地点、场地物流与跨团队协调工具
专业活动场地候选比较矩阵
委员会收到几份场地报价，其中一家便宜得多，但没人确定它是否真能办这场活动。
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简要回答
矩阵把两件事分开。必备要求决定场地是否合格，加权偏好只对已经合格的场地排序。
不满足某项必备要求的场地，无论价格多低，都不会进入推荐入围名单。只有口头承诺的要求，在场地书面确认之前一律算未确认。
需要输入什么
- 必备要求：场地必须具备、否则无法使用的条件，例如在您的布局下能容纳参会者的房间、无台阶通道或固定日期。
- 候选场地：报价总额、报价是否为书面、是否已收到房间与布局资料，以及房间灵活性和参会者到达便利的可选评分。
- 证据：针对每个场地和每项要求，写明是满足且已书面确认、满足但尚无书面确认、不满足，还是尚未知。
- 偏好权重：书面报价、房间灵活性和到达便利各有多重要。权重留空则不使用该项偏好。
场地如何归类
每项必备要求都满足并有书面确认，场地为合格。没有不满足的项，但部分要求只有口头承诺或尚未知，为未确认。任何一项要求不满足，为已淘汰。
只有合格场地会被打分并列入入围名单。已淘汰和未确认的场地出现在另一张表中，列出具体哪些要求不满足或仍需确认。
价格如何使用
只有书面确认的报价才计入价格得分，且得分只在合格场地之间换算。因此不满足要求的场地给出的极低价格，既不能拉伸比例，也不能抬高任何场地的名次。
合格场地如果没有书面报价，其得分涵盖的偏好较少，并标为暂定。
矩阵不做什么
它不核实容量、安全或无障碍情况。请每个场地书面确认这些事项，并由合适的人员审核。
区域尚未确定时可用按参会者出发地比较活动地点，把决定记入决策记录；若要比较住宿选项，请用住宿会议套餐比较工具。
实例演示 · 虚构示例
一次虚构的场地比较
虚构的场地与数字，用来展示淘汰如何运作。
一家虚构的协会需要能容纳 150 人剧院式布置的房间、无台阶通道和两间分组讨论室。经济厅报价 RM 9,000，但容纳不了 150 人，因此被淘汰。花园会议中心在通道上只有口头保证，分组讨论室方面没有任何说明，因此未确认。
城市酒店宴会厅报价 RM 16,000，所有要求都有书面确认，是唯一合格的场地。尽管它最贵，仍排在入围名单第一，因为更便宜的场地没有资格。
可直接使用
场地资格核对表
左侧列出必备要求，上方列出各场地。每个格子标明：书面满足、口头满足、不满足或未知。
| 必备要求 | 场地 A | 场地 B | 场地 C |
|---|---|---|---|
| 书面报价（RM） | |||
| 是否合格？（全部要求书面满足） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有两三个场地，要求清楚，场地也愿意书面确认。
- 委员会自己能看懂报价和布局图。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 要求还没写下来，各场地回答不一，因此无从比较。
- 需要向多个场地索取、催办并核对报价和房间布局。
- 委员会想要一份书面的供应商要求和一份站得住脚的入围名单。
想请人准备场地要求和入围名单？
Event Blueprint 可以梳理必备要求、需要索取的书面确认以及偏好的权衡方式，让每个场地都回应同一份简报。批准哪个场地，由委员会决定。
主办方常见问题
便宜的场地能排在入围名单第一吗？
只有它满足每项必备要求并有书面确认时才可以。不满足某项要求的场地，无论价格多少，都不入围。
为什么口头保证不够？
口头保证事后很难依赖。工具会把场地标为未确认，直到要求获得书面确认。
如果没有场地合格怎么办？
入围名单为空，工具会明确说明。请先让未决事项得到确认，或重新审视这些要求。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。