客户、合作伙伴与思想领导力活动
客户活动前如何明确营销与销售跟进
市场部想把每位参会者加进电子报，销售部想给每人打电话，而客户被告知的是一场学习活动。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
在发出邀请前先约定跟进规则，并在邀请中告诉参会者会有什么后续。决定谁联系谁、何时、谈什么，以及哪些参会者除了一句感谢外什么也不会收到。
检验方法很简单：读过邀请的客户会不会对这些跟进感到意外？
为什么跟进要事先约定
客户论坛建立在信任之上。如果参会者两天后接到无关的销售电话，下一届论坛的资深客户就会减少。
市场部和销售部持有的数据也不同。如果没有约定的流程，同一位客户一周内可能收到问卷、电子报和电话。
跟进类型及其负责人
| 跟进 | 常见负责人 | 需要事先约定的内容 | 不事先决定的风险 |
|---|---|---|---|
| 感谢与资料 | 活动团队或客户经理 | 内容、时间、发送人。 | 迟发或前后不一致。 |
| 反馈问卷 | 活动团队 | 问题、谁能看到原始意见、提醒规则。 | 同一位客户收到多份问卷。 |
| 电子报或内容订阅 | 市场部 | 登记时的同意措辞；未同意的参会者不额外收到。 | 参会者在未核实同意的情况下被加入名单。 |
| 销售沟通 | 客户经理或销售 | 哪些参会者、谈什么、何时、由谁批准方式。 | 对处于敏感时期的客户打生硬的电话。 |
| 各环节的行动事项 | 议程负责人 | 谁记录、谁回复。 | 在活动中提出的问题从未得到回答。 |
把预期写进邀请和登记页面
在邀请中说明参会者之后会收到什么。如果市场部想发送推广信息，登记表需要提供单独而清楚的选项。
请询问隐私负责人，营销通讯需要什么措辞和记录。这是他们的决定，不是活动团队的。
达成约定的步骤
- 与市场、销售、客户服务和活动负责人开一次会，会上完成一页纸。
- 列出每种跟进类型、负责人、时间和适用的参会者。
- 约定敏感客户的规则，以及谁可以看到参会名单。
- 写好邀请和登记页面使用的跟进说明。
- 把约定记录在决策记录中，并在邀请发出前与客户经理分享。
常见出错之处
- 销售部拿到参会名单后当作潜在客户名单使用。
- 感谢邮件被当作营销电子报发出。
- 在活动上提出详细问题的客户没有得到任何回音。
- 跟进预期在活动结束后才约定。
实例演示 · 虚构示例
虚构软件公司的客户论坛与一页纸跟进约定
虚构机构与数字，仅作示意。
Sistem Contoh Berhad（虚构）计划为120位资深客户办一场论坛，并在发出邀请前与市场部及客户团队约定了一页纸的跟进计划。
所有参会者在三个工作日内收到附幻灯片的感谢信和一份简短问卷。只有勾选了单独选项的人才加入电子报。客户经理根据论坛记录，逐一决定是否跟进指定客户，不对参会者打陌生电话。
可直接使用
客户活动跟进约定表
在发出邀请前，与市场、销售和活动负责人一起完成并签认。
| 跟进 | 负责人 | 适用对象 | 时间 | 已告知参会者的内容 | 批准人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 感谢与幻灯片 | 全部参会者 | ||||
| 反馈问卷 | 全部参会者 | ||||
| 电子报或内容 | 仅限已同意者 | ||||
| 销售沟通 | 仅限指定客户 | ||||
| 活动中提出的问题 | 提问者 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 市场部和销售部已有共同的客户联络政策。
- 客户名单不大，所有关系都由专人维护。
- 活动负责人能在发邀请前把两个团队召集到一起。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 市场、销售和客户服务对跟进各有看法。
- 高层赞助人期待从活动中得到销售线索。
- 需要一个中立方来起草约定并督促遵守。
想在发出邀请前就约定好跟进吗？
会议项目负责人可以与市场、销售和客户服务开一次工作会议，产出一页纸的跟进约定，并协调感谢信、问卷和问题跟进。同意措辞和数据决定仍由您的隐私负责人和团队负责。
主办方常见问题
销售部可以跟进所有参会者吗？
这取决于参会者被告知了什么，以及您的隐私负责人确认了什么。请在邀请之前约定，而不是之后。
感谢信应由谁发出？
通常由高层主人或客户经理发出，这样更有个人感。活动团队负责准备内容和名单。
销售和市场意见不一致怎么办？
带着一页纸的选项交给高层赞助人决定，并记录结果。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。