简要回答
接驳车发车时间表列出每个上车点、发车时段（而不是某一分钟）、指派的车辆和提供的座位。它依据供应商确认的车辆和供应商自己给出的往返周期来编制，而不是您对路况的猜测。
请公布时段，并写明错过时怎么办。用接驳座位规划器核对每一批人数是否坐得下，以及没有车辆同时被安排在两个地点。
发布前必须确定的事项
- 有哪些上车点，哪些已由物业或场地书面确认。
- 确认了几辆车，每辆车有多少座位，以供应商所述为准。
- 供应商所述的往返周期，按供应商的数字录入，并注明提供日期。
- 错过时段的代表怎么办，由谁通知他们。
- 活动当天谁有权增加、取消或调换班次。
把时间表当作约束条件，而不只是时刻表
一辆车不可能同时从酒店出发又出现在场地。如果一辆车服务两个点，时间表必须体现供应商在两次发车之间需要的间隔。
约束不成立时，常见的调整是把第二个点的时段往后放、增加一辆车，或缩小第二批人数。请在代表看到之前与供应商定好。
发车安排表
| 批次 | 上车点 | 发车时段 | 车辆 | 提供座位 | 供应商所述周期（提供日期） | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 主酒店大堂入口 | 早上起始时段 | 车辆 1 | 按确认数 | 供应商数字 | A 批先坐满 |
| B | 第二家酒店入口 | A 之后的时段，含供应商所需间隔 | 车辆 1 | 按确认数 | 同一辆车：间隔适用 | 检查与 A 是否冲突 |
| C | 场地返程点 | 闭幕环节之后 | 车辆 2 | 按确认数 | 供应商数字 | 返程批次需要指定引导员 |
发布与变更
- 按批次汇总乘客人数，除非供应商需要姓名，否则不收集具名名单。
- 把草稿发给供应商，请其书面确认车辆、座位、上车点和往返周期。
- 通过活动代表出行资料包向代表公布时段，并标注版本日期。
- 指定一个有权变更班次的人，每次变更同时通知供应商和资料包负责人。
- 第一批发车后检查需求，只通过该指定人增加或合并班次。
- 记录每一批的空座数，用于活动后复盘。
常见失误
- 公布了一个确切的发车分钟，迟到的代表便以为车会等。
- 同一辆车出现在两个批次，中间没有间隔。
- 把车辆最大座位数当成可用座位，而供应商因行李确认的数量更少。
- 返程批次没有引导员，也没有晚场的处理规则。
- 变更通知了代表，却没有通知供应商。
实例演示 · 虚构示例
一天论坛的酒店与场地接驳
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的物流论坛预计有 60 位代表住在一家酒店，30 位住在另一家。供应商书面确认了两辆各 22 座的车，并书面说明了往返周期。
每个周期共 44 座，代表共 90 人，秘书处安排三个批次：前两批从第一家酒店出发，第三批从第二家酒店出发，这样没有车辆需要在同一时间出现在两个点。公布的是时段而不是精确分钟，并指定一位场地引导员负责返程。
可直接使用
接驳车发车时间表核对清单
时间表发出秘书处之前，逐项打勾。
- 各上车点已由物业或场地书面确认。
- 车辆和座位数已由供应商书面确认，并注明日期。
- 往返周期按供应商所述录入，并注明提供日期。
- 每一批人数都坐得下，空座已记录。
- 没有车辆同时被安排在两个地点。
- 公布的是发车时段，而不是单一分钟。
- 错过接驳车和晚场的规则已写明。
- 由一位指定人员批准变更，并抄送供应商和资料包负责人。
- 每份公布的副本都有版本日期。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一辆车、一条路线、一家酒店和一个场地。
- 供应商已书面确认，委员会能回答代表的询问。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多辆车、多个上车点，且批次相互重叠。
- 代表分住在不同酒店，或到达时间不同。
- 活动当天没有人能盯着时间表并与供应商调整。
需要有人编制并核对时间表？
会议项目负责人可以按批次汇总乘客人数，对照供应商确认的座位和往返周期进行检验，并给出时间表和变更规则供您批准。项目负责人与供应商协调；供应商仍对其确认的车辆、司机和时间负责。请发来每家酒店的代表人数，以及供应商的书面确认（如已有）。
主办方常见问题
要公布精确的发车时间吗？
请公布时段，并在供应商同意时注明车辆在时段内坐满即发。精确的分钟会变成承诺，而路况可能打破它。
怎么知道一趟要多久？
请供应商书面说明其往返周期，并视为供应商的数字。不要把自己估计的行程时间写进时间表。
来的人比座位多怎么办？
事先约定是否加班次，以及由谁批准。记录多出的需求，供第二天参考。
谁来通知代表变更？
由指定的变更负责人通过与资料包相同的渠道通知，并附新的版本日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。