Menyelesaikan kewajipan pempamer dan rakan selepas persidangan
Persidangan sudah tamat, dan senarai panjang janji kecil kepada pempamer dan rakan masih terbuka.
Jawapan ringkas
Selesaikan kewajipan dalam kedua-dua arah: apa yang anda janjikan kepada mereka dan apa yang mereka janjikan kepada anda. Senaraikan setiap item dengan tarikh akhir, bukti siap dan pemilik, kemudian selesaikan senarai dalam tempoh tetap selepas acara.
Soalan tentang bayaran balik, liabiliti, invois, cukai dan data peribadi untuk pemilik kewangan, undang-undang dan perlindungan data. Pasukan acara menyimpan senarai dan mengejar jawapan.
Buat satu senarai daripada perjanjian asal
Kembali kepada definisi pakej, e-mel rakan dan dokumen bertandatangan, dan ekstrak setiap komitmen. Sertakan yang kecil: sebutan terima kasih, laporan selepas acara, kredit gambar, pemulangan peralatan.
Bahagikan senarai kepada apa yang anda hutang dan apa yang mereka hutang. Kedua-dua pihak perlukan senarai yang sama untuk mengelakkan kejutan.
Kewajipan lazim dan siapa menjawab
| Item | Arah | Bukti siap | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|---|
| Invois dan baki pempamer | Mereka hutang, atau anda bayar balik | Status invois dalam rekod kewangan | Pemilik kewangan |
| Peralatan, perabot dan bahan | Pulangkan atau kosongkan dari venue | Kelulusan daftar keluar venue | Venue dan ketua projek |
| Kerosakan atau kehilangan | Mana-mana arah | Laporan venue, jika ada | Venue dan undang-undang atau penanggung insurans, jika perlu |
| Ringkasan atau laporan selepas acara | Anda hutang | Tarikh dihantar dan penerima | Pemilik acara |
| Hasil rakan media | Mereka hutang | Pautan terbitan dan tarikh | Ketua komunikasi |
| Kredit dan penghargaan | Anda hutang | Senarai diterbitkan, kelulusan pelulus | Ketua komunikasi |
| Permintaan data perwakilan | Mana-mana arah | Pengesahan bertulis tentang asas dipersetujui | Pemilik perlindungan data |
Urutan penutupan yang munasabah
- Dalam minggu pertama, hantar terima kasih dan tarikh selepas acara kepada pempamer dan rakan.
- Kumpul rekod daftar keluar dan kerosakan venue, dan padankan dengan senarai pempamer.
- Serahkan invois, baki dan sebarang soalan bayaran balik kepada kewangan, yang memutuskan dan menjawab.
- Semak hasil rakan berbanding yang dipersetujui, dan catat jurang tanpa menyalahkan.
- Hantar laporan dan penghargaan dipersetujui, rekodkan tarikh dan tutup setiap item.
Mengendalikan pertikaian dan jurang
Jika pempamer atau rakan tidak bersetuju tentang sesuatu kewajipan, kembali kepada perjanjian bertulis dan bukti, dan rujuk isu kepada kewangan atau undang-undang apabila wang atau liabiliti terlibat.
Kekalkan nada berfakta. Rekodkan apa diminta, apa dilakukan dan bila.
Gunakan penutupan untuk menyediakan acara seterusnya
- Catat terma pakej yang menimbulkan soalan, dan baiki dalam definisi pakej seterusnya.
- Rekodkan bahagian manual pempamer yang tidak jelas, dan semak semula manual pempamer.
- Kemas kini inventori hak penaja dengan apa yang disampaikan dan apa yang tinggal.
- Semak masa keluar barang berbanding hasil perancang masuk barang untuk kali seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan menutup 14 pempamer dan 3 rakan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan teknologi pergigian rekaan menganjurkan persidangan dua hari dengan 14 pempamer dan 3 rakan media. Dua minggu kemudian, peti masuk sekretariat masih penuh dengan soalan tentang invois, kredit gambar dan sebuah pendirian sepanduk yang hilang.
Sekretariat membina satu penjejak daripada definisi pakej asal. Kewangan menyelesaikan soalan invois, venue mengesahkan pendirian sepanduk telah diambil oleh kurier pempamer, dan ketua komunikasi menerbitkan senarai kredit. Setiap item ditutup dengan tarikh, dan yang masih terbuka dimasukkan dalam nota ringkas untuk perancangan tahun depan.
Gunakan sendiri
Penjejak penutupan pempamer dan rakan
Salin ke hamparan dan lengkapkan satu baris bagi setiap kewajipan.
| Pihak | Kewajipan | Arah (kami hutang / mereka hutang) | Tarikh akhir | Bukti | Pemilik | Ditutup (tarikh) |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Bilangan pempamer dan rakan sederhana, dengan perjanjian jelas.
- Seorang memiliki senarai penutupan.
- Kewangan sudah menjejaki invois.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kewajipan bertaburan dalam e-mel dan tiada siapa memegang senarai.
- Beberapa pihak mempertikaikan hasil atau kos.
- Pasukan sudah beralih ke acara seterusnya dan penutupan tersekat.
Perlu penutupan disiapkan dengan betul?
Ketua projek persidangan boleh membina semula senarai kewajipan daripada perjanjian, mengejar pengesahan venue dan rakan serta menyerahkan soalan milik kewangan dan undang-undang kepada mereka. Event Blueprint untuk acara seterusnya boleh membawa pengajaran ke dalam keperluan pakej, manual dan pembekal. Bayaran balik, liabiliti dan cukai kekal bersama penasihat kewangan, undang-undang dan cukai anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama selepas acara kami patut menutup?
Tetapkan tempoh tetap, seperti beberapa minggu, dan letakkan tarikh akhir dalam penjejak. Sahkan masa yang sesuai dengan kewangan dan venue.
Siapa mengendalikan bayaran balik atau pertikaian?
Pemilik kewangan dan undang-undang memutuskan. Pasukan acara menyediakan rekod dan perjanjian.
Bolehkah kami berkongsi senarai perwakilan dengan pempamer selepas itu?
Hanya jika pemilik perlindungan data mengesahkan asas dan perkataannya. Anggap sebagai soalan sebelum sebarang data berpindah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.