隐私与信息处理
活动资料删除交接
活动结束了，团队转去做别的事，参加者文件却还留在邮箱、供应商系统和共享盘里。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
删除交接把模糊的打算变成一张清单：活动资料的每一份副本、负责删除的人、日期和证明。由一位指定负责人签核并归档。
日期来自您的保留期限表和审查人员。本页只管交接，不设期限。
找出每一份副本
利用您的个人资料清单、共享记录和供应商问题记录。常见的副本在报名平台、电邮附件、共享盘、下载的摘录、打印名单、摄影师和胸牌印刷商的文件，以及志愿者的设备里。
每一行交接记录什么
- 副本及其位置。
- 持有人：您的团队或供应商的指定联系人。
- 处理方式：删除、归还、匿名化，或附理由和复查日期保留。
- 处理的到期日。
- 证明：截图、供应商书面确认或签名便条。
- 谁核对了证明。
容易遗漏的地方
- 备份和自动电邮存档。
- 供应商的分包商。
- 个人手机和笔记本电脑上的文件。
- 遗留在场地或办公室的打印名单。
- 任何“留到明年”却没有记录理由的资料。请交给审查人员。
完成交接
- 向每位持有人发出带到期日的书面要求。
- 未回复的追问一次，然后交给负责人。
- 证明到手就记录。
- 请负责人签核，并把表格与活动记录一起归档。
- 无法删除的项目连同理由交给审查人员。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构秘书处为 260 位代表的活动收尾
虚构机构与数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Perunding Alam Sekitar 列出分布在六个持有人手上的九份副本：报名平台、两份表格、志愿者的笔记本电脑、胸牌印刷商、摄影师、餐饮商、打印的签到名单和委员会主席的电邮。
其中八份在到期日前删除或归还，并有书面确认。第九份是讲者的行程记录，因资助方可能要求汇报而保留；负责人记录理由并交给审查人员。
可直接使用
活动资料删除交接表
每份资料副本复制一行。完成后与活动记录一起归档。
| 副本及位置 | 持有人 | 处理方式 | 到期日 | 已收到的证明（内容、日期） | 核对人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 报名平台导出文件 | 秘书处 | 删除 | |||
| 胸牌打印文件 | 印刷商（指定联系人） | 删除 | |||
| 摄影师的原始文件 | 摄影师 | 删除 | |||
| 打印的签到名单 | 签到负责人 | 销毁 | |||
| 志愿者下载的摘录 | 志愿者 | 删除 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 副本不多，一个团队，供应商配合。
- 已有保留期限表。
- 有人有时间追确认。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多供应商和志愿者持有副本。
- 活动后团队分散，没有人负责收尾。
- 您希望把删除要求写进供应商合同和活动交接文件。
需要在活动结束后有人把收尾做完？
项目负责人可以把删除交接作为活动收尾的一部分来跑，追确认、归档证明；活动蓝图则可以从一开始就把删除日期写入供应商要求。哪些必须保留的决定仍由您和您的审查人员作出。
讨论活动资料收尾将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
删除文件就够了吗？
请问信息技术或隐私审查人员关于回收站、备份和同步设备的做法，并记录对方的答复。
供应商不回复怎么办？
书面追问一次，然后告知负责人。记录每一次尝试。
可以把名单留给下一场活动吗？
这由您的负责人和审查人员依据您所述的用途决定。请记录理由和复查日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。