Apa yang perlu dipersetujui sebelum mendekati penaja
Seorang ahli jawatankuasa menawarkan diri menghubungi bakal penaja minggu depan, dan belum ada yang ditulis tentang apa yang penaja akan terima.
Jawapan ringkas
Sebelum pendekatan pertama, persetujui siapa boleh bercakap bagi pihak organisasi, apa yang boleh ditawarkan dan dengan terma apa, kategori dan konflik mana yang boleh diterima, dan siapa meluluskan setiap perjanjian. Letakkan dalam satu dokumen ringkas.
Matlamatnya ialah setiap penaja mendengar tawaran yang sama daripada orang yang diberi kuasa, dan tiada yang dijanjikan kemudian perlu ditarik balik.
Lapan perkara untuk diselesaikan dahulu
| Keputusan | Apa yang ditulis | Siapa memutuskan |
|---|---|---|
| Tujuan penajaan | Wang atau sumbangan itu untuk apa, dan apa berlaku jika ia tidak dikumpulkan. | Jawatankuasa bersama pemilik bajet. |
| Senarai manfaat yang diluluskan | Hanya perkara yang benar-benar boleh disampaikan penganjur dan telah diluluskan, seperti penempatan logo atau slot sesi. | Pengerusi program dan sekretariat. |
| Kebebasan program | Sama ada penaja boleh mempengaruhi topik atau penceramah. Ramai persatuan menjawab tidak, dan menyatakannya. | Jawatankuasa. |
| Kategori dan eksklusiviti | Kategori penaja yang wujud, sama ada ada yang eksklusif, dan konflik dengan rakan kongsi sedia ada. | Jawatankuasa. |
| Penaja yang boleh diterima | Jenis organisasi atau industri yang akan atau tidak akan diterima, dan siapa menyemak. | Jawatankuasa dan penasihat undang-undang jika perlu. |
| Kuasa dan kelulusan | Siapa boleh mendekati, siapa boleh bersetuju terma, siapa menandatangani, dan had nilai bagi setiap satu. | Jawatankuasa. |
| Komitmen yang sudah dibuat | Tawaran lisan terdahulu, bekas penaja yang mempunyai jangkaan, dan sebarang perjanjian rakan kongsi. | Sekretariat. |
| Rekod dan data | Di mana senarai prospek, perbualan dan perjanjian disimpan, dan cara maklumat peribadi dikendalikan. | Sekretariat, bersama penasihat perlindungan data anda. |
Soalan untuk pakar, bukan kesimpulan
- Tanya penasihat undang-undang apa yang perlu dilindungi perjanjian penajaan, dan siapa boleh menandatangani.
- Tanya penasihat cukai bagaimana pendapatan dan manfaat penajaan dilayan bagi organisasi anda.
- Tanya penasihat perlindungan data bagaimana butiran hubungan prospek boleh dikumpul dan digunakan.
- Tanya sebarang pengawal selia atau badan profesional dalam sektor anda sama ada peraturan menghadkan penajaan komersial program anda.
Jurang lazim yang menimbulkan masalah
- Manfaat yang dijanjikan tetapi tidak dapat disokong venue atau program, contohnya booth dalam bilik yang tidak muat.
- Dua penaja ditawarkan kategori eksklusif yang sama.
- Tawaran tidak rasmi oleh ahli kanan yang tidak direkodkan.
- Tiada jawapan dipersetujui apabila penaja meminta memilih penceramah.
- Perbualan prospek dalam mesej peribadi yang tidak dapat dilihat sekretariat.
Urutan sebelum panggilan pertama
- Tulis tujuan penajaan dan senarai manfaat, disemak berbanding taklimat acara dan venue.
- Minta jawatankuasa meluluskan kategori, pengecualian dan had kuasa.
- Kumpul komitmen sedia ada daripada sekretariat dan ahli kanan.
- Hantar soalan pakar dan rekodkan jawapan.
- Sediakan satu tempat untuk mencatat setiap hubungan, tawaran dan keputusan.
- Beri taklimat kepada semua yang akan mendekati penaja tentang apa yang boleh dan tidak boleh dikatakan.
Pastikan permintaan penaja dalam proses perubahan anda
Penaja sering meminta tambahan selepas komited: sesi lain, ruang tambahan atau peranan berucap. Kendalikan setiap satu sebagai permintaan perubahan supaya kos, had venue dan integriti program disemak sebelum sesiapa bersetuju.
Kontrak dengan penaja mengikut soalan kuasa yang sama seperti perjanjian lain; lihat siapa menandatangani. Untuk gambaran lebih luas tentang bagaimana perancangan penajaan sesuai dengan persidangan, baca gambaran keseluruhan perancangan penajaan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawatankuasa berhenti sebelum panggilan penaja pertama
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Sebuah persatuan profesional insurans fiktif merancang persidangan dua hari. Seorang ahli jawatankuasa menawarkan diri menghubungi enam firma. Sekretariat meminta satu mesyuarat untuk menyelesaikan terma dahulu.
Jawatankuasa bersetuju tiga kategori tanpa eksklusiviti, senarai manfaat terhad kepada penempatan logo, rehat rangkaian dan satu tempat dalam panel terbuka, serta peraturan bahawa penaja tidak memilih penceramah. Dua ahli kanan mengesahkan tawaran tidak rasmi tahun lalu, yang dilog. Panggilan bermula selepas sekretariat memegang log dan senarai.
Gunakan sendiri
Senarai semak kesediaan pendekatan penaja
Jawab setiap baris sebelum sesiapa menghubungi prospek. Tulis Belum diputuskan, dengan pemilik dan tarikh, jika ada yang terbuka.
- Tujuan penajaan dan apa berlaku jika ia tidak dikumpulkan:
- Senarai manfaat diluluskan, setiap satu disemak berbanding venue dan program:
- Pendirian tentang pengaruh penaja ke atas topik dan penceramah:
- Kategori, eksklusiviti dan konflik dengan rakan kongsi sedia ada:
- Jenis penaja yang diterima atau dikecualikan, dan siapa menyemak:
- Siapa boleh mendekati, siapa boleh bersetuju terma, siapa menandatangani, dan had:
- Komitmen yang sudah dibuat, lisan atau bertulis:
- Di mana hubungan, tawaran dan perjanjian dilog, dan siapa boleh melihatnya:
- Soalan yang dihantar kepada penasihat undang-undang, cukai dan perlindungan data, dengan tarikh:
- Nota taklimat untuk semua yang mendekati penaja, dengan tarikh dikeluarkan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penganjur mempunyai dasar penajaan dan rekod mengendalikannya.
- Seorang memiliki proses dan jawatankuasa telah meluluskan terma.
- Bilangan penaja kecil dan hubungan sedia ada didokumenkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang bercadang mendekati penaja tanpa terma yang sama.
- Tawaran lisan wujud tetapi tiada siapa memiliki senarai penuh.
- Jawatankuasa belum bersetuju apa yang boleh ditawarkan, atau siapa meluluskan perjanjian.
Mahu aliran kerja penajaan dirancang sebelum pendekatan bermula?
Event Blueprint boleh menyusun aliran kerja penajaan sebagai sebahagian pelan persidangan: senarai manfaat diluluskan, hak keputusan, log, garis masa dan soalan untuk penasihat anda. Mendekati penaja dan bersetuju terma komersial kekal pada organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami perlukan dasar penajaan bertulis?
Dasar bertulis ringkas membantu semua orang memberi jawapan yang sama. Ia boleh satu halaman yang meliputi tujuan, manfaat, kebebasan, kategori dan kelulusan.
Bolehkah ketua projek mendekati penaja?
Hanya jika organisasi anda menetapkannya secara jelas dan terma yang dipersetujui wujud. Ramai penganjur mengekalkan pendekatan di dalam organisasi dan meminta ketua projek merancang dan menjejak aliran kerja.
Patutkah penaja memilih penceramah?
Itu keputusan jawatankuasa anda. Putuskan sebelum pendekatan dan nyatakan dalam dokumen manfaat.
Bila senarai manfaat perlu muktamad?
Sebelum pendekatan pertama. Perkara yang bergantung pada venue perlu disemak dengannya dahulu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.