活动资料保留期限审核

先列资料，再谈期限

保留期限审核常常因为一开始就谈数字而失败。先列出活动资料所在的每个位置：报名平台、表格、电邮、打印名单、照片文件夹、供应商系统和共享盘。

如果还没做，请先做个人资料清单。

每一行需要什么

• 资料类型，例如参加者名单、饮食需求、反馈表、照片。
• 保留的理由，写成用途，而不是“以防万一”。
• 决定的负责人，写姓名或岗位。
• 建议的复查日期，以及到时的处理：附理由保留、匿名化或删除。
• 存在哪些副本，包括供应商持有的副本。
• 可能规定最短或最长期限的任何规则，标注“待审查人员确认”。

审查人员会希望得到的回答

• 是否有期限由合同、资助方、认证机构或财务规定设定？谁确认的，依据哪份文件？
• 哪些资料只是因为没人有时间删除才留着？
• 是否有资料会用于下一场活动？收集时是否已说明这一理由？
• 删除如何记录？见删除交接。

常见缺口

• 备份和电邮附件被遗漏。
• 期限表有了，但没有人设日历提醒去复查。
• 合同结束后供应商仍保留副本。
• 不同团队持有同一份名单的不同版本。