perancangan persidangan persatuan merangkumi seluruh kitaran tahunan; halaman ini hanya membincangkan keputusan program.
Mulakan dengan audit, bukan draf
- Kumpulkan susunan acara tahun lalu, maklum balas sesi dan kehadiran mengikut bilik, jika direkodkan.
- Senaraikan setiap sesi pada satu baris dengan pemilik, tujuan asal dan sama ada penceramahnya kembali atau baharu.
- Minta jawatankuasa program menanda setiap baris kekal, segarkan atau gugur sebelum sebarang sesi baharu dicadangkan.
- Kira berapa slot yang dibebaskan oleh keputusan gugur dan segarkan, dan hanya selepas itu minta idea baharu.
Maksud setiap keputusan
| Keputusan | Gunakan apabila | Apa yang berubah |
|---|---|---|
| Kekal | Sesi mencapai tujuannya dan peserta masih memerlukannya. | Format sama; sahkan penceramah dan kemas kini contoh. |
| Segarkan | Topik masih penting tetapi sudut, penceramah atau format sudah lapuk. | Kes baharu, penceramah baharu atau format berbeza seperti klinik dan bukan ceramah. |
| Gugur | Tujuan sudah tercapai, topik pudar atau maklum balas menunjukkan nilai rendah. | Slot diberi kepada idea baharu, atau masa dikembalikan untuk rangkaian hubungan. |
Siapa yang berkepentingan dalam program lama
- Penceramah yang kembali dan menganggap mereka dijemput semula, dan memerlukan jawapan yang jelas dan awal.
- Ahli jawatankuasa lama yang terikat pada sesi ciptaan mereka.
- Penaja yang keterlihatannya dikaitkan dengan slot tertentu, iaitu perbincangan untuk aliran kerja penajaan, bukan audit program.
- Ahli yang hadir dan mahu kesinambungan beberapa acara utama, seperti kemas kini tahunan atau sesi anugerah.
Kekalkan teras tetap yang kecil
Kebanyakan persatuan mempunyai dua atau tiga acara yang dijangka ahli setiap tahun. Namakan sebagai teras tetap dan reka bentuk selebihnya di sekelilingnya.
Apa-apa di luar teras terbuka untuk dicabar. Ini mengelakkan keputusan itu dirasakan sebagai penolakan terhadap kerja jawatankuasa terdahulu.
Semak draf sebelum diumumkan
Bandingkan draf baharu dengan susunan acara tahun lalu bersebelahan. Jika lebih daripada beberapa sesi berkongsi tajuk, penceramah dan slot, tanya jawatankuasa sama ada itu disengajakan.
Beritahu urus setia lebih awal tentang bentuk program baharu supaya taklimat venue dan pembekal mengikut bilik dan masa yang baharu, bukan yang lama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif mengaudit 14 sesi
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Perunding mengadakan persidangan sehari dengan 14 sesi. Jawatankuasa programnya menanda 4 sebagai kekal, 6 sebagai segarkan dan 4 sebagai gugur.
Empat slot yang digugurkan menjadi dua sesi baharu yang dipilih daripada maklum balas ahli dan satu waktu rehat rangkaian hubungan yang dilanjutkan. Urus setia memaklumkan dua penceramah yang sesinya digugurkan sebelum sebarang pengumuman, dan mempelawa mereka mencadangkan topik yang disegarkan.
Gunakan sendiri
Jadual audit sesi
Salin satu baris bagi setiap sesi tahun lalu. Jawatankuasa mengisi dua lajur terakhir sebelum sebarang sesi baharu dicadangkan.
| Sesi | Tujuan asal | Nota maklum balas atau kehadiran | Keputusan (kekal / segarkan / gugur) | Sebab dan pemilik |
|---|---|---|---|---|
| Contoh: pleno pembukaan | Menetapkan agenda tahun ini | Dinilai berguna oleh kebanyakan responden | Kekal | Pengerusi sahkan penceramah |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa program bermesyuarat kerap dan membuat keputusan dengan pantas.
- Maklum balas dan susunan acara tahun lalu ada dalam simpanan.
- Hanya sedikit sesi yang menjadi perdebatan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa sudah bertukar dan tiada siapa ingat mengapa sesi dipilih.
- Keputusan kekal atau gugur tersekat kerana pendapat bercanggah.
- Urus setia tiada masa untuk mengumpul maklum balas, memaklumkan penceramah dan menjalankan tarikh keputusan.
Perlukan seseorang untuk menjalankan keputusan program hingga tarikhnya?
Jika audit sudah jelas tetapi jawatankuasa terus menangguhkan keputusan kekal, segarkan dan gugur, seorang ketua projek persidangan boleh menetapkan tarikh keputusan, mengumpul bukti dan memaklumkan penceramah tentang hasilnya. Program kekal milik jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak program tahun lalu patut diubah?
Tiada peratusan yang betul. Tetapkan teras tetap yang dijangka ahli, kemudian nilai selebihnya berdasarkan tujuan tahun ini. Audit akan menunjukkan berapa banyak yang perlu berubah.
Apa yang perlu dikatakan kepada penceramah yang sesinya digugurkan?
Beritahu mereka awal dan jelas, ucap terima kasih, dan nyatakan sama ada cadangan yang disegarkan dialu-alukan. Kelewatan biasanya lebih menyusahkan mereka daripada jawapannya.
Di mana mencari bukti jika maklum balas sesi tidak dikumpul?
Gunakan pilihan pendaftaran mengikut sesi, bilangan peserta di bilik daripada sukarelawan, dan satu soalan ringkas kepada ahli. Catat jurangnya dan kumpulkan bukti lebih baik tahun ini menggunakan halaman objektif maklum balas.
Bolehkah kami guna semula bajet dan garis masa tahun lalu?
Gunakannya sebagai titik mula sahaja. Perubahan bilik, penceramah atau format mengubah kos, jadi bina semula daripada bentuk program baharu dalam pembina taklimat acara.
Sumber berkaitan
- Panduan perancangan persidangan persatuan profesional
- Menukar maklum balas ahli kepada keputusan program persidangan
- Mereka bentuk persidangan berdasarkan satu tema profesional
- Memelihara pengetahuan organisasi apabila jawatankuasa persatuan bertukar
- Pembina taklimat acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.