简要回答
客户经理应参与塑造议题和邀请，而不是负责后勤。请他们做三件事：说明客户在问什么、哪些客户应该到场、每位客户期待什么样的后续交流。
给他们一份简短固定的说明，并明确需要多少时间。如果每周都要客户经理审阅完整议程，他们很快就不再回复。
客户经理知道而活动团队不知道的事
他们知道客户在会议中提出什么问题，哪些客户愿意在同行面前发言，哪些客户正处于争议或续约等敏感时期。
这些信息是选题的主要依据。讨论的议题没有任何客户问过，是出席率偏低最常见的原因。
分配工作
| 任务 | 客户经理 | 内容或思想领导团队 | 活动团队或项目负责人 |
|---|---|---|---|
| 选题 | 带来客户的问题；对候选名单投票。 | 提出议题和讲者建议。 | 收集意见；整理候选名单。 |
| 邀请名单 | 提名客户并标明敏感情况。 | 确认相关性。 | 按已定条件处理，并跟踪回复。 |
| 与客户联系 | 亲自邀请重点客户。 | 除非同意，否则不直接联系。 | 提供邀请文字、日期和回复链接。 |
| 活动当天 | 接待自己的客户；记录交流内容。 | 提供内容。 | 负责登记、会议室、时间。 |
| 后续跟进 | 负责与每位客户的后续交流。 | 提供资料。 | 发送已同意的资料；收集记录。 |
保护客户经理的时间
请求固定数量的任务和固定的日期：一次30分钟的意见会、一份提名名单、一项接待任务，并尽早排进日历。
每场活动给他们一页说明，写明受邀者和他们可能被问到的问题。不要转发一长串议程草稿。
系列活动的步骤
- 与客户经理开一次简短会议，按客户群收集客户的问题。
- 筛出三四个议题，并通过客户经理向两三位信任的客户试探反应。
- 确定邀请条件，以及例外情况由谁拍板。
- 每场活动给客户经理一页说明，写明他们的接待角色。
- 每场活动后两个工作日内，用同一模板收集交流记录，并确定由谁跟进。
常见出错之处
- 客户经理既要接待又要推销，活动变成推介会。请事先用客户活动前如何明确营销与销售跟进约定跟进方式。
- 两位客户经理邀请同一位客户，但说法不同。
- 处于敏感时期的客户收到了活动团队发出的通用邀请。
- 没有人负责记录，之后什么也没传到思想领导团队。
实例演示 · 虚构示例
虚构咨询公司的季度客户系列活动
虚构机构与数字，仅作示意。
Nasihat Contoh Sdn Bhd（虚构）计划每年举办四场晚间活动，每场约30位客户，共有9位客户经理。
活动负责人开了一次30分钟的意见会，收集到14个客户问题，归为4个主题，每位客户经理最多提名6位客户。活动前10个工作日，每位客户经理收到一页说明，列出他们需要接待的客户。
可直接使用
单场活动的客户经理说明
按场次填写，并以一页文件发给每位客户经理。
- 活动议题、日期、时间、地点：
- 这场活动对客户为什么重要，用两句话说明：
- 您提名的客户，以及请我们暂时不要邀请的客户：
- 您的接待角色：站在哪里、介绍谁、多长时间：
- 客户可能向您提出的问题，以及应转给谁：
- 活动中不能承诺或讨论的事项：
- 需要您确认的截止日期：
- 后续跟进：谁联系哪位客户、何时、附什么资料：
- 活动后把您的记录发到哪里，截止何时：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 每年一两场，客户名单小而熟悉。
- 思想领导团队为每场活动都有负责人。
- 客户经理本来就以主人身份参加客户活动。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 持续的系列活动，客户经理的时间是瓶颈。
- 多个团队各管客户关系的一部分。
- 没有人有时间收集提名、催回复和向客户经理说明。
想办系列活动又不想拖累客户经理吗？
会议项目负责人可以主持意见会、整理候选名单、为每位客户经理准备一页说明、跟踪提名与回复，并在每场活动后收集记录。议题、客户交流和后续跟进仍由您的客户经理负责。
主办方常见问题
客户经理应该选议题吗？
他们应提供客户的问题并对候选名单投票。议题和讲者仍由内容团队提出。
每位客户经理应提名多少位客户？
座位有限时设定上限，并告诉客户经理提名超过座位数时如何排序。
活动团队可以直接联系客户吗？
只有客户经理同意才可以。许多公司由客户经理发出第一次邀请，活动团队负责处理回复。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。