隐私与信息处理

活动参加者资料访问控制

志愿者、委员会成员和供应商都有报名系统的登录账号，没人知道谁还需要。

讨论参加者资料访问活动蓝图（策划方案）

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

按岗位决定访问权限：每个人或每一组需要看哪些参加者资料、以什么形式、到何时为止。写成表格，只给每人所需的部分，并在设定日期收回。

技术设置由您的信息技术或隐私审查人员负责。本页提供访问表和问题。

先定岗位，再谈姓名

大多数活动只需四五种岗位：秘书处管理员、委员会审阅者、签到志愿者、承担任务的供应商，以及已另作决定后的赞助商或合作方。

给每个岗位完成工作所需的最少资料。签到志愿者需要姓名、机构和票务状态，不需要饮食需求或联络号码。

访问表

按岗位的访问表
岗位	需要看到	不需要	访问形式	结束于
秘书处管理员	完整报名资料	不设限，但仅限指定个人	使用个人账号登录平台	活动结束并复查后
委员会审阅者	人数和汇总	个人联络资料	汇总报告	活动结束
签到志愿者	姓名、机构、票务状态	饮食、电话、付款资料	仅可搜索的角色或打印名单	活动当天结束
餐饮商	饮食类别人数	姓名	摘录	送餐日期

新增、离开与共用账号

给每个人个人账号。共用账号无法显示谁做了什么。
活动前一周和活动后一天各复查一次访问名单。
志愿者或委员会成员离开时，当天收回权限。
向信息技术或隐私审查人员询问管理员更强的登录设置。

一个虚构秘书处把 14 个登录减到六个

虚构机构与数字，仅作说明。

Persatuan Fiktif Perancang Bandar 在一场 240 位代表的活动中，有 14 个人拥有报名系统访问权，包括三位以往的志愿者和两位只想看总数的委员会成员。

秘书处设定四种岗位，用每周汇总报告取代两位委员会成员的登录，收回以往志愿者的权限，并给三位签到志愿者仅可搜索的角色，活动后一天到期。最后保留六个登录，每个都用个人名字。

可直接使用

参加者资料访问复查清单

活动前一周和活动后一天各完成一次。两份都保存。

目前所有拥有访问权的人名单（姓名、岗位、授予日期）：
每个人实际需要的岗位：
每个岗位需要和不需要的资料：
发现的共用账号，已改为个人账号：
不再需要访问权的人，于（日期）收回：
管理员登录设置于（日期）交给信息技术或隐私审查人员：
每个临时角色设定的结束日期：
供应商的访问权已列出，并有对方指定联系人：
活动后一天（日期）再次复查访问权：
未完事项已交给删除交接：

打开工具: 活动报名表字段精简工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

团队小，报名工具可以设置角色。
有一位管理员能维护名单。
审查人员看过您的设置。

以下情况，外部策划协助更有价值

许多志愿者、委员会和供应商需要不同的视图。
访问权多年累积，没人知道谁拥有什么。
您希望把访问规则写进供应商要求和活动交接文件。

希望在报名开放前定好访问规则？

活动蓝图可以写明各岗位、所需资料、结束日期和谁复查名单，并把这些写入供应商要求。技术设置仍由您的信息技术或隐私审查人员负责。

讨论参加者资料访问将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

委员会成员应该看到完整的参加者名单吗？

先问他们要做什么决定。通常人数和汇总就足够了。

志愿者当天可以共用一个登录吗？

共用登录会掩盖谁做了什么。请问审查人员有什么替代做法，例如个人的仅可搜索账号。

谁来复查访问名单？

机构里指定的一个人，通常是秘书处主管，如有条件再加上信息技术或隐私审查。