简要回答
补充安排要写明每个茶歇台放什么、员工何时检查、什么情况触发补货，以及谁批准额外备货。要依据议程来规划，因为紧接在超时或主题演讲之后的茶歇，会让所有茶歇台同时承压。
与餐饮供应商书面商定安排，并指定一位主办方联络人，缺货时可以联系。
依据议程规划，而不是钟点
场次一结束，参会者就涌向茶歇台，所以最忙的是前十分钟。列出每次茶歇的开始时间、时长和前一场次。
询问餐饮供应商茶歇前摆出什么、留下什么，以及从厨房补货需要多久。
决定摆出什么、留下什么
| 项目 | 茶歇前 | 留作补货 |
|---|---|---|
| 热饮 | 热水壶或咖啡机已装满，杯子和杯盖备齐 | 备用的牛奶、糖和用水 |
| 冷饮 | 已冷藏并陈列 | 放在冷藏箱的备用冷饮 |
| 食物 | 第一轮已摆上桌 | 第二轮，加盖保存 |
| 特殊饮食品 | 有标示，单独摆放 | 备用份量，按与餐饮供应商商定的方式保存 |
设定补货触发点和检查节奏
商定一个简单的触发点，例如托盘少于四分之一或一壶饮料空了，而不是在压力下靠判断。询问餐饮供应商员工多久巡查一次茶歇台。
如果可以，把茶歇台分散开，免得参会者都挤在一张桌子。人流安排见自助餐排队规划，同样适用于咖啡点。
把数量与人数挂钩
数量应以核对后的人数为准，讲者和工作人员只算一次。使用饮食人数核对工具，让特殊饮食品与人数保持同步。
询问超时如何处理。如果议程延后，餐饮供应商会延长茶歇，还是保留第二轮？
记录发生了什么
每次茶歇后，记下什么缺货、什么有剩余。这些记录用于餐饮浪费记录和明年的数量估算。
实例演示 · 虚构示例
每天三次茶歇的两日研讨会
以下为虚构机构与数字，仅作示意。
Persatuan Fiktif Kakitangan Kewangan 预计有 190 位参会者，上午和下午各安排两次茶歇。秘书处发现主题演讲之后的茶歇总是开始得晚又拥挤。
秘书处请餐饮供应商把第二轮点心加盖留着，在房间后部增设第三个饮料点，并让员工在第五分钟和第十五分钟检查茶歇台。
可直接使用
茶歇补充时间表
每次茶歇复制一份，并分享给餐饮供应商的现场主管。
- 茶歇时间、计划时长和前一场次：
- 预计参会人数，讲者和工作人员只算一次：
- 各茶歇台及其供应内容：
- 留作补货的项目：
- 补货触发点（例如托盘少于四分之一）：
- 茶歇台检查时间：
- 特殊饮食品及标示方式：
- 超时安排：延长、推迟或保留第二轮：
- 缺货时的主办方联络人：
- 茶歇后记录：什么缺货、什么有剩余：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程短，只有一次茶歇。
- 餐饮供应商已把茶歇台人手安排得很好。
- 一个人能在场内巡视。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 两天或以上有多次茶歇。
- 多个房间或楼层，时间不同。
- 议程经常超时，茶歇不断移动。
希望茶歇时间表与议程协调一致吗？
会议项目负责人可以把每次茶歇与议程对齐，与餐饮供应商商定补充时间表，并在现场安排一位联络人，缺货时可随时联系。菜单选择和预算仍归您的委员会。
主办方常见问题
茶歇应该多订多少？
请问餐饮供应商通常的预留量，并与您自己过往的浪费记录比较。避免照抄标准百分比。
谁来看管茶歇台？
通常是餐饮供应商的现场员工。请他们确认检查的频率，并指定一位主办方联络人处理缺货。
如果议程超时怎么办？
事先商定是延长茶歇，还是为第二轮保留食物。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。