简要回答
机构派出的嘉宾不只代表自己发言。他们的发言可能需要传播部门、法务或董事会批准，而批准所需的时间往往比主办方预想的更长。
应及早以书面向嘉宾说明问题、基本规则，以及哪些内容会被记录或发布。然后在活动前确认各机构的批准途径，而不是等到当天。
机构嘉宾有何不同
- 其所属机构可能有既定立场，限制了能说的内容，也有风险程序，限制了能作出的承诺。
- 公共机构和上市公司常对公开发言有规定。应向各机构询问其规定，不要自行假定。
- 有些嘉宾希望在发布前审阅幻灯片、问题清单和会议记录。
- 他们常在临近时改派代表。一开始就请对方提供一位候补人选的姓名。
谁在何时需要知道什么
| 时间 | 发送内容 | 由谁确认 |
|---|---|---|
| 发出邀请时 | 论坛目的、问题、日期、形式，以及是否录制或发布。 | 嘉宾及其传播或法务联系人 |
| 约四周前 | 书面说明资料（见下方成果）及索取机构批准途径。 | 嘉宾 |
| 约两周前 | 最终问题、发言顺序、幻灯片要求、记录和署名规则。 | 节目负责人批准，嘉宾确认 |
| 约一周前 | 与全体嘉宾和主持人的说明电话会议，采用嘉宾准备会的形式。 | 主持人 |
| 前一天 | 后勤安排、到场时间、接待人员，以及基本规则提醒。 | 活动联络人 |
须以书面商定的基本规则
- 署名方式：发言可按姓名和机构署名、仅署机构，还是不予署名？为现场和任何发布的记录各选一种。
- 幻灯片：是否允许，以及提交截止日期。
- 立场声明：嘉宾可以分享经验和个人看法；代表机构政策的陈述须事先获得机构批准。
- 录音和拍摄：记录什么、由谁保管、如何使用，并核对录制许可。
- 商业提及：产品或服务可以如何被提到。
- 活动之后：发言是否会在摘要中引用，以及由谁批准措辞。
嘉宾无法获批发言时
提供替代方案而不是取消席位：只谈经验、提前书面回答问题，或改任简短开场发言等其他角色。把选择记录并告知节目负责人。
告知主持人该嘉宾不回答哪些问题，避免当天被追问。
实例演示 · 虚构示例
某虚构论坛对三家机构的说明工作
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构资产管理协会举办退休储蓄建议论坛，嘉宾分别是一个机构的代表、一家大型基金管理公司和一个消费者团体。该机构代表表示发言须经传播办公室批准，通常需要十个工作日。
秘书处提前四周发出说明资料，询问该机构的批准途径，并商定该机构只谈流程和经验。会议记录标明不按姓名署名，并告知主持人该机构不会讨论的话题。
可直接使用
嘉宾说明资料大纲
用这些标题制作两页的说明资料。补上嘉宾姓名、机构，以及负责批准的联系人。
- 论坛目的，以及听众面临的决定。
- 该嘉宾要回答的问题及时间。
- 其他嘉宾和主持人，含机构和角色。
- 发言顺序和会场布置（文字描述）。
- 基本规则：署名、幻灯片、立场声明、商业提及。
- 录音、拍摄和发布：记录什么、由谁保管。
- 批准：谁批准您的发言、需要多久、候补人选姓名。
- 后勤：到场时间、联络人、无障碍需求、饮食和祷告时间需求。
- 说明电话会议的日期和时间。
- 如有变动，联系节目负责人的方式。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 嘉宾是个人或来自没有审批程序的小机构。
- 论坛属内部或私人性质，不会对外发布。
- 有一个人认识每位嘉宾，可以直接询问。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多位嘉宾需要机构批准，时间紧迫。
- 会议记录将会发布，各机构都想审阅。
- 秘书处无法在管理活动之余又举行说明会和跟进审批。
需要有人代为安排嘉宾说明与批准吗？
会议项目负责人可以发送说明资料，跟进各机构的批准途径，并准备主持人说明资料，让当天不出现未经确认的事项。内容决定和署名规则仍由您的节目负责人和相关机构掌握。
主办方常见问题
机构嘉宾应多早做说明？
发出邀请时先说明基本事项，约四周前再发完整书面资料。有审批程序的机构可能需要更长时间，所以应询问其时间表。
可以要求嘉宾提交幻灯片吗？
可以，附上截止日期并说明理由。有些机构可能因政策拒绝，可商定替代方式，如发言要点。
嘉宾无法出席时，由谁代表机构发言？
一开始就请对方提供候补人选的姓名，并用同一份资料向候补人说明。一旦有人建议改派，立即告知节目负责人，以便重新检查席位平衡。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。