简要回答
活动决策记录是一张持续更新的表，记录重要决定：决定了什么、由谁、何时、依据什么、哪些事项依赖它。它也包含尚未决定的事项，每项都有负责人和日期。
与会议记录分开保存。会议记录记的是讨论过程，决策记录记的是结果，集中在一处，便于查找。
哪些该记入
要记入花钱、改变范围、日期、场地或节目、对外约束机构，或别人正在等待的决定。日常任务无需记录。
未决事项也要记。写明截止日期的未决事项，比只存在于某人脑中的事项有用得多。
值得保留的字段
| 字段 | 为什么重要 |
|---|---|
| 编号与日期 | 便于引用，并能看到何时做出。 |
| 决定 | 用平实的话写一句。 |
| 负责人（拍板人） | 有权限的角色，与决策权限矩阵一致。 |
| 考虑过的选项 | 避免同样的备选方案被再次提出。 |
| 理由 | 简短说明为何选这个方案。 |
| 状态 | 未决、已决、已撤销或已被取代。 |
| 依赖／阻碍 | 哪些决定或任务在等这一项。 |
| 截止日期 | 未决事项必须在何时完成。 |
| 已告知 | 通知了谁，何时通知。 |
让它持续有效的习惯
- 任何决定后一个工作日内更新记录。
- 每次筹委会会议开头先读未决和逾期事项。
- 把“未决”当作独立状态：它不是同意，也不是否决。
- 决定变动时，新增一行并注明取代旧的一行，不要删除原记录。
- 每次会议前把最新记录分享给筹委会。
容易出问题的地方
- 记录由一个人保管，那人离开后就断了。请存放在秘书处和主席都能打开的地方。
- 条目太多，没人去读。
- 记录了决定却没有负责人，没人能正当地重新讨论。
- 资深成员口头做出的决定从未记入。
使用工具
电子表格就可以。决策记录构建器使用相同字段，并突出显示逾期和阻碍性决定。无论用什么，都先输入一个未决项和一个已撤销项，测试两者是否正确显示。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会的场地决定
虚构机构和数字。日期和金额仅作示意。
虚构的马来西亚包装专业人员学会记录了场地选择。首条记录了方案A和B、负责人（大会主席）和截止日期，三周内标为“未决”。
获批后，该行更新为“已决”并写明理由，同时关联了订金这一依赖任务。后来筹委会改期时，新增一行取代旧行，并把场地行标记为需复核。
| 编号 | 决定 | 负责人 | 状态 | 截止 | 阻碍 |
|---|---|---|---|---|---|
| D-014 | 选择场地A或B | 大会主席 | 已决 | 3月15日 | 订金、视听需求书 |
| D-015 | 活动日期推迟一周 | 筹委会 | 已决 | 4月2日 | 复核D-014 |
| D-016 | 确定报名费 | 财务 | 未决 | 4月20日 | 报名页面 |
可直接使用
活动决策记录模板
把此表复制到共享电子表格，每项决定一行。
- 一个工作日内记录。
- 未决事项需有负责人和截止日期。
- 不要删除已变更的决定，标记为已取代。
| 编号 | 日期 | 决定 | 负责人 | 选项 | 理由 | 状态 | 截止 | 依赖或阻碍 | 已告知 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| D-001 | 未决／已决／已撤销 | ||||||||
| D-002 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 秘书处更新一张共享表，主席阅读。
- 一个周期内决定少于约30项。
- 筹委会成员出席会议稳定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会或机构对同一活动做决定，记录相互冲突。
- 决定经常被重新打开，没人能证明当初同意了什么。
- 没人有时间保持记录更新并跟进未决事项。
想让别人帮您维护这份记录？
会议项目负责人可以建立决策记录，在决定做出时随即记录，按截止日期跟进未决事项，并把造成阻碍的决定及早带给筹委会。做决定的权力仍属于贵机构自身规定中指明的角色。
主办方常见问题
决策记录与会议记录有何不同？
会议记录记讨论。决策记录把结果、负责人和状态放在一张可查找的表里。
谁来维护？
通常是秘书处或项目负责人，由主席确认条目。
决定被撤销怎么办？
新增一条取代旧条目的记录并写明理由，原记录保持可见。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。