Pembina senarai semak pemeriksaan lokasi acara
Sebuah venue telah disenarai pendek dan jawatankuasa mahu tahu apa yang benar-benar telah disahkan sebelum sesiapa menandatangani.
…
Jawapan ringkas
Pembina ini menukar keperluan venue anda kepada senarai semak pemeriksaan tapak. Bagi setiap keperluan, anda merekod apa yang venue katakan, jika ada, dan bukti yang anda pegang: pengesahan bertulis, dokumen venue atau sesuatu yang dilihat semasa lawatan.
Setiap keperluan bermula sebagai belum dijawab. Kata-kata venue direkodkan sebagai dinyatakan, dan hanya jenis bukti dengan rujukan menjadikannya berbukti. Kapasiti dan akses sentiasa memerlukan bukti untuk susun atur dan peserta anda, dan alat ini tidak pernah menyatakan sesebuah venue memenuhi sesuatu keperluan.
Apa yang perlu dimasukkan
- Keperluan daripada brief anda sendiri, satu bagi setiap baris: bilik untuk susun atur anda, laluan yang akan digunakan peserta, internet dan AV yang diperlukan, peraturan katering dan perkara lain yang penting.
- Satu bidang bagi setiap keperluan (kapasiti, susun atur, akses, teknikal, katering, lain-lain) dan tanda bagi keperluan wajib.
- Apa yang venue nyatakan, hanya jika ia telah ditanya dan telah menjawab. Biarkan kosong jika tidak.
- Jenis bukti dan rujukan: pengesahan bertulis beserta tarikhnya, dokumen atau pelan lantai venue beserta versinya, atau nota daripada lawatan tapak.
Bagaimana setiap keperluan dikelaskan
Belum dijawab bermaksud belum ada apa yang diketahui. Dinyatakan bermaksud venue telah berkata sesuatu, atau anda ada jenis bukti tanpa rujukan, jadi ia belum boleh digunakan sebagai bukti. Berbukti bermaksud jenis dan rujukan telah direkodkan.
Berbukti tidak bermaksud keperluan itu dipenuhi. Anda yang menilainya, bersama venue dan mana-mana pakar yang anda lantik. Keputusan menunjukkan soalan untuk dikemukakan kepada venue bagi setiap keperluan yang belum berbukti.
Mengapa kapasiti dan akses dikendalikan dengan ketat
Angka kapasiti bergantung pada susun atur, bilik dan peraturan yang terpakai kepada acara anda, jadi nombor yang disebut secara umum bukan bukti untuk pelan anda. Akses bergantung pada laluan sebenar, pintu dan lif yang dibuka kepada peserta pada hari itu.
Kedua-dua bidang ini disenaraikan sebagai memerlukan bukti sehingga jenis dan rujukan direkodkan, walaupun venue telah memberi jawapan. Gunakan pengesahan kapasiti venue dan log bukti lawatan tapak venue untuk menyimpan apa yang anda kumpulkan.
Soalan bagi bidang yang belum anda senaraikan
Jika anda belum menyenaraikan keperluan dalam kapasiti, susun atur, akses, teknikal atau katering, alat ini menambah soalan umum bagi bidang itu. Ia ialah gesaan untuk bertanya, bukan fakta tentang mana-mana venue.
Had
Alat ini tidak tahu kapasiti, peraturan, harga atau jarak mana-mana venue, dan ia tidak menyusun atau mengesyorkan venue. Ia menyusun apa yang anda tanya dan apa yang anda boleh buktikan. Untuk rutin pemeriksaan yang lebih luas, lihat senarai semak pemeriksaan tapak venue.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah venue rekaan
Venue dan keperluan rekaan, untuk menunjukkan cara status berfungsi.
Sebuah jawatankuasa rekaan menyenaraikan lima keperluan untuk Venue A. Venue telah berkata bilik plenari sesuai tetapi tiada apa-apa secara bertulis, tiada soalan ditanya tentang laluan tanpa tangga, dan venue telah mengesahkan talian internet berwayar melalui e-mel.
Keputusan menunjukkan dua belum dijawab, dua dinyatakan dan satu dengan bukti direkodkan. Kapasiti dan akses kedua-duanya ditandakan memerlukan bukti, dan tiga keperluan wajib belum berbukti.
| Keperluan | Apa yang venue katakan | Status |
|---|---|---|
| Bilik plenari untuk semua hadirin dalam susun atur kami | Dikatakan sesuai | Dinyatakan, belum berbukti (kapasiti) |
| Laluan tanpa tangga dari tempat turun ke bilik plenari | Belum ditanya | BELUM DIJAWAB (akses) |
| Talian internet khusus | Talian berwayar ditawarkan | Bukti direkodkan: e-mel venue bertarikh |
| Bilik kumpulan dalam susun atur teater dan bilik darjah | Dikatakan boleh | Dinyatakan: dilihat semasa lawatan, tiada rujukan |
Gunakan sendiri
Senarai semak pemeriksaan venue
Lengkapkan satu baris bagi setiap keperluan sebelum lawatan, kemudian isi dua lajur terakhir semasa dan selepasnya.
| Keperluan | Bidang | Wajib ada (ya atau tidak) | Apa yang venue nyatakan | Jenis bukti dan rujukan | Soalan yang masih perlu ditanya |
|---|---|---|---|---|---|
| Kapasiti untuk susun atur kami, bagi setiap bilik, dengan pelan yang terpakai | Kapasiti | ||||
| Laluan yang akan digunakan peserta, disemak semasa lawatan | Akses |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu venue disenarai pendek, senarai keperluan yang ringkas dan seorang ahli jawatankuasa yang boleh melawat.
- Venue menjawab dengan segera dan memberi jawapannya secara bertulis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue sedang dipertimbangkan dan setiap satu menjawab dalam format dan kadar yang berbeza.
- Keperluan terus berubah apabila program semakin tetap dan seseorang perlu mengemas kini fail bukti.
- Keputusan venue sudah hampir dan jawatankuasa memerlukan satu gambaran yang diselaraskan tentang apa yang disahkan dan apa yang belum.
Perlukan pemeriksaan venue diselaraskan?
Ketua projek persidangan secara luar sumber boleh mengendalikan senarai keperluan bersama jawatankuasa anda, mengemukakan soalan kepada setiap venue, mengumpul bukti dan melaporkan apa yang masih terbuka sebelum keputusan dibuat. Venue mana yang ditempah dan apa yang ditandatangani kekal pada anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah alat ini memberitahu sama ada sesebuah venue sesuai?
Tidak. Ia merekod apa yang venue katakan dan bukti yang anda pegang. Sama ada sesuatu keperluan dipenuhi ialah penilaian anda, dibuat bersama venue dan mana-mana pakar yang anda lantik.
Apakah yang dikira sebagai bukti?
Pengesahan bertulis, dokumen atau pelan venue, atau sesuatu yang anda lihat semasa lawatan tapak, setiap satu dengan rujukan seperti tarikh atau versi dokumen.
Mengapa jawapan venue tentang kapasiti tidak mencukupi?
Kapasiti bergantung pada susun atur dan peraturan bagi acara anda. Minta angka untuk susun atur anda, secara bertulis, bersama pelan yang terpakai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.