Mengurus sempadan kerjasama penganjuran firma guaman dan penasihat
Apabila firma guaman dan firma penasihat bersama menganjur, setiap satu mempunyai peraturan profesional, pangkalan pelanggan dan jenama untuk dilindungi, dan semua itu jarang selari dengan sendirinya.
Jawapan ringkas
Tulis satu nota sempadan penganjuran bersama setebal satu muka surat sebelum sebarang jemputan dihantar: siapa penganjur rasmi, apa yang disumbangkan setiap firma, bagaimana nama dan logo dipaparkan, siapa mengawal kandungan, siapa memegang data perwakilan dan siapa boleh menghubungi peserta selepas acara. Minta setiap firma menyemak nota itu dengan pegawai pematuhan atau etika masing-masing.
Sama ada penyertaan, perkataan atau tindakan susulan sesebuah firma dibenarkan di bawah peraturan profesionalnya ialah untuk firma itu dan pengawal selia atau badan profesionalnya menyatakan. Penganjur mengumpul jawapan dan menyimpannya bersama pelan.
Mengapa penganjuran bersama memerlukan sempadan bertulis
Acara bersama boleh kelihatan seperti pengesahan bersama. Perwakilan mungkin menganggap kedua-dua firma bertindak bersama, berkongsi pelanggan atau mengesyorkan satu sama lain, dan mungkin kedua-duanya tidak mahu menyiratkan perkara itu.
Perbezaan antara kedua-dua firma dalam peraturan pemasaran, kewajipan kerahsiaan dan konflik pelanggan lebih mudah diselesaikan sebelum jemputan daripada selepas aduan.
Keputusan sempadan untuk diselesaikan
| Keputusan | Pilihan untuk dipertimbangkan | Soalan untuk setiap firma |
|---|---|---|
| Penganjur rasmi | Satu firma, persatuan neutral, atau penganjur bersama yang dinamakan. | Entiti mana menandatangani kontrak venue dan pembekal dan menanggung liabiliti? |
| Nama dan logo | Keutamaan sama rata, mengikut abjad, atau jenama acara neutral dengan kredit penyokong. | Adakah peraturan atau kelulusan tentang cara nama atau logo kami dipaparkan pada item promosi? |
| Kawalan kandungan | Jawatankuasa dengan kerusi untuk kedua-dua pihak, atau pengerusi bebas yang meluluskan topik dan penceramah. | Siapa meluluskan penceramah kami dan slaid mereka, dan dalam berapa hari bekerja? |
| Data perwakilan | Seorang pengawal dengan terma perkongsian yang dipersetujui, atau persetujuan berasingan bagi setiap firma. | Apakah perkataan persetujuan yang diperlukan pasukan kami sebelum kami menerima butiran hubungan perwakilan? |
| Tindakan susulan dengan peserta | Tiada susulan terus, ringkasan bersama selepas acara, atau persetujuan sahaja. | Bolehkah kami menghubungi perwakilan selepas acara, dan dalam bentuk apa? |
| Kos dan risiko | Bahagi sama rata, bahagi mengikut peranan, atau satu firma menanggung kos dan yang lain menyumbang penceramah. | Siapa meluluskan perbelanjaan dan siapa menanggung kos pembatalan? |
Turutan untuk menyetujui nota sempadan
- Bermesyuarat sekali dengan ketua yang dinamakan daripada setiap firma serta persatuan atau jawatankuasa, dan setuju tujuan acara dalam dua ayat.
- Rangka nota sempadan satu muka surat yang merangkumi enam keputusan di atas, dalam bahasa mudah.
- Hantar kepada pegawai pematuhan, etika atau risiko setiap firma dan minta ulasan bertulis menjelang tarikh yang ditetapkan.
- Selesaikan perbezaan bersama jawatankuasa, dan rekodkan perkataan akhir serta siapa meluluskannya dalam log keputusan.
- Tambah kredit dan perkataan data yang dipersetujui pada halaman pendaftaran dan pengesahan penceramah.
- Semak semula nota selepas program ditetapkan, kerana penceramah baharu boleh mengubah keadaan.
Soalan untuk pihak yang berwibawa
- Kepada pegawai pematuhan atau etika setiap firma: adakah penyertaan, perkataan atau tindakan susulan kami menimbulkan isu di bawah peraturan profesional kami, dan siapa boleh mengesahkannya secara bertulis?
- Kepada badan profesional atau pengawal selia berkaitan, jika firma memberi nasihat: apakah yang diperlukan sebelum firma dinamakan sebagai penganjur atau penyokong?
- Kepada penasihat perlindungan data: siapa pengawal data bagi data pendaftaran, apakah notis dan perkataan persetujuan yang diperlukan, dan bagaimana terma perkongsian direkodkan?
- Kepada pasukan konflik setiap firma: adakah mana-mana penceramah, topik atau perwakilan lain mewujudkan konflik pelanggan yang perlu dibangkitkan sebelum penerbitan?
Memastikan acara berguna kepada perwakilan
Perwakilan datang untuk kandungan, bukan firma. Letakkan peraturan jawatankuasa program pada halaman supaya sesi tidak dibaca sebagai promosi jualan.
Beri perwakilan kenyataan ringkas tentang apa yang disemak atau disahkan, dan tidak disemak atau disahkan, oleh setiap penganjur bersama, menggunakan perkataan yang diluluskan kedua-dua firma.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar penganjuran bersama fiksyen
Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah firma guaman fiksyen, Tetuan Contoh, dan firma penasihat fiksyen, Penasihat Contoh, merancang seminar separuh hari untuk kira-kira 120 perwakilan korporat, bersama persatuan perniagaan fiksyen yang bertindak sebagai penganjur rasmi.
Persatuan menandatangani kontrak venue. Nama dipaparkan mengikut abjad dengan saiz logo yang sama. Pengerusi bebas daripada persatuan meluluskan topik, dan setiap firma mendapat dua daripada enam slot penceramah. Data pendaftaran dikumpulkan oleh persatuan, dengan kotak persetujuan berasingan untuk susulan daripada setiap firma.
Nota sempadan disemak oleh pegawai pematuhan setiap firma. Tetuan Contoh meminta perubahan pada perkataan promosi dan jawatankuasa merekodkan perubahan, pelulus dan tarikh dalam log keputusan.
Gunakan sendiri
Senarai semak sempadan penganjuran bersama
Salin satu baris bagi setiap keputusan dan lengkapkan bersama kedua-dua firma serta penganjur rasmi sebelum jemputan dihantar.
| Keputusan | Pendekatan dipersetujui | Siapa memutuskan | Ulasan Firma A (pegawai sendiri) | Ulasan Firma B (pegawai sendiri) | Tarikh disahkan secara bertulis | Soalan terbuka |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Persatuan neutral menganjur dan kedua-dua firma hanya penceramah.
- Kedua-dua firma pernah menganjur acara bersama dan mengetahui peraturan masing-masing.
- Tiada perkongsian data dan tiada promosi selain halaman acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kedua-dua firma ialah penganjur, berkongsi data perwakilan dan masing-masing mempunyai laluan semakan sendiri.
- Firma pesaing atau pelanggan yang berkonflik mungkin terlibat.
- Tiada pihak neutral memegang nota sempadan, kelulusan dan kalendar.
Perlukan pihak neutral untuk memegang nota sempadan?
Ketua projek persidangan boleh merangka nota sempadan dan senarai semak bersama jawatankuasa anda, menyalurkannya kepada pegawai pematuhan setiap firma, mengejar ulasan bertulis, menyimpan log keputusan dan memberi taklimat kepada venue dan pembekal tentang nama dan kredit yang dipersetujui. Soalan peraturan profesional dan perlindungan data kekal dengan penasihat setiap firma. Hantar senarai penganjur dan tarikh untuk menetapkan skop kerja.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut menjadi penganjur rasmi?
Selalunya persatuan neutral atau satu pihak yang dipersetujui. Pilih entiti yang menandatangani kontrak dan memegang data pendaftaran, dan rekodkan pilihan itu.
Bolehkah kedua-dua firma memasarkan kepada perwakilan selepas itu?
Itu bergantung pada peraturan setiap firma dan perkataan persetujuan semasa pendaftaran. Tanya pegawai setiap firma dan penasihat perlindungan data anda, dan rekodkan jawapan.
Patutkah logo sama saiz?
Ramai penganjur menggunakan saiz sama dan susunan abjad untuk mengelak pertikaian. Semak peraturan setiap firma tentang cara nama mereka dipaparkan.
Bagaimana jika satu firma mahu menyemak slaid firma lain?
Elakkan melainkan kedua-duanya bersetuju. Gunakan pengerusi bebas atau jawatankuasa sebagai pelulus kandungan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.