Mengurus manfaat terhad seperti ruang rehat, sesi dan resepsi
Tiga penaja mahukan ruang rehat yang sama, dan venue belum mengesahkan sama ada ruang itu boleh dijenamakan langsung.
Jawapan ringkas
Manfaat terhad perlu tiga perkara dimuktamadkan sebelum ditawarkan: sama ada ia boleh disampaikan secara fizikal dan kontrak, bagaimana pilihan antara penaja yang berminat akan dibuat, dan siapa menyampaikannya pada hari acara.
Peruntukkan mengikut peraturan yang boleh dinyatakan, simpan manfaat sebagai ditempah sehingga perjanjian bertandatangan wujud, dan rekodkan setiap keputusan di tempat seluruh pasukan boleh melihat.
Sahkan dahulu manfaat boleh disampaikan
- Minta venue mengesahkan secara bertulis sama ada ruang boleh dijenamakan, waktu akses yang terpakai dan sebarang sekatan makanan, papan tanda atau peralatan.
- Tanya venue dan jawatankuasa program sama ada slot sesi atau waktu resepsi sudah muktamad.
- Senaraikan kos penyampaian dan siapa menanggungnya, menggunakan kaedah penetapan harga.
- Namakan orang yang akan mengendalikan manfaat pada hari acara, dan apa yang diperlukan daripada penaja lebih awal.
Pilih peraturan peruntukan sebelum sesiapa bertanya
| Peraturan | Cara berfungsi | Pertukaran |
|---|---|---|
| Pertama disahkan | Penaja pertama yang ada perjanjian bertandatangan dan terma bayaran dipersetujui memegangnya. | Jelas dan mudah, tetapi memberi ganjaran kepada kelajuan dan bukan kesesuaian. |
| Mengikut susunan tahap | Penaja dalam tahap tertinggi memilih dahulu, kemudian tahap seterusnya. | Boleh diramal, tetapi memerlukan pilihan tahap dibuat lebih awal. |
| Pilihan jawatankuasa | Kumpulan bernama memutuskan berdasarkan kriteria dinyatakan seperti kesesuaian peserta. | Lebih perlahan, dan kriteria perlu ditulis. |
| Bidaan berharga | Penaja menawarkan dalam satu julat. | Boleh mengganggu keselesaan ahli dan memerlukan tarikh tutup yang jelas. |
Tahan, tempah dan lepaskan
- Tandakan manfaat sebagai tersedia dalam inventori.
- Apabila penaja menunjukkan minat, tetapkan sebagai ditahan untuk bilangan hari yang dinyatakan, dan maklumkan tarikhnya kepada penaja.
- Apabila perjanjian ditandatangani, tetapkan sebagai dijual dan tutup baris inventori.
- Jika tahanan tamat atau penaja menolak, lepaskan dan maklumkan penaja yang menunggu mengikut susunan peraturan anda.
Rancang manfaat sebagai unsur acara
Ruang rehat, sesi atau resepsi ialah acara kecil di dalam acara anda. Ia memerlukan lembaran jalan, kakitangan, akses pembekal, sempadan jelas tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan penaja, dan pelan sandaran jika bilangan berubah.
Semak setiap manfaat terhad terhadap eksklusiviti kategori dan kawalan jualan berganda sebelum mengumumkannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Kongres fiksyen memperuntuk satu ruang rehatnya
Organisasi dan angka fiksyen, hanya untuk ilustrasi.
Kongres Fiktif Farmasi Hospital mempunyai satu ruang rehat peserta dan empat penaja berminat. Venue mengesahkan secara bertulis bahawa penjenamaan dibenarkan di dinding tetapi tidak di tingkap, dan katering mesti daripada venue.
Jawatankuasa memilih peraturannya lebih awal: tahap tertinggi memilih dahulu, kemudian yang pertama menandatangani. Ruang rehat ditahan untuk satu penaja selama sepuluh hari, dilepaskan apabila penaja menarik diri, kemudian ditawarkan kepada yang seterusnya. Urus setia menamakan seorang kakitangan untuk mengendalikan ruang rehat dan menulis lembaran jalan satu halaman.
Gunakan sendiri
Templat peruntukan dan penyampaian manfaat terhad
Lengkapkan satu salinan bagi setiap manfaat terhad sebelum ia muncul dalam prospektus.
- Manfaat dan kuantiti tersedia:
- Pengesahan venue diterima secara bertulis, dengan tarikh dan sekatan:
- Pengesahan program atau jawatankuasa, jika sesi atau slot:
- Peraturan peruntukan dan siapa menggunakannya:
- Tempoh tahanan dalam hari dan siapa memaklumkan penaja:
- Kos penyampaian dan siapa menanggung:
- Pemilik pada hari acara dan lokasi lembaran jalan:
- Kategori eksklusif atau sekatan pesaing:
- Tanggungjawab penaja dan tarikh akhir:
- Pelan sandaran jika kehadiran, ruang atau masa berubah:
- Status: tersedia, ditahan, dijual atau dilepaskan, dengan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada satu atau dua manfaat terhad dan pemilik jelas bagi setiap satu.
- Venue sudah mengesahkan ruang secara bertulis.
- Jawatankuasa menerima peraturan peruntukan yang mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa manfaat terhad bergantung pada kelulusan venue, pembekal dan jawatankuasa yang berasingan.
- Penaja sudah bersaing untuk perkara yang sama.
- Tiada siapa memiliki pengendalian unsur yang dihoskan penaja pada hari acara.
Mahu manfaat terhad dirancang sebagai sebahagian acara?
Ketua projek persidangan boleh menyelaras pengesahan venue, peraturan peruntukan jawatankuasa dan lembaran jalan bagi ruang rehat, sesi dan resepsi yang dihoskan penaja. Event Blueprint boleh meletakkan unsur ini dalam program, pelan ruang dan keperluan pembekal. Menjual dan berunding dengan penaja kekal dengan pasukan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila manfaat terhad patut ditanda sebagai dijual?
Hanya apabila perjanjian ditandatangani dan terma bayaran dipersetujui. Sehingga itu, tandakan sebagai ditahan dengan tarikh tamat dan maklumkan penaja.
Berapa lama tahanan patut berlangsung?
Cukup lama untuk kelulusan penaja sendiri tetapi cukup singkat supaya penaja lain tidak menunggu. Pilih bilangan hari, nyatakan secara bertulis dan terapkan kepada semua.
Bagaimana jika venue mengubah syarat?
Maklumkan penaja yang menahan dengan segera, tawarkan pilihan dalam perjanjian anda dan kemas kini inventori. Letakkan syarat venue secara bertulis sejak awal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.