简要回答
团体报名要区分两种角色：预订人，负责安排并通常付款；代表，实际出席。流程必须说明每位代表何时具名、谁收到哪些信息、如何换人，以及向谁开发票。
要决定是预订时就具名，还是先保留座位、之后再具名。先保留对预订人更方便，但需要设定具名截止日期，否则到餐饮供应商截止日时最终名单仍未确定。
分阶段的流程
- 预订人填写座位数和自己的联系方式，并选择付款方式。
- 系统或秘书处在规定期限内保留座位，并把预订人记为联络人。
- 预订人在具名截止日期前提供代表资料，可通过表单或您发送的模板。
- 每位代表收到或被转发确认信息，视您设定的联系规则而定。
- 在规定日期前允许换人，并记录原姓名和新姓名。
- 截止日仍未具名的座位按事先决定释放，或提醒预订人。
开放团体预订前要决定的事项
团体中的重复报名与共用邮箱
团体预订是重复报名的源头：预订人填入同事，而同事又自己报了名。请要求每位代表填写本人姓名和工作邮箱，并把重复报名识别规则同样用在团体条目上。
预订人需要拿回的信息
- 团体编号，以及已具名和未具名座位清单。
- 具名和换人的截止日期。
- 预订人自己能改什么，哪些需要秘书处处理。
- 整个团体的发票或付款状态。
实例演示 · 虚构示例
某公司为研讨会预订十二个座位
虚构的机构和数字，用来展示有用的细节程度。
Syarikat Fiktif Teknologi Pembinaan 通过培训协调员为一场研讨会预订 12 个座位。预订时具名 6 位，另 6 个座位先保留，预订确认信里写明了具名截止日期。
截止日前又有 4 位具名。秘书处就两个未具名座位发邮件给协调员，协调员选择释放。一位已具名的代表在换人日期前被同事替换，团体记录中保留了原名和新名。财务向公司开出一张发票。
可直接使用
团体报名流程表
每场活动完成一份，并据此调整表单和信息。
- 预订时具名，还是先保留再具名：
- 具名截止日期，以及未具名座位怎么处理：
- 收集的预订人资料：
- 收集的代表资料（姓名、工作邮箱、类别、饮食、无障碍）：
- 向谁开发票、谁收到付款确认：
- 谁收到每位代表的确认：
- 换人规则及最后日期：
- 单个座位和整个团体的取消规则：
- 团体记录显示：编号、已具名座位、未具名座位、付款状态：
- 测试：五人团体，两个座位未具名，一次换人，一次取消：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团体很少且规模小，一个人用邮件就能处理。
- 您接受预订人是唯一联络人。
- 每个团体只开一张发票。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 团体占出席人数很大比例，并且成批到来。
- 代表需要个别胸牌、场次或饮食数量。
- 几个团体共用同一赞助方或有自己规则的母机构。
想把团体预订管得不再靠一串邮件吗？
会议项目负责人可以与秘书处和财务一起设计团体流程，建立具名和换人的节奏，并在供应商截止日前跟进未具名座位。退款和例外的决定仍由委员会作出。
主办方常见问题
预订时就应该收集每位代表的姓名吗？
团体小的话，是的。团体较大时，可先保留座位，但要设定具名截止日期，才能确定胸牌和人数。
确认邮件应该发给谁？
在设计流程时决定。预订人通常收到团体确认，如果代表需要采取行动，也需要收到自己的资料。
团体用一张发票付款应该怎么处理？
与财务商定向谁开发票、使用什么编号。团体编号应同时出现在发票和报名记录上。
平台能处理团体预订吗？
请查阅平台自己的文档或联系客服，并在开放前用虚构团体测试流程。不要假设它处理换人或未具名座位的方式符合您的需要。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。