场地选择与考察
活动场地候选名单
可考虑的场地很多，您需要一份能够去看、能够比较、也能为之辩护的短名单。
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简要回答
分两轮建立候选名单：先剔除无法满足必备要求的场地，再按加权偏好比较其余场地。
把两份清单分开。如果价格或氛围可以抵消缺失的必备项，那它从来就不是必备项。
先决定什么算必备
从场地需求矩阵取出必备项：日期区间、地区、议程布局、通行、祈祷空间、装卸，以及委员会设定的任何条件。把每项写成是或否的问题。
偏好是所有“最好有”的内容，可以加权。请在看任何场地之前，就与决策人商定权重，避免分数追随个人喜好。
第一轮：收集并筛选
| 阶段 | 做什么 | 所需证据 |
|---|---|---|
| 长名单 | 从您的地区以及会员推荐和自己的调研等来源收集候选场地。 | 仅需名称和联系方式。 |
| 必备项筛选 | 用书面方式向每个场地提出是或否的问题。 | 每项必备项都有书面答复。 |
| 剔除 | 剔除对必备项回答为否或没有回答的场地，并记录原因。 | 原因和日期。 |
| 候选名单 | 保留少数通过的场地，数量足够比较，又少到能实地考察。 | 每项必备项的通过记录。 |
| 考察 | 用同一份清单检查并归档证据。 | 完整的考察清单和证据记录。 |
第二轮：比较留下的场地
用场地候选矩阵比较通过的场地，权重采用先前商定的。按同等条件比较书面报价，并注明各自包含的内容。
如果活动可以采用住宿式，请参见住宿式会议套餐比较器。如果地区仍未定，可先参考地点选择指南。
保持公平并注明日期
- 向每个场地按同样顺序提出同样的问题，并给同样的答复期限。
- 记录每个答复的日期，因为可用情况和条件会变化。
- 把被剔除的场地连同原因保留在表中，让委员会看到考虑过什么。
- 不要给未实地考察或必备项未确认的场地排名。
实例演示 · 虚构示例
剔除了最便宜选项的候选名单
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的协会为一日会议收集了八个候选场地。六个以书面回答了必备项问题，两个不通过：一个无法确认无台阶通行，另一个在日期区间内不可用。
在通过的四个场地中，委员会考察了三个。报价最低的场地没有回答祈祷空间的问题，因此在回答之前不进入候选名单。矩阵只为有书面答复的场地打分。
可直接使用
场地候选名单工作表
复制到电子表格。先填必备项各列，只为通过的场地给偏好打分。
| 场地（您自己的备注） | 日期区间是否可用 | 已书面确认的必备项 | 未决或未通过的必备项 | 通过或剔除及原因 | 偏好得分（按商定权重） | 考察日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 场地 1 | 已收到书面答复 | 列出各项 | 列出各项 | 通过才打分 | ||
| 场地 2 | ||||||
| 场地 3 | ||||||
| 场地 4 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您的必备项清单很短，决策人已同意。
- 您可以向每个场地发送同样的问题并跟踪答复。
- 委员会只需要在两三个场地之间选择。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 候选场地多、日期紧，难以跟踪答复。
- 决策人对什么是必备项意见不一。
- 采购要求有文件记录、可比较的流程。
想根据需求建立场地候选名单？
Event Blueprint 可以把您的说明转化为必备项与偏好清单、给每个场地的书面问题，以及委员会可跟随的候选名单记录。项目负责人可以组织提问、催办答复并准备比较。场地的选择仍由您决定。
主办方常见问题
候选名单上应该有几个场地？
数量足够比较，又少到能认真考察。三个比较常见，但合适的数量取决于有多少通过您的必备项筛选。
价格应该是必备项吗？
只有当批准方设定了真实的上限时才是。否则把它作为加权偏好，并按同等内容比较报价。
可以把还没回复的场地列进去吗？
把它列为未确认，在回复之前不纳入比较。不要凭假设给它打分。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。