潜在赞助方调研与负责任的接洽

建立整洁且注意权限的赞助客户管理记录

赞助联系人散落在邮箱、手机和一份旧表格里，没人说得清哪些人可以联系。

设计赞助记录活动蓝图（策划方案）

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

整洁的赞助记录先写机构层面的事实，再写您能说明来源的联系方式，并为每个人记下您可以联系他们的依据以及记录日期。

让阶段保持真实（未联系、已联系、已拒绝、洽谈中、已确认），个人资料只保留联系所需的部分。赞助销售进度跟踪表显示这些阶段；关于同意和营销规则的问题，请交给数据保护联络人。

这份记录是做什么用的

赞助客户记录是一份共享档案：谁被接触过、由谁接触、结果如何、接下来做什么。它不是营销数据库，所保存的个人资料不应超出这项工作的需要。

多数麻烦来自把机构的公开信息和关于个人的私下备注混在一起，却看不出两者的来源。

值得保留的字段

字段组	字段	作用
机构	名称、类别、匹配的公开来源、决策部门（是否已确认）	说明为什么选它，以及已知什么
联系人	姓名、职务、公开渠道或引荐、添加日期	把联系人与正当渠道关联起来
权限依据	对方如何联系到您、同意了什么、日期、记录人	说明您是否以及如何可以联系对方
阶段	未联系、已联系、无回复、已拒绝、洽谈中、已确认	让销售进度保持真实
负责人与下一步	一位具名负责人、行动、日期	避免重复联系
证据	每次阶段变更的链接或文件	支持每一次推进

不要保留的字段

对个人、其私生活或社交媒体的主观看法。
任何类别的敏感资料。
没有依据的意向程度猜测或成功概率评分。
从私人名单复制过来、没有记录依据的联系人。

如何建立

确定谁负责这份记录，谁可以查看和编辑。访问权限只给需要的人。
定义阶段列表，以及什么证据可以让记录进入下一阶段。
先录入机构，再录入有明确来源和依据的联系人。
加一个任何人都能设置、发送前人人都要检查的“停止联系”标记。
与数据保护联络人商定记录保存多久、由谁定期复查。

工具的选择不如规则重要

小型项目用一份锁定列的共享表格就能完成，大一些的项目可以用托管的客户管理系统。选择之前，请向数据保护联络人询问数据存放在哪里、谁能访问。

无论用什么工具，规则都一样：一位负责人、已知来源、写明依据、阶段真实。参见如何用证据管理赞助销售阶段。

实例演示 · 虚构示例

整理一份继承下来的旧表格

机构与数字均为虚构，仅作说明。

虚构的 Persatuan Fiktif Pendidik Teknikal 接手了一份有 85 个联系人的表格，其中 40 个没有记录来源。秘书处把 85 个全部移到隔离页，恢复了其中 22 个来源为公开合作页面或有记录引荐的联系人，其余交给数据保护联络人决定。

现用表格现在有 31 家机构、22 个有依据的联系人，每条都有阶段和负责人。隔离页里的人没有一个被联系。

可直接使用

赞助客户记录字段清单

把这些复制为列标题。每个联系人在启用前都必须有来源和依据。

机构名称与类别：
支持匹配的公开来源（链接）及阅读日期：
决策部门，以及是否已由机构确认：
联系人姓名与职务（仅限来源明确的）：
联系人来源：公开渠道 / 经同意的引荐 / 联系人主动要求添加：
权限依据、对方同意的内容、记录日期、记录人：
阶段：未联系 / 已联系 / 无回复 / 已拒绝 / 洽谈中 / 已确认：
当前阶段的证据（信息、回复、已签署文件）：
负责人、下一步行动和日期：
停止联系标记及设置日期：

打开工具: 活动赞助商匹配度评分工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

名单不大，只有一位负责人，每个联系人的来源清楚。
团队愿意舍弃一切无法说明来源的内容。

以下情况，外部策划协助更有价值

多人持有互相重叠的名单，没有来源或权限记录。
下一轮之前必须清理记录，却没人确定该保留什么。
在更多人使用之前，您希望先把字段定义、阶段规则和访问规则写下来。

想在记录变乱之前先设计好吗？

联系潜在赞助商和销售仍由贵机构负责，隐私方面的决定交给数据保护联络人。Event Blueprint 可以为赞助记录定义字段、阶段规则、归属和复查节点，并为数据保护联络人准备问题清单，让志愿者来来去去时，记录依然实用而整洁。

设计赞助记录将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

可以把整个会员名单导入记录吗？

不要默认可以。会员资料是为会员事务收集的。请询问数据保护联络人，这些资料能否以及如何用于赞助联系。

需要付费的客户管理工具吗？

不一定。结构良好、访问受控的共享表格就能满足小型项目。关键是坚持记录来源、依据、阶段和负责人。

口头表示有兴趣的赞助商应放在哪个阶段？

放在“洽谈中”，并注明对方说了什么。“已确认”需要已签署的证据。如何如实记录犹豫，参见记录赞助异议。