餐饮与来宾接待
活动菜单选择需求说明
除非您说明参会者需要什么，餐饮供应商送来的菜单只会适合他们自己的厨房。
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简要回答
菜单选择需求说明告诉餐饮供应商谁用餐、何时、什么形式、预算多少，并列出每份菜单都必须满足的饮食和清真要求。这样餐饮供应商可以提出方案，而不是由您从通用套餐里挑。
先决定谁批准菜单、何时批准，以免在最终人数确认前几天，选择变成委员会的争论。
决定谁来选、谁来批
指定一人比较各方案，一人批准，通常是会议负责人或委员会主席。如果赞助方或资深会员想提意见，先定好意见截止的日期。
需求说明应包含什么
要求提交可比较的方案
给每家餐饮供应商同一份需求说明，要求以相同格式报价：菜式、每人份量、服务人员、设备和收费。否则您比较的是一份午餐与一份菜单。
试吃能决定什么，不能决定什么
试吃能看出品质、份量和摆盘。它不能确认清真状态、过敏原处理或厨房流程，这些要另行请餐饮供应商提供证明。
每次试吃都带同样的两三个人，并按相同的简单标准评分。
让菜单与人数保持一致
选定的菜单会改变厨房必须准备的特殊餐数量。尽早分享饮食构成，并在饮食人数核对工具中保持一份核对后的人数。
实例演示 · 虚构示例
在两家餐饮供应商之间做选择的一日会议
以下为虚构机构与数字。收费仅为示意。
Persatuan Fiktif Pengurus Sumber Manusia 计划一场 260 位参会者的一日会议，会议负责人写了一页需求说明。内容要求坐席午餐、两次咖啡茶歇、由餐饮供应商确认清真状态，以及依据去年报名情况准备 15% 的素食餐。
两家餐饮供应商以相同格式提交方案。一家包含服务人员，另一家单独收费，所以负责人比较的是总收费而不是每人价格，并为入围的一家预约试吃。
可直接使用
菜单选择需求说明模板
复制、填写，并把同一页发给每家餐饮供应商。
- 活动名称、日期、场地和预计人数范围：
- 需要的正餐和茶歇及时间：
- 每项的供餐方式：
- 是否需要清真状态，以及您将如何核实：
- 素食或纯素比例，其他饮食需求：
- 已知过敏原，以及信息如何交给餐饮供应商：
- 预算状况：每人或总额，哪些必须包含：
- 场地的餐饮规定和厨房使用（以场地所述为准）：
- 讲者和工作人员餐：包含在本说明内还是另行处理：
- 方案提交日、试吃日、批准日、最终人数确认日：
- 批准人，以及谁可以提意见：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 场地已绑定了一家餐饮供应商。
- 饮食构成简单，情况已知。
- 一位批准人能很快决定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 正在比较多家餐饮供应商和场地。
- 饮食构成广泛，预算紧。
- 委员会成员偏好不同，又没有决策途径。
希望有人把偏好整理成餐饮需求说明吗？
会议项目负责人可以与您一起起草菜单需求说明，发给各餐饮供应商，逐项比较方案，并向您的批准人提出清楚的建议。菜单和预算的决定仍归您。
主办方常见问题
应该先选菜单还是先选场地？
通常由场地决定可选范围：有些场地要求使用自己的餐饮供应商。先问清楚，再针对剩下的选项写需求说明。
让参会者在多少个菜单选项中选择比较合适？
选项越少，人数越容易统计。如果参会者提前选择，请在报名时收集，并与饮食需求核对。
餐饮供应商可以在方案中确认清真状态吗？
请他们写明并提供支持资料。自己向发证机构核实这些资料，并在需求说明中记录您核实了什么、何时核实的。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。