简要回答
论坛嘉宾准备会议是一次简短的会议，可以现场或线上进行，由主持人、嘉宾和主办方代表一起商定目标、提问次序、边界、时间信号和行程安排。目的是商定讨论如何进行，而不是为答案写脚本。
在嘉宾确认、主持人资料包起草之后召开，并且要足够早，让变动在议程冻结之前反映进去。
谁参加
| 人员 | 在会议中的角色 |
|---|---|
| 主持人 | 主持会议，讲解安排和问题。 |
| 嘉宾 | 确认自己愿意谈的话题，并提出冲突。 |
| 议程负责人或主办方代表 | 确认目标、边界和时间，并记录决定。 |
| 讲者联络员或项目负责人 | 处理行程安排、日程和书面记录。 |
| 舞台经理或视听负责人（如需要） | 说明时钟信号、麦克风和幻灯片安排。 |
会议议程
- 欢迎并用一句话说明场次目标。
- 角色：谁主持、谁开场、谁收尾。
- 讲解提问次序和可选追问。
- 确认边界：要避开的话题、商业提及的处理方式、保密限制。
- 商定时间信号以及由谁掌握时钟。
- 商定听众提问的方式。见问答形式选择。
- 行程安排：抵达时间、彩排、麦克风、需要携带的物品。
- 确认决定，以及由谁发出书面记录。
哪些要商定，哪些保持开放
- 商定：目标、次序、边界、信号、行程安排，以及谁在何时发什么。
- 保持开放：每位嘉宾回答的实质内容，这属于他们自己。
- 未决事项连同负责人和日期记入记录。
- 如果嘉宾想改变话题，由议程负责人决定，而不是在会上现场决定。
安排时间与形式
选择适合所有参加者的时间，注意嘉宾可能身处不同地点。线上会议通常足够，当天还可以在现场做一次简短彩排。彩排时间表生成器可以显示参加者和房间的冲突。
提前几天发出主持嘉宾简报资料包，让会议用于做决定，而不是第一次阅读。
实例演示 · 虚构示例
一场四位嘉宾论坛的准备会议
机构与数字均为虚构，没有提到任何真实人物。
一个虚构的专业协会在活动前十天，为一场有一位主持人和四位嘉宾的论坛安排了30分钟的线上会议。资料包已在三天前发出。
会议商定了提问次序、不使用公司名称的规则，以及主持人在超时时使用的手势信号。一位嘉宾指出某个话题存在冲突，议程负责人同意将其删除。联络员当天发出记录，主持人资料包随之重新发出。
可直接使用
论坛嘉宾准备会议记录
复制到文档中，会议期间填写，并在当天发给所有人。
- 日期、时间、形式和出席者：
- 场次目标（一句话）：
- 已确认的角色：主持、开场、结尾：
- 商定的提问次序及修改：
- 已确认的边界：
- 时间信号以及谁掌握时钟：
- 听众提问方式：
- 行程安排：抵达、彩排、设备、需携带物品：
- 嘉宾提出的冲突或顾虑：
- 做出的决定，注明负责人和日期：
- 未决事项，注明负责人和日期：
- 记录由谁在何时发出（日期）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一场论坛，主持人有信心，嘉宾已确认。
- 简短的线上会议容易安排。
- 主办方有时间撰写记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多场论坛需要会议、记录和重新发出的资料包。
- 嘉宾分处不同时区，难以安排时间。
- 话题敏感，决定需要仔细的书面记录。
需要有人安排并记录准备会议？
会议项目负责人可以为每场论坛安排准备会议，会前准备主持人资料包，撰写书面记录，并在商定修改后重新发出资料包。嘉宾的观点和筹委会的决定仍归他们所有。请把论坛名单和您设想的日期发过来。
主办方常见问题
会议应该多长？
根据议程事项和嘉宾人数来定。许多会议简短到一次线上通话就够。与主持人商定时长并遵守。
每位嘉宾都必须出席吗？
请求他们出席，并记录谁无法出席。把书面记录发给缺席者，请他们确认同意。
短论坛也需要开会吗？
对简单的论坛，书面资料包加一次简短通话往往就够了。话题敏感或嘉宾从未合作过时，再安排较长的会议。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。