Matriks keperluan lokasi acara
Tiga lokasi menghantar brosur, masing-masing kuat dalam cara berbeza, dan jawatankuasa tiada senarai bersama tentang apa yang acara sebenarnya perlukan.
Jawapan ringkas
Matriks keperluan lokasi menyenaraikan apa yang acara perlukan daripada lokasi, dibahagikan kepada wajib, pilihan dan belum diketahui, dengan bukti yang akan diminta pada setiap baris. Ia ditulis sebelum lokasi dibandingkan, supaya perbandingan menguji lokasi terhadap acara, bukan sebaliknya.
Setiap dakwaan lokasi tentang ruang, akses, perkhidmatan atau ketersediaan ialah sesuatu yang perlu diperoleh secara bertulis dan disemak di tapak. Matriks memberitahu dakwaan mana yang penting.
Mengapa tulis sebelum senarai pendek
Tanpa senarai bertulis, lokasi pertama yang mengagumkan menetapkan piawaian dan jawatankuasa mengubah keperluannya agar sesuai. Menulis keperluan dahulu mengekalkan perbincangan pada acara.
Ia juga memberi lokasi soalan yang jelas untuk dijawab, yang biasanya menghasilkan balasan bertulis yang lebih baik.
Tiga peringkat bagi setiap keperluan
| Peringkat | Maksud | Bagaimana digunakan |
|---|---|---|
| Wajib | Acara tidak boleh berjalan dengan baik tanpanya | Lokasi yang tidak dapat menunjukkan bukti tersingkir |
| Pilihan | Bernilai tetapi ada alternatif yang boleh digunakan | Digunakan untuk membandingkan lokasi yang lulus setiap keperluan wajib |
| Belum diketahui | Anda belum tahu sama ada ia diperlukan | Jadikan soalan untuk pemilik atur cara atau jawatankuasa, dengan tarikh |
Tajuk yang perlu dilindungi
- Atur cara: sesi utama, sesi selari, pendaftaran, katering dan ruang rangkaian yang diperlukan serentak.
- Bilangan: kehadiran dijangka sebagai julat, dan susun atur yang mahu dibandingkan.
- Tarikh: tempoh pilihan, tarikh yang dielakkan, serta masa persediaan dan pembongkaran.
- Akses: laluan ketibaan, pemunggahan, lif dan laluan tanpa tangga, sebagai soalan untuk disahkan dan diperiksa.
- Teknikal: kuasa, internet, audio visual, pemasangan dan peraturan rumah, sebagai soalan untuk lokasi dan pembekal teknikal.
- Perkhidmatan: katering, ruang solat, bilik simpanan, papan tanda, keselamatan dan siapa boleh membekal apa.
- Komersial: apa yang mesti ada dalam sebut harga, terma deposit dan pembatalan, serta tarikh akhir keputusan.
- Pematuhan: apa yang lokasi mesti tunjukkan kepada anda, seperti dokumen keselamatan dan lesen miliknya.
Menukar setiap baris kepada bukti
- Tulis setiap keperluan sebagai pernyataan yang boleh diuji, seperti bilik utama memuatkan seluruh hadirin dalam susun atur yang dipilih.
- Namakan bukti: pengesahan bertulis, pelan lantai dengan ukuran, sijil, atau perkara yang akan anda lihat semasa lawatan.
- Namakan siapa mengesahkan: lokasi secara bertulis, anda di tapak, atau pakar.
- Rekod tarikh ia disemak. Anggap brosur atau laman web sebagai petunjuk, bukan bukti.
- Bawa senarai ke pembina senarai semak pemeriksaan, matriks senarai pendek dan log bukti lawatan tapak.
Apa yang diserahkan kepada pakar
Kapasiti, keselamatan kebakaran dan bangunan, piawaian kebolehcapaian dan lesen ialah keputusan untuk pengendali lokasi dan pihak berkuasa atau profesional yang berkelayakan. Matriks anda merekod soalan dan dokumen yang akan diminta, bukan jawapannya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan ahli dengan satu keperluan sesi selari yang belum pasti
Organisasi fiksyen dan angka ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan profesional fiksyen merancang persidangan sehari untuk 250 hingga 350 ahli. Matriksnya menyenaraikan sebagai wajib: bilik utama untuk seluruh hadirin, dua bilik sesi selari tersedia serentak, laluan tanpa tangga ke setiap bilik sesi, dan ruang solat yang tenang. Pilihan termasuk kawasan pendaftaran berasingan dan cahaya semula jadi.
Satu baris ialah Belum diketahui: sama ada pameran kecil diperlukan. Jawatankuasa diminta memutuskan menjelang tarikh yang ditetapkan. Jika ya, keperluan wajib baharu ditambah sebelum lokasi disenarai pendek. Setiap keperluan wajib mempunyai item bukti yang dinamakan, dan tiada satu pun ditanda sebagai dipenuhi berdasarkan brosur.
Gunakan sendiri
Matriks keperluan lokasi
Salin jadual ini, isi satu baris bagi setiap keperluan, dan hantar baris wajib kepada setiap lokasi sebagai soalan bertulis.
| Keperluan | Peringkat (wajib / pilihan / belum diketahui) | Pernyataan yang boleh diuji | Bukti untuk diperoleh | Disahkan oleh (lokasi secara bertulis / di tapak / pakar) | Tarikh disemak | Status (dipenuhi / tidak / belum diketahui) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bilik sesi utama | ||||||
| Bilik sesi selari serentak | ||||||
| Laluan tanpa tangga ke setiap bilik sesi | ||||||
| Masa persediaan dan pembongkaran | ||||||
| Sebut harga termasuk: [senarai] |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa sudah bersetuju tentang bentuk atur cara dan saiz hadirin.
- Seorang boleh mengejar balasan lokasi dan menyimpan matriks.
- Acara serupa dengan yang pernah anda anjurkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pihak berkepentingan tidak bersetuju tentang keperluan acara.
- Atur cara belum muktamad, jadi keperluan terus berubah.
- Keputusan lokasi memerlukan asas yang didokumenkan untuk jawatankuasa atau kewangan.
Mahu keperluan ditulis ke dalam pelan?
Event Blueprint mendokumenkan skop, bentuk atur cara, keperluan lokasi, keperluan pembekal dan tanggungjawab di satu tempat, supaya lokasi ditanya soalan bertulis yang sama dan dibandingkan atas asas yang sama. Pilihan lokasi dan semakan oleh pihak berkelayakan kekal pada organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak keperluan yang patut ada dalam matriks?
Sebanyak yang acara perlukan dan tidak lebih. Senarai pendek keperluan wajib yang benar lebih berguna daripada senarai panjang yang semuanya dilabel penting.
Bolehkah brosur lokasi dikira sebagai bukti?
Anggap ia petunjuk. Minta pengesahan bertulis untuk tarikh dan susun atur tertentu, dan semak apa yang boleh semasa lawatan.
Bagaimana jika lokasi tidak dapat memenuhi keperluan wajib?
Sama ada lokasi tersingkir, atau jawatankuasa memutuskan secara bertulis untuk menurunkan keperluan itu, dengan sebabnya.
Perlukah matriks menyenaraikan harga?
Rekod apa yang mesti ada dalam sebut harga, dan bandingkan sebut harga bertulis dalam matriks senarai pendek. Jangan bergantung pada harga yang didengar dalam perbualan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.