场地选择与考察

活动场地选择建议

考察已经完成，委员会想知道该订哪个场地，以及原因。

准备您的场地建议活动蓝图（策划方案）

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简要回答

场地建议应写明首选场地、已有证据的必备要求、仍未确认的要求、与备选方案的取舍，以及您请求的决定。

依据证据记录来写，而不是凭印象。必备要求尚未确认的场地只能作有条件推荐，并写明条件。

先看证据，再谈偏好

对照考察证据记录和书面答复，逐项核对必备要求，标为有证据已满足、未满足或未确认。

之后才引入加权偏好，如氛围、位置便利或价格。一个令人愉快但不满足必备要求的场地，不是得分较低的选项，而是被排除，除非该要求本身改变。

建议应包含什么

场地建议备忘录的各部分
部分	写什么	常见缺漏
请求的决定	希望委员会批准什么，何时之前。	只呈现信息而没有决定事项。
活动需求	必备要求及其来源的议程。	列出场地的特点而不是您的需求。
按要求列证据	每项必备要求：已满足、未满足或未确认，并注明证据所在。	把口头说法当作确认。
取舍	选择该场地而非备选方案，得到什么、放弃什么。	回避较弱的方面。
未决风险	仍未确认的事项，由谁确认、何时完成。	漏掉条件。
费用情况	已收到的报价、各自包含的内容，以及尚未报价的部分。	比较涵盖内容不同的报价。
下一步	批准后会怎样，包括由合适的人审阅合同。	合同和书面确认没有负责人。

谁需要签批

列出项目说明中的决策人，通常是委员会主席和财务。合同本身应由贵机构惯用的人员审阅，建议不能取代这一审阅。

如果审批路径涉及多个委员会，请给每个委员会同样的一页材料，让他们依据相同的证据决定。

写出可执行建议的步骤

为每个场地完成“要求对照证据”表。
把必备要求未满足的场地从建议中剔除，并说明原因。
用候选矩阵就取舍和费用比较合格的场地。
写明首选场地附带的条件，以及由谁来关闭。
发出一页备忘录，并附上证据记录。

实例演示 · 虚构示例

一份有条件的建议

机构与数字均为虚构，仅作说明。

一个虚构的专业团体为一日会员大会比较两个场地。场地 A 以书面证据满足每项必备要求。场地 B 位置更好，但尚未确认祈祷空间和装卸路线。

备忘录推荐场地 A。其中记录场地 B 并非因位置被排除，而是因两项必备事项未确认；若要重新考虑，需在设定日期前取得书面确认。委员会批准场地 A，但须由财务审阅合同。

可直接使用

场地选择建议备忘录模板

复制到一页文档中，并附上证据记录。

请求的决定及需要批准的日期：
活动概要和必备要求：
首选场地及两三句话的理由：
必备要求：有证据已满足 / 未满足 / 未确认，并注明每项证据出处：
备选场地及未被首选的原因：
首选方案的取舍：
未决风险与条件，各有负责人和关闭日期：
已收到的报价、各自包含的内容、尚未报价的部分：
合同审阅：由谁、何时之前：
批准后的下一步：

打开工具: 活动场地勘察清单生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

您有两三个场地，并有完整的证据记录。
委员会熟悉这场活动，只需要一份清晰的摘要。
合同审阅走您惯常的渠道。

以下情况，外部策划协助更有价值

各场地证据不全或相互冲突。
多位相关方意见不一，需要中立的摘要。
决定涉及采购规则，需要有文件记录的比较。

想要委员会能据以行动的建议？

Event Blueprint 可以包含场地要求、证据结构和给委员会的建议模板。项目负责人可根据您的证据整理比较，并把未决事项提交给决策人。场地的选择和合同仍由贵机构负责。

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主办方常见问题

建议应当给场地排名吗？

只对有证据满足全部必备要求的场地排名。较弱的场地要写明被排除的原因，并让未确认事项保持可见。

可以推荐还有未确认事项的场地吗？

可以，作为有条件推荐，写明每项条件、由谁关闭、何时完成。不要说成已全部确认。

谁审阅合同？

贵机构平时负责合同的人员。建议把该审阅记为下一步，而不是取代它。