Merancang bukti kehadiran untuk semakan kredit pembelajaran
Badan kredit mungkin meminta bukti orang hadir, dan anda hanya boleh mengumpulnya semasa acara berlangsung.
Jawapan ringkas
Tanya badan pemberi kredit apa bukti yang diperlukan sebelum acara, kemudian reka langkah pendaftaran dan di tapak untuk merakam tepat perkara itu. Perkara biasa untuk ditanya ialah identiti, ketibaan dan pemergian, kehadiran peringkat sesi dan pautan kepada program yang disampaikan.
Sama ada bukti mencukupi ialah keputusan badan itu, bukan anda. Tugas anda ialah merakamnya secara konsisten dan menyimpannya dengan selamat.
Pilihan bukti dan pertukarannya
| Kaedah | Merakam | Pertukaran |
|---|---|---|
| Senarai pendaftaran sahaja | Siapa mendaftar | Tidak menunjukkan siapa hadir |
| Imbasan atau tandatangan semasa tiba | Ketibaan | Tidak menunjukkan siapa kekal |
| Tandatangan peringkat sesi | Kehadiran bagi setiap sesi | Menambah barisan dan keperluan kakitangan |
| Daftar keluar | Pemergian | Mudah terlepas di pintu keluar yang sibuk |
| Log sertai dalam talian | Masa sertai dan keluar bagi sesi maya | Bergantung pada platform dan apa yang dirakamnya |
Langkah merancang bukti
- Hantar pek soalan di bawah kepada badan kredit dan rekod balasan, seperti dalam mengurus sijil tanpa mendakwa kredit CPD yang belum diluluskan.
- Pilih kaedah teringan yang memenuhi keperluan dinyatakan, kemudian petakan pada program, termasuk di mana kaunter atau pengimbas diletakkan.
- Tentukan apa yang dikira kehadiran mencukupi, bersama badan itu, dan tulis dalam bahasa mudah untuk peserta.
- Taklimat pembekal pendaftaran dan kakitangan kaunter, dan rancang cara peserta lewat dan yang keluar awal dirakam.
- Tentukan siapa menyimpan rekod, di mana, berapa lama dan siapa boleh melihatnya. Tanya penasihat perlindungan data anda tentang data peribadi yang terlibat.
- Selepas acara, padankan rekod, rujuk pengecualian kepada orang yang dinamakan, dan keluarkan sijil hanya daripada senarai yang telah dipadankan.
Titik kegagalan
- Mengetahui kemudian bahawa badan mahukan bukti peringkat sesi sedangkan hanya ketibaan dirakam.
- Helaian tandatangan diedarkan di dalam bilik, sukar dibaca dan mudah hilang.
- Rekod disimpan di komputer riba seorang tanpa sandaran atau pemilik.
- Tiada peraturan untuk peserta lewat, jadi keputusan sijil dibuat kes demi kes.
Semak kos masa
Langkah tandatangan tambahan mengambil minit. Masukkannya ke dalam jadual dan uji keseluruhan hari dengan penyemak tempoh program.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Simposium persatuan farmasi fiksyen
Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Farmasi Komuniti mengadakan simposium sehari dengan 150 peserta dan tiga sesi. Badan itu membalas bahawa ia mahu pengesahan ketibaan dan pemergian untuk sepanjang hari.
Sekretariat merancang imbasan di pintu masuk utama dan imbasan semasa keluar, dengan dua kakitangan di setiap titik. Ia bertanya kepada badan itu bagaimana peserta yang keluar untuk mesyuarat dan kembali patut dilayan, dan jawapannya direkod sebelum pendaftaran dibuka.
Gunakan sendiri
Pelan bukti kehadiran
Isi setiap baris. Baris yang ditandakan diputuskan oleh badan mesti datang daripada balasan bertulisnya.
| Perkara | Keputusan atau soalan | Diputuskan oleh | Pemilik |
|---|---|---|---|
| Bukti diperlukan | Apa yang badan perlukan, dan dalam bentuk apa? | Badan | Sekretariat |
| Kaedah rakaman | Imbasan, tandatangan atau log | Penganjur, dalam keperluan badan | Pembekal pendaftaran |
| Kehadiran minimum | Apa yang dikira mencukupi? | Badan | Sekretariat |
| Lewat dan keluar awal | Bagaimana dirakam dan dilayan? | Badan | Ketua kaunter |
| Simpanan dan akses | Di mana, siapa, berapa lama? | Penganjur, dengan penasihat perlindungan data | Sekretariat |
| Tarikh pemadanan | Bila rekod disemak? | Penganjur | Ketua projek |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan badan hanya meminta senarai mudah.
- Seorang boleh menyimpan senarai dan memadankannya.
- Tiada kredit dituntut.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Bukti peringkat sesi merentas beberapa bilik atau hari.
- Beberapa badan kredit dengan keperluan berbeza.
- Pembekal pendaftaran, kakitangan kaunter dan pintu masuk tempat acara semuanya perlu arahan yang selaras.
Perlu pelan bukti dibina ke dalam acara?
Event Blueprint boleh menukar jawapan daripada badan kredit kepada keperluan pendaftaran, kedudukan kaunter dan pengimbas, keperluan kakitangan, semakan jadual dan langkah pemadanan. Keputusan kredit kekal pada badan, dan rekod kekal pada organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah senarai pendaftaran bukti yang mencukupi?
Hanya jika badan kredit berkata begitu. Senarai menunjukkan siapa mendaftar, bukan siapa hadir.
Bolehkah kehadiran dikumpul melalui kod QR?
Selalunya boleh, jika badan menerimanya. Tanya pembekal pendaftaran bagaimana imbasan direkod dan dieksport.
Berapa lama rekod patut disimpan?
Tanya badan kredit dan penasihat anda sendiri, dan tulis tempoh itu dalam dasar rekod anda.
Sumber berkaitan
- Panduan perancangan seminar pembangunan profesional berterusan
- Mereka bentuk seminar berdasarkan hasil pembelajaran dan bukan ketersediaan penceramah
- Mengurus sijil tanpa mendakwa kredit CPD yang belum diluluskan
- Menghubungkan maklum balas seminar dengan program pembelajaran seterusnya
- Penyemak tempoh program acara
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.