专业发展研讨会与大师班
如何为进修学分审核准备出席证据？
学分机构可能要求提供出席证明，而这些只能在活动进行时收集。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
活动前先问学分授予机构需要什么证据，再设计报名和现场环节，准确地记录这些内容。常见要问的有身份、到场和离场、按环节的出席情况，以及与所实施课程的对应。
证据是否足够由该机构决定，而不是由您决定。您的任务是一致地记录并妥善保存。
证据方式及取舍
| 方式 | 记录内容 | 取舍 |
|---|---|---|
| 仅报名名单 | 谁报了名 | 看不出谁出席了 |
| 到场时扫码或签名 | 到场 | 看不出谁留到最后 |
| 按环节签到 | 每个环节的出席 | 增加排队和人手 |
| 离场签退 | 离场 | 繁忙的出口容易遗漏 |
| 线上加入日志 | 虚拟环节的加入和离开时间 | 取决于平台及其记录的内容 |
规划证据的步骤
- 把下面的问题清单发给学分机构并记录答复，做法见如何发放证书而不声称未经批准的持续进修学分。
- 选择满足所述要求的最轻便方式，再对应到议程，包括服务台或扫码设备的位置。
- 与该机构一起决定怎样才算出席足够，并用简单的话告知学员。
- 向报名供应商和服务台人员说明，并规划迟到和早退者如何记录。
- 决定谁保管记录、存放在哪里、保存多久、谁可以查看。涉及的个人数据请向您自己的数据保护顾问确认。
- 活动后核对记录，把例外情况交给指定的人处理，只根据核对后的名单颁发证书。
常见失误
- 事后才知道机构要按环节的证据，而只记录了到场。
- 在场内传递签到表，字迹难辨又容易遗失。
- 记录只存在某个人的笔记本电脑里，没有备份也没有负责人。
- 没有迟到规则，证书只能逐个个案处理。
核对时间成本
增加签到步骤要花几分钟。把它们加入时间表，并用议程时长检查工具检验全天安排。
实例演示 · 虚构示例
虚构的药剂协会研讨会
机构与数字均为虚构，仅作说明。
Persatuan Fiktif Farmasi Komuniti 举办一天的研讨会，共150名学员、三个环节。机构答复说，需要全天的到场和离场确认。
秘书处计划在主入口扫码、在出口再扫码，每处安排两名人员。它向机构询问：中途离场开会再回来的学员应如何处理，并在开放报名前记录了答复。
可直接使用
出席证据计划表
填写每一行。标明由机构决定的行，必须来自其书面答复。
| 事项 | 决定或问题 | 由谁决定 | 负责人 |
|---|---|---|---|
| 所需证据 | 机构需要什么？以什么形式？ | 机构 | 秘书处 |
| 记录方式 | 扫码、签名或日志 | 主办方，在机构要求范围内 | 报名供应商 |
| 最低出席 | 怎样才算足够？ | 机构 | 秘书处 |
| 迟到与早退 | 如何记录与处理？ | 机构 | 服务台主管 |
| 保存与查阅 | 存在哪里？谁能看？保存多久？ | 主办方，与数据保护顾问商定 | 秘书处 |
| 核对日期 | 何时核对记录？ | 主办方 | 项目负责人 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动规模小，机构只要一份简单名单。
- 一个人就能保管名单并核对。
- 不声称任何学分。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 跨多个会议室或多天，需要按环节的证据。
- 多个学分机构，要求各不相同。
- 报名供应商、服务台人员和场地各入口都需要一致的指示。
需要把证据计划做进活动吗？
Event Blueprint 可以把学分机构的答复转化为报名要求、服务台和扫码设备位置、人手需求、时间表核对和对账步骤。学分决定仍由机构负责，记录由您的机构保管。
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主办方常见问题
报名名单够作证据吗？
只有学分机构这么说才算。名单只显示谁报名，不显示谁出席。
可以用二维码收集出席记录吗？
如果机构接受，通常可以。向报名供应商询问扫码如何记录和导出。
记录应保存多久？
向学分机构和您自己的顾问询问，并把期限写入记录政策。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。