隐私与信息处理
活动机密表格共享
参加者总表已经用电邮分别发给场地、餐饮商、两位志愿者和一家赞助商，每次都是新的附件。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
共享表格时，只给每位接收者其任务所需的栏位和行，通过一个受控位置、指定人员访问，并设定移除日期。被转发的附件是薄弱环节。
先决定谁可以看总表，再为其他人制作专用摘录。哪些控制措施合适，由您的信息技术或隐私审查人员确认。
一份总表，多份摘录
总表只保留一份，并指定负责人，不要发送出去。为每位接收者制作只含其任务所需栏位的摘录：餐饮商需要饮食类别和人数，签到台志愿者需要姓名和场次票种，赞助商除非另有决定，可能什么都不需要。
赞助商相关问题见向赞助商分享资料审核，不要用本页来决定。
先选渠道，再发文件
| 方式 | 适用情况 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 电邮附件 | 一次性、敏感度低、只发给一个人的摘录。 | 被转发、多个邮箱留有副本、无法撤回访问权。 |
| 共享盘链接，指定人员 | 几个人在一段时间内需要同一份摘录。 | 任何人都能打开的链接；岗位变动的人。 |
| 报名平台导出或角色权限 | 签到人员需要实时查询。 | 活动结束后角色权限仍然有效。 |
| 打印名单 | 签到台或场地保安需要纸本。 | 回收和销毁必须指定给某个人。 |
向信息技术或隐私审查人员询问的控制措施
- 文件的密码或访问设置，以及密码如何另行告知。
- 摘录文件能否限制下载和打印。
- 文件名或电邮主题是否带有个人资料。
- 活动结束后如何移除访问权，由谁检查。
共享之后
- 把每次共享记入记录：谁、哪份摘录、何时、为什么。
- 请接收者在删除或归还副本后书面确认。
- 在设定日期移除访问权，并记录已经做了。
- 把未完事项交给删除交接。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构秘书处用三份摘录取代五份附件
虚构机构与数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Jurulatih Korporat 持有 190 位报名者的总表，共 14 栏。原计划把整份文件发给五方。
后来改为制作三份摘录：给三位志愿者的签到名单，含姓名、机构和票种（4 栏）；餐饮表，只有饮食类别人数而没有姓名；讲者表，只有讲者姓名。场地方只收到餐饮人数。三位志愿者的访问权设为活动后一天到期，负责人把日期记入记录。
可直接使用
表格共享检查清单
每次共享前逐项核对，并把填好的副本与共享记录一起保存。
- 总表负责人姓名：
- 接收者及其任务：
- 仅限该任务所需的栏位：
- 所需的行（全部参加者、单场、单日）：
- 所选渠道及原因：
- 访问权限设为指定人员，而不是“任何有链接的人”：
- 密码或访问信息通过另一途径发送：
- 文件名和电邮主题不含个人资料：
- 已设定访问结束日期并记入日程：
- 已请接收者书面确认删除或归还：
- 已在共享记录中登记：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 接收者很少，团队稳定。
- 贵机构有已批准的共享盘，并能限制访问。
- 一个人就能维护记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多志愿者、供应商和委员会在不同时间需要资料。
- 没有约定的渠道，摘录都是临时制作。
- 您希望把共享规则写进供应商要求和活动交接文件。
希望在报名开放前定好共享规则？
活动蓝图可以写明谁通过哪个渠道收到哪份摘录，并列出负责人和结束日期，把这些规则写入供应商要求。控制措施本身由您的信息技术或隐私审查人员确认。
主办方常见问题
给表格设密码就够了吗？
密码只是一种控制措施。请问您的信息技术或隐私审查人员对您的资料是否足够，以及密码本身如何分享和更换。
志愿者可以用自己的手机或笔记本电脑吗？
这是要问审查人员的问题。如果允许，请写进志愿者简报并记入记录。
如果接收者已经转发了文件怎么办？
先记录下来，问清楚谁手上有，并在不确定时交给审查人员和事件联系树。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。