Pengurus projek acara atau pentadbir sementara?
Pasukan anda terbeban dengan kerja acara dan seseorang mencadangkan bantuan sementara.
Jawapan ringkas
Pentadbir sementara mengambil alih tugas perkeranian dan pengaturan daripada pasukan anda di bawah arahan anda: mel, kemasukan data, pemfailan, pengesahan dan pengurusan diari. Pengurus projek acara memikul tanggungjawab ke atas pelan dan keputusannya.
Asingkan beban kerja dahulu. Jika kebanyakannya tugas yang boleh diterangkan oleh orang dalam pasukan dalam masa sejam, pentadbir sesuai. Jika kebanyakannya soalan terbuka, pengurus projek sesuai.
Apa yang sebenarnya anda beli
Kedua-dua peranan menyelesaikan kekurangan yang berbeza. Satu melegakan isi padu kerja; satu lagi melegakan ketidakpastian.
| Bidang | Pengurus projek acara | Pentadbir sementara |
|---|---|---|
| Kerja biasa | Pelan, garis masa, keperluan, pemantauan pembekal dan penyediaan keputusan. | Data pendaftaran, mel pukal, pengesahan, dokumen, penjadualan. |
| Arahan diperlukan | Bekerja daripada taklimat anda dan menyemak keputusan. | Memerlukan arahan jelas dan seorang yang dinamakan untuk bertanya. |
| Kuasa membuat keputusan | Menyediakan dan membawa keputusan hingga selesai. Kelulusan kekal pada anda. | Tiada selain tugas rutin. |
| Serahan | Pelan, log keputusan, fail pembekal dan laporan status. | Fail dan rekod yang terkini. |
| Kesan pembelian | Anda membeli akauntabiliti bagi penyelarasan. | Anda membeli jam kapasiti. Susunan seperti bekalan melalui agensi atau terma pekerjaan perlu anda selesaikan dengan penyedia. |
Bila pentadbir sudah memadai
- Pelan sudah tetap dan kesesakan ialah isi padu kerja rutin.
- Seorang kakitangan dalaman ialah pemilik keputusan yang jelas dan ada masa memberi taklimat kepada pentadbir.
- Senarai tugas boleh ditulis dalam beberapa baris bagi setiap tugas.
Bila anda memerlukan pengurus projek
- Soalan masih terbuka: tarikh, format, tempat, skop pembekal atau siapa meluluskan.
- Orang yang memberi taklimat kepada pembantu sementara akan meneka jawapannya.
- Bahagian kewangan memerlukan rekod pilihan dan kedudukan bajet.
Kedua-duanya bersama
Pengurus projek boleh menyediakan tugas dan fail supaya pentadbir produktif sejak hari pertama. Ini paling berkesan apabila tanggungjawab disenaraikan dan pemilik keputusan dinamakan.
Siapa yang tidak perlu membeli bantuan luar
Jika beban kerja ialah puncak yang singkat dan pasukan anda boleh menulis arahan, pinjam kapasiti daripada jabatan lain. Bandingkan pembahagian pengurus projek dan penyelaras yang lebih ringan sebelum berbelanja.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sekretariat rekaan mengasingkan beban kerjanya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik mempunyai persidangan empat bulan lagi. Setiausahanya menyenaraikan 60 perkara tertunggak.
Tiga puluh lima ialah tugas rutin dengan arahan jelas; 25 bergantung pada keputusan majlis. Mereka mengatur bantuan pentadbiran untuk 35 perkara itu dan meminta log keputusan serta pemilik bagi 25 yang lain.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja pembahagian tugas
Senaraikan setiap perkara tertunggak dan tanda P (pentadbir boleh buat berdasarkan arahan), K (perlukan keputusan) atau R (perlukan pertimbangan perancangan).
- Perkara dan tarikh akhir:
- Bolehkah ia ditulis sebagai arahan dalam beberapa baris? (P)
- Adakah ia menunggu keputusan? Siapa pemiliknya? (K)
- Adakah ia memerlukan seseorang menilai skop atau risiko? (R)
- Jumlah perkara P, jumlah K dan R:
- Nama orang yang akan memberi taklimat dan menyemak kerja:
- Jika K dan R melebihi separuh: minta harga skop pengurus projek.
- Jika P ialah kebanyakan senarai: minta harga skop pentadbir.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan perkara ialah tugas rutin dan boleh ditulis sebagai arahan.
- Pemilik keputusan wujud dan boleh dihubungi.
- Keperluan ialah puncak jam yang singkat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak soalan terbuka tanpa pemilik yang dinamakan.
- Bahagian kewangan memerlukan skop dan pilihan kos direkodkan.
- Pembantu sementara memerlukan pertimbangan, dan bukan hanya arahan.
Perlukan keputusan dikendalikan, dan bukan hanya tugas?
Jika pembahagian anda menunjukkan keputusan melebihi perkara rutin, Pelan Acara boleh menulis skop, garis masa, tanggungjawab dan dokumen serahan supaya setiap pembantu bekerja daripada pelan yang sama. Gunakan pemilih jenis penglibatan dan bawa senarai pembahagian tugas anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pentadbir mengurus projek?
Hanya jika diberi pelan dan kuasa untuk membawa keputusan hingga selesai. Itu peranan pengurus projek, jadi tetapkan skopnya sebagai pengurus projek.
Adakah pentadbir sementara seorang pekerja?
Itu bergantung pada cara susunan dibuat. Selesaikan asas kontrak dengan penyedia dan dapatkan nasihat profesional jika perlu.
Bolehkah pengurus projek melakukan kerja pentadbiran juga?
Boleh untuk isi padu kecil, tetapi jam mereka lebih baik digunakan untuk keputusan dan pemantauan.
Sumber berkaitan
- Pengurus projek acara atau penyelaras acara
- Pengurus projek acara atau penerbit acara
- Perancangan dalaman atau kepimpinan acara secara penyumberan luar
- Sokongan acara sambilan atau sokongan sepenuh masa bersama pasukan
- Pemilih bentuk lantikan pengurus acara
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
- Pengurus projek acara bersama pasukan anda
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.