供应商需求规格

活动灯光协调需求说明该写什么

灯光影响讲者在镜头前的样子和会场的氛围，还必须与场地和其他供应商配合。

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简要回答

灯光协调需求说明要写明：每个节目环节希望呈现的效果、需要为讲者、观众和摄像照明的区域、灯光提示彩排计划、搭建时间表，以及谁批准最终效果。

电力负荷、吊挂和安全作业方式，应由场地和有资格的灯光供应商确认。说明书列出您在意的效果和限制，并请供应商书面写明将提供什么。

说明书要定下什么

灯光协调需求说明事项
事项	要写什么	验收测试
环节与氛围	开场、致辞、座谈、颁奖、交流。写明想要的感觉，以及不同环节之间是否变化。	供应商为每个环节提出灯光提示清单。
需要照明的区域	舞台、讲台、座谈座位、观众通道、签到区、展览通道。	平面图标出每个区域及负责方。
摄像与摄影需求	是否有摄影或直播，这些供应商对亮度或色彩有何要求。	设计确定前已征询摄影师和直播负责人。
品牌与效果	背景板颜色、标志照明，以及要求的摇头灯或特效。	效果清单经项目负责人批准。
提示彩排	谁喊提示、彩排多少分钟、彩排哪些环节。	彩排时段已写入制作时间表。
搭建与拆除	进场、搭建时长、吊挂或摆放位置、拆除时间，以及与舞台和视听的时间重叠。	一份共用时间表已与场地商定。
场地限制	电力、吊挂点、烟雾或特效限制、噪音和作业时间。	场地书面确认；供应商确认设计可行。

谁确认什么

项目负责人说明期望的效果并批准提示清单。灯光供应商负责设计、搭建和操作。场地决定会场内允许什么。电力和吊挂安全由场地和有资格的供应商确认。

请供应商写明负责操作的人员，并要求其出席彩排。
询问场地任何特效（例如烟雾）是否需要事先批准，或是否可能触发警报。
检查灯光不会让屏幕泛白，也不会晃到讲者的脸。

要向灯光供应商提出的问题

针对这个厅和节目，您有什么建议？您需要场地提供什么才能确认？
在色彩和亮度上，您如何与摄影师和直播团队配合？
活动期间由谁操作？他们会出席彩排吗？
您需要什么电力和吊挂？由谁提供？
价格包含什么：设备、人员、操作员、运输和超时？

常见的缺口

效果只写成“灯光好看”，报价和成果就会不一致。
摄影和灯光团队直到当天才发现彼此的需求。
因为舞台搭建延误，彩排时间被压缩。
特效提出得太晚，场地还没有批准。

实例演示 · 虚构示例

虚构的专业晚宴

以下为虚构机构和数字，仅用于说明合适的详细程度。

一个虚构的银行家协会计划举办晚宴，含致辞、简短颁奖环节和拍照墙。秘书处写出含三种提示状态的说明书：入场、致辞和颁奖。

摄影师要求拍照墙光线均匀，颁奖时不要有彩色泛光。秘书处把这一点写进说明书，让灯光供应商据此报价和设计。

可直接使用

灯光协调需求说明模板

复制到文档中，连同议程和会场平面图一并发送。未知事项写“未决定”，并注明负责人和日期。

活动、日期、场地和厅名：
各环节及期望的效果：
需要照明的区域及负责方：
摄影和直播供应商的摄像需求：
品牌颜色、标志照明及要求的效果：
提示清单负责人、喊提示的人和彩排时间：
进场、搭建、彩排和拆除时间，与舞台和视听共享：
向场地提出的限制问题及已收到的答复：
供应商关于设计、操作员、电力和吊挂的书面说明：
计价基础：设备、人员、操作员、运输、超时：
供应商需写明的变更与取消条款：
验收：提示彩排已完成，效果已批准，签认人：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

场地提供标准灯光，您只需要讲台的简单照明。
去年活动由同一供应商负责。
没有摄像工作。

以下情况，外部策划协助更有价值

环节多，有摄像要求、特效或品牌需求。
灯光、舞台和视听在时间和空间上有重叠。
场地对特效或吊挂有限制，需要弄清楚。

希望把灯光与其他技术说明协调起来？

活动蓝图可以把灯光需求与舞台、视听和摄影说明并列，并使用同一份搭建时间表。之后项目负责人可以收集场地和供应商的书面确认。

讨论灯光协调将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

我们需要另外的灯光供应商吗？

视场地而定。先问清场地提供什么、不提供什么，再决定缺口是否需要另找供应商。

谁负责吊挂安全？

场地和有资格的灯光供应商。说明书记录谁在何时确认。

提示清单需要多详细？

详细到每个环节都有明确的效果，并有指定的人喊提示。供应商会把它转成技术方案。