商业可行性与受众价值
理解现金赞助与实物服务支持的差别
一家供应商提出以货品或服务而非金钱来支持您的会议，筹委会想知道这算不算赞助。
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简要回答
现金可以支付预算中的任何费用。实物支持，即以货品或服务代替金钱，只有在替代了您本来就要付费的项目时才有帮助。
评估实物支持，要看您避免了多少成本，而不是供应商声称的价值。
实际差别
| 方面 | 现金赞助 | 实物支持 |
|---|---|---|
| 灵活性 | 可支付任何费用 | 只涵盖所提供的项目或服务 |
| 对预算的影响 | 增加收入 | 减少某一项成本；若本来就不会购买，则没有任何帮助 |
| 价值 | 已付金额 | 声称价值、避免的成本和兑现成本可能各不相同 |
| 质量控制 | 由您选择供应商 | 须接受赞助方的产品或团队及其局限 |
| 时间 | 协议中的付款日期 | 交付日期，可能就在活动当天 |
| 记录 | 发票和收据 | 书面说明、声称价值及达成方式 |
用四个问题检验实物支持
- 我们本来会购买这项物品或服务吗？如果不会，它不能减少预算。
- 向我们自己选择的供应商购买需要付多少？这就是避免的成本。
- 使用它要花费我们什么：员工时间、布置、存放、品牌展示空间和审批？
- 供应商期望什么回报，我们能兑现吗？记录在赞助权益清单中。
记录价值，但不夸大
写明声称价值、您避免的成本以及各自的依据。两者不同时，预算采用较低的数字。预算中把实物与现金分行列出。
实物支持在账目中如何估值和入账，以及任何税务处理，应由您的会计师或税务顾问回答。请在协议签署前询问。
写成书面
- 说明提供什么、数量多少、达到什么标准。
- 交付日期，以及延迟或变更时怎么办。
- 由谁提供、谁接收、谁批准验收。
- 供应商将获得的权益，列入赞助权益清单。
- 实物项目无法交付时，双方可采取的做法。
相关决定
赞助收入能支撑预算到什么程度，见赞助收入能解决和不能解决哪些会议预算问题。如何把已确认与可能的金额分开，见如何区分已确认赞助收入与销售机会。
实例演示 · 虚构示例
以避免的成本衡量一项视听设备的赞助
机构与数字均为虚构，仅作说明，不是市场价格。
一家虚构的专业技能机构获一家供应商提供视听设备和操作人员，声称价值RM 15,000。秘书处询问同样范围自己需要付多少，取得的报价合计RM 9,000。
协调所需的员工时间增加RM 1,000的内部成本。因此预算中显示的是RM 8,000的实物节省，而不是RM 15,000的收入。
| 衡量项 | 金额（RM） | 依据 |
|---|---|---|
| 供应商声称的价值 | 15,000 | 供应商的提议函 |
| 避免的成本 | 9,000 | 同一范围的报价 |
| 使用该提议的成本 | 1,000 | 员工时间估算 |
| 预算采用的价值 | 8,000 | 避免的成本减使用成本 |
可直接使用
实物支持提议评估表
每项提议填一张。预算采用能站得住脚的最低数字。
- 供应商、物品或服务、数量和标准：
- 我们本来会购买吗？是或否，并写明理由：
- 声称价值及声称者：
- 避免的成本及所依据的报价：
- 我们使用该提议的成本：
- 预算采用的价值，以及所列的预算行：
- 供应商期望的权益，以及我们能否兑现：
- 交付日期、验收批准人，以及交付失败时怎么办：
- 向会计师或税务顾问提出的问题及询问日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 该提议替代的是您本来就要支付的费用。
- 财务人员能拿它与报价比较。
- 赞助协议简短，交付日期明确。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商提出实物支持，权益互相重叠。
- 筹委会把声称价值当作收入计算。
- 交付取决于活动当天，且没有备用方案。
想对照预算评估实物支持？
活动蓝图（Event Blueprint）可以规划这条商业工作线：比较声称价值与避免成本的方法、把现金和实物分开的预算行，以及与每家供应商商定的书面条款。会计和税务问题请咨询您的顾问，也不承诺任何赞助结果。
主办方常见问题
实物支持可以计入赞助目标吗？
只有筹委会决定如此，并且按避免的成本单列一行时才可以。请与现金分开，让预算保持真实。
供应商声称的价值高于市场报价怎么办？
预算采用较低且有证据的数字。协议中可以记录声称价值，但不要依赖它。
实物支持需要缴税或申报吗？
这是应向会计师或税务顾问询问的问题。请在签署前询问并记录答复。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。