简要回答
在发出任何邀请之前，先写一页纸的联合主办边界说明：谁是主办方登记主体，各方出什么，名称与标志如何呈现，谁控制内容，谁持有参会者数据，谁可以在活动后联系参会者。请各方交给自己的合规或职业道德联系人审阅。
各机构的参与、措辞或后续跟进是否符合其职业规则，由该机构及其监管机构或专业团体说了算。主办方负责收集答复，并与计划放在一起。
为什么联合主办需要书面边界
联合活动看起来像联合背书。参会者可能以为两家机构共同行动、共享客户或互相推荐，而双方都未必希望给人这样的印象。
两家机构在营销规则、保密义务和客户利益冲突上的差异，在发邀请前解决，比出了投诉再处理容易得多。
需要确定的边界决定
| 决定事项 | 可考虑的选项 | 要向各机构提出的问题 |
|---|---|---|
| 主办方登记主体 | 一家机构、中立协会，或共同署名的主办方。 | 哪个实体签署场地和供应商合同并承担责任？ |
| 名称与标志 | 同等突出、按字母顺序，或使用中立的活动品牌并列出支持单位。 | 宣传材料上如何呈现我们的名称或标志，是否有规定或需要批准？ |
| 内容控制 | 双方都有席位的委员会，或由独立主席批准议题和讲者。 | 谁批准我们的讲者及其幻灯片？需要几个工作日？ |
| 参会者数据 | 由一方作为控制者并约定共享条款，或为各机构分别设置选择加入。 | 我们自己的团队在接收参会者联系方式之前，需要怎样的同意措辞？ |
| 与参会者的后续联系 | 不直接跟进、联合发出活动总结，或仅限已选择加入者。 | 活动后我们能否联系参会者？以什么形式？ |
| 费用与风险 | 平均分摊、按角色分摊，或一方承担费用而另一方提供讲者。 | 谁批准支出？谁承担取消费用？ |
约定边界说明的步骤
- 与各机构指定的负责人以及协会或委员会开一次会，用两句话确定活动目的。
- 用平实的语言起草一页纸的边界说明，涵盖上述六项决定。
- 把说明发给各机构自己的合规、职业道德或风险联系人，请其在设定日期前提供书面意见。
- 与委员会解决分歧，并把最终措辞及批准人记入决策记录。
- 把已约定的署名和数据措辞加到报名页和讲者确认函中。
- 议程确定后再次复核说明，因为新增讲者可能改变情况。
要向有权限的一方提出的问题
- 向各机构自己的合规或职业道德联系人：我们的参与、措辞或后续跟进，是否会触及我们的职业规则？谁可以书面确认？
- 向相关专业团体或监管机构（如机构提供相关咨询服务）：机构被列为主办方或支持单位之前需要满足什么条件？
- 向数据保护顾问：谁是报名数据的控制者？需要怎样的通知和同意措辞？共享条款如何记录？
- 向各机构的利益冲突审查团队：是否有讲者、议题或其他参会者造成客户冲突，需要在公布之前提出？
让活动对参会者保持有用
参会者是为内容而来，不是为这两家机构而来。把议程委员会的规则写在页面上，避免环节被理解为推销。
用双方都批准的措辞，向参会者简明说明各联合主办方审阅或认可了什么、没有审阅或认可什么。
实例演示 · 虚构示例
一场虚构的联合主办研讨会
以下机构与数字均为虚构，仅作示例。
虚构的律所 Tetuan Contoh 与虚构的咨询机构 Penasihat Contoh，与一个虚构的商业协会合作，筹备一场约 120 名企业代表参加的半天研讨会，由该协会担任主办方登记主体。
协会签署场地合同。名称按字母顺序排列，标志大小相同。协会派出的独立主席批准议题，六个讲者席位中每家机构各得两个。报名数据由协会收集，并为每家机构的后续联系分别设置选择加入的勾选框。
边界说明由各机构的合规联系人审阅。Tetuan Contoh 要求修改宣传措辞，委员会在决策记录中记下修改内容、批准人和日期。
可直接使用
联合主办边界清单
每项决定复制一行，在发出邀请之前与两家机构及主办方登记主体一起填写。
| 决定事项 | 已约定的做法 | 由谁决定 | 甲方意见（其自己的联系人） | 乙方意见（其自己的联系人） | 书面确认日期 | 尚未解决的问题 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 由中立协会主办，两家机构只担任讲者。
- 两家机构过去办过联合活动，了解彼此的规则。
- 不共享数据，除活动页面外没有其他宣传。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 两家机构都是主办方，共享参会者数据，各有各的审阅流程。
- 可能涉及竞争对手或存在利益冲突的客户。
- 没有中立的人来持有边界说明、审批和日历。
需要一位中立的人来持有边界说明？
会议项目负责人可以与委员会一起起草边界说明和清单，把它送交各机构自己的合规联系人，跟进书面意见，保管决策记录，并向场地和供应商说明已约定的名称与署名。职业规则和数据保护方面的问题仍由各机构的顾问负责。请发来主办方名单和日期，以便确定工作范围。
主办方常见问题
谁应当作为主办方登记主体？
通常是中立协会或一方共同认可的机构。选择签署合同并持有报名数据的实体，并把这一选择记录下来。
活动后两家机构都能向参会者做营销吗？
这取决于各机构自己的规则和报名时使用的同意措辞。请询问各机构自己的联系人和你的数据保护顾问，并记录答复。
标志应该一样大吗？
许多主办方采用相同大小和字母顺序来避免争议。请核对各机构自己对名称呈现方式的规定。
如果一方想审阅另一方的幻灯片怎么办？
除非双方同意，否则避免这样做。改由独立主席或委员会担任内容批准人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。