Aliran pendaftaran berkumpulan acara
Sebuah syarikat mahu menghantar dua belas orang, dan borang perwakilan tunggal anda tidak menyatakan siapa membayar, siapa dinamakan atau siapa menerima pengesahan.
Jawapan ringkas
Pendaftaran kumpulan memisahkan dua peranan: penempah, yang mengatur dan biasanya membayar, dan perwakilan, yang hadir. Aliran mesti menyatakan bila setiap perwakilan dinamakan, siapa menerima mesej mana, cara penggantian dibuat dan siapa diinvois.
Putuskan sama ada kerusi dinamakan semasa tempahan atau disimpan dahulu dan dinamakan kemudian. Menyimpan dahulu lebih mudah bagi penempah tetapi memerlukan tarikh akhir penamaan, jika tidak senarai akhir masih tidak diketahui pada tarikh akhir pihak katering.
Aliran mengikut peringkat
- Penempah mendaftar dengan bilangan kerusi dan butiran hubungan sendiri, dan memilih cara bayaran.
- Sistem atau urus setia menyimpan kerusi untuk tempoh yang dinyatakan dan merekodkan penempah sebagai hubungan.
- Penempah memberi butiran perwakilan sebelum tarikh akhir penamaan, sama ada pada borang atau templat yang anda hantar.
- Setiap perwakilan menerima atau dihantar pengesahan, bergantung pada peraturan hubungan yang anda tetapkan.
- Penggantian dibenarkan sehingga tarikh dinyatakan dan direkodkan dengan nama lama dan baharu.
- Kerusi tanpa nama pada tarikh akhir dilepaskan atau ditanda untuk penempah, seperti diputuskan lebih awal.
Keputusan sebelum tempahan kumpulan dibuka
| Keputusan | Pilihan | Akibat |
|---|---|---|
| Kerusi bernama atau disimpan | Namakan semasa tempahan, atau simpan dan namakan kemudian. | Menyimpan memerlukan tarikh akhir penamaan dan peraturan pelepasan. |
| Siapa membayar dan diinvois | Penempah atau setiap perwakilan. | Kewangan perlukan satu nama invois dan satu rujukan bayaran bagi setiap kumpulan. |
| Siapa menerima pengesahan | Penempah sahaja, atau penempah dan perwakilan. | Perwakilan yang tidak pernah dihubungi mungkin tidak tahu apa dibawa atau ke mana. |
| Kategori bagi setiap perwakilan | Satu kategori untuk kumpulan, atau setiap perwakilan. | Kumpulan bercampur memerlukan setiap perwakilan disemak. Lihat peraturan kategori. |
| Penggantian dan pembatalan | Percuma sehingga tarikh, atau kelulusan setiap kali. | Takrifkan bersama proses pembatalan anda. |
| Permintaan diet dan akses | Bagi setiap perwakilan pada borang, atau melalui penempah. | Kumpul bagi setiap orang supaya kiraan betul. Lihat penyelarasan diet. |
Pendaftaran berganda dan e-mel kongsi dalam kumpulan
Tempahan kumpulan ialah tempat pendaftaran berganda bermula: penempah memasukkan rakan sekerja yang juga mendaftar sendiri. Minta nama sendiri setiap perwakilan dan e-mel kerja, dan kenakan peraturan pengesanan pendaftaran berganda pada entri kumpulan juga.
Maklumat yang penempah perlukan
- Rujukan kumpulan dan senarai kerusi bernama dan tanpa nama.
- Tarikh akhir penamaan dan penggantian.
- Apa yang boleh diubah penempah sendiri dan apa yang memerlukan urus setia.
- Status invois atau bayaran bagi seluruh kumpulan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah syarikat menempah dua belas kerusi untuk seminar
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Syarikat Fiktif Teknologi Pembinaan menempah 12 kerusi pada seminar melalui penyelaras latihannya. Enam perwakilan dinamakan semasa tempahan dan enam disimpan, dengan tarikh akhir penamaan dinyatakan dalam pengesahan tempahan.
Menjelang tarikh akhir, empat lagi dinamakan. Urus setia mengirim e-mel kepada penyelaras tentang dua kerusi tanpa nama, dan penyelaras melepaskannya. Seorang perwakilan bernama diganti oleh rakan sekerja sebelum tarikh penggantian, direkodkan sebagai nama lama dan baharu pada rekod kumpulan. Kewangan menghantar satu invois kepada syarikat.
Gunakan sendiri
Helaian aliran pendaftaran kumpulan
Lengkapkan satu helaian bagi setiap acara dan sesuaikan borang dan mesej anda dengannya.
- Kerusi dinamakan semasa tempahan, atau disimpan dan dinamakan kemudian:
- Tarikh akhir penamaan dan apa berlaku kepada kerusi tanpa nama:
- Butiran penempah yang dikumpul:
- Butiran perwakilan yang dikumpul (nama, e-mel kerja, kategori, diet, akses):
- Siapa diinvois dan siapa menerima pengesahan bayaran:
- Siapa menerima pengesahan setiap perwakilan:
- Peraturan penggantian dan tarikh terakhir:
- Peraturan pembatalan bagi satu kerusi dan bagi kumpulan:
- Rekod kumpulan menunjukkan: rujukan, kerusi bernama, tanpa nama, status bayaran:
- Ujian: kumpulan lima orang dengan dua kerusi tanpa nama, satu penggantian, satu pembatalan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan jarang berlaku dan kecil, dan seorang mengendalikannya melalui e-mel.
- Anda selesa penempah menjadi satu-satunya hubungan.
- Bayaran ialah satu invois bagi setiap kumpulan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kumpulan membentuk bahagian besar kehadiran dan tiba secara bergelombang.
- Perwakilan memerlukan lencana, sesi atau kiraan diet individu.
- Beberapa kumpulan berkongsi penaja atau organisasi induk yang mempunyai peraturan sendiri.
Mahu tempahan kumpulan diurus tanpa rangkaian e-mel?
Ketua projek persidangan boleh mereka aliran kumpulan bersama urus setia dan kewangan anda, menetapkan rentak penamaan dan penggantian, dan mengejar kerusi tanpa nama sebelum tarikh akhir pembekal. Keputusan tentang bayaran balik dan pengecualian kekal dengan jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami mengumpul nama setiap perwakilan semasa tempahan?
Jika kumpulan kecil, ya. Untuk kumpulan lebih besar, simpan kerusi dahulu tetapi tetapkan tarikh akhir penamaan supaya lencana dan kiraan boleh dimuktamadkan.
Siapa patut menerima e-mel pengesahan?
Putuskan semasa mereka bentuk aliran. Penempah biasanya menerima pengesahan kumpulan, dan perwakilan juga memerlukan butiran sendiri jika mereka perlu bertindak.
Bagaimana mengendalikan kumpulan yang membayar dengan satu invois?
Persetujui dengan kewangan siapa diinvois dan rujukan apa digunakan. Rujukan kumpulan patut muncul pada invois dan pada rekod pendaftaran.
Bolehkah platform mengendalikan tempahan kumpulan?
Semak dokumentasi atau sokongannya sendiri, dan uji aliran dengan kumpulan rekaan sebelum dibuka. Jangan andaikan ia mengendalikan penggantian atau kerusi tanpa nama seperti yang anda perlukan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.