Matriks senarai pendek venue acara profesional
Jawatankuasa anda mempunyai beberapa sebut harga venue dan satu daripadanya jauh lebih murah, tetapi tiada siapa pasti ia benar-benar boleh menganjurkan acara.
…
Jawapan ringkas
Matriks ini mengasingkan dua perkara. Keperluan wajib menentukan sama ada venue layak, dan pilihan berwajaran hanya menyusun venue yang sudah layak.
Venue yang gagal satu keperluan wajib tidak dimasukkan dalam senarai pendek yang disyorkan walau serendah mana harganya. Keperluan yang hanya dijanjikan secara lisan kekal belum disahkan sehingga venue menulisnya.
Apa yang dimasukkan
- Keperluan wajib: perkara yang mesti ada pada venue jika tidak ia tidak boleh digunakan, seperti bilik yang memuatkan peserta anda dalam susun atur anda, akses tanpa tangga atau tarikh tetap.
- Venue calon: jumlah sebut harga, sama ada sebut harga bertulis, sama ada anda mempunyai bukti bilik dan susun atur, serta penilaian pilihan bagi fleksibiliti bilik dan akses peserta.
- Bukti: bagi setiap venue dan keperluan, sama ada dipenuhi dan disahkan secara bertulis, dipenuhi tetapi belum bertulis, tidak dipenuhi, atau belum diketahui.
- Wajaran pilihan: betapa pentingnya harga bertulis, fleksibiliti bilik dan akses peserta. Wajaran kosong mengetepikan pilihan itu.
Cara venue dikelaskan
Venue layak apabila setiap keperluan wajib dipenuhi dan disahkan secara bertulis. Ia belum disahkan apabila tiada yang gagal tetapi sebahagian keperluan hanya lisan atau tidak diketahui. Ia disingkirkan apabila mana-mana keperluan tidak dipenuhi.
Hanya venue yang layak diberi skor dan disenaraikan dalam senarai pendek. Venue yang disingkirkan dan belum disahkan muncul dalam jadual berasingan dengan keperluan tepat yang gagal atau masih perlu disahkan.
Cara harga digunakan
Hanya sebut harga yang disahkan secara bertulis menyumbang kepada skor harga, dan skor diskalakan merentasi venue yang layak sahaja. Harga sangat rendah daripada venue yang gagal satu keperluan tidak boleh meregangkan skala atau menaikkan kedudukan sesiapa.
Jika venue yang layak tiada sebut harga bertulis, skornya meliputi lebih sedikit pilihan dan ia ditandakan sementara.
Apa yang tidak dilakukan matriks ini
Ia tidak menyemak kapasiti, keselamatan atau kebolehcapaian. Minta setiap venue mengesahkan perkara itu secara bertulis dan minta pihak yang sesuai menyemaknya.
Gunakan pembanding lokasi apabila kawasan masih terbuka, rekod keputusan dalam log keputusan dan, jika membandingkan pilihan berpenginapan, gunakan pembanding pakej persidangan berpenginapan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Perbandingan venue yang fiktif
Venue dan angka fiktif, untuk menunjukkan bagaimana penyingkiran berfungsi.
Sebuah persatuan fiktif memerlukan bilik untuk 150 orang gaya teater, akses tanpa tangga dan dua bilik kumpulan. Dewan Bajet menyebut RM 9,000 tetapi tidak boleh memuatkan 150 orang, jadi ia disingkirkan. Pusat Persidangan Taman hanya mempunyai jaminan lisan tentang akses dan tiada apa-apa tentang bilik kumpulan, jadi ia belum disahkan.
Dewan Besar Hotel Bandar menyebut RM 16,000, memenuhi setiap keperluan secara bertulis dan ialah satu-satunya venue yang layak. Ia mendahului senarai pendek walaupun paling mahal, kerana venue lebih murah tidak layak.
Gunakan sendiri
Senarai semak kelayakan venue
Senaraikan keperluan wajib di sisi dan venue di atas. Tandakan setiap sel dipenuhi bertulis, dipenuhi lisan, tidak dipenuhi atau tidak diketahui.
| Keperluan wajib | Venue A | Venue B | Venue C |
|---|---|---|---|
| Sebut harga bertulis (RM) | |||
| Layak? (semua keperluan dipenuhi bertulis) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ada dua atau tiga venue, keperluan jelas dan venue akan mengesahkannya secara bertulis.
- Jawatankuasa boleh membaca sebut harga dan susun atur sendiri.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keperluan belum ditulis dan venue menjawab berbeza-beza, jadi tiada apa boleh dibandingkan.
- Sebut harga dan susun atur bilik perlu diminta, dijejaki dan didamaikan merentasi beberapa venue.
- Jawatankuasa mahukan keperluan pembekal bertulis dan senarai pendek yang boleh dipertahankan.
Mahu keperluan venue dan senarai pendek disediakan untuk anda?
Event Blueprint boleh menggariskan keperluan wajib, pengesahan bertulis yang perlu diminta dan cara pilihan akan ditimbang, supaya setiap venue menjawab ringkasan yang sama. Jawatankuasa memutuskan venue mana yang diluluskan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah venue murah mendahului senarai pendek?
Hanya jika ia memenuhi setiap keperluan wajib dengan pengesahan bertulis. Venue yang gagal satu keperluan tidak dimasukkan dalam senarai pendek walau apa pun harganya.
Mengapa jaminan lisan tidak mencukupi?
Jaminan lisan sukar dipercayai kemudian. Alat ini menandakan venue belum disahkan sehingga keperluan disahkan secara bertulis.
Bagaimana jika tiada venue yang layak?
Senarai pendek kosong dan alat ini menyatakannya. Dapatkan perkara terbuka disahkan atau semak semula keperluan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.