Cadangan pemilihan lokasi acara
Lawatan sudah selesai dan jawatankuasa mahu tahu lokasi mana untuk ditempah, dan mengapa.
Jawapan ringkas
Cadangan lokasi menyatakan lokasi pilihan, keperluan wajib yang ada buktinya, yang masih belum disahkan, pertukaran berbanding alternatif dan keputusan yang anda minta.
Tulis daripada log bukti, bukan daripada tanggapan. Lokasi dengan keperluan wajib yang belum disahkan dicadangkan secara bersyarat, dan syaratnya dinyatakan.
Mulakan daripada bukti, kemudian keutamaan
Semak setiap keperluan wajib terhadap log bukti lawatan tapak dan balasan bertulis. Tandakan setiap satu sebagai dipenuhi dengan bukti, tidak dipenuhi atau belum disahkan.
Hanya selepas itu masukkan keutamaan berpemberat seperti suasana, kemudahan lokasi atau harga. Lokasi yang menyenangkan tetapi gagal keperluan wajib bukan pilihan bermarkah rendah; ia dikecualikan melainkan keperluan itu berubah.
Apa yang patut ada dalam cadangan
| Bahagian | Apa untuk ditulis | Jurang biasa |
|---|---|---|
| Keputusan dipohon | Apa yang anda mahu jawatankuasa luluskan, dan bila. | Membentang maklumat tanpa keputusan. |
| Keperluan acara | Keperluan wajib dan atur cara yang menjadi puncanya. | Menyenaraikan ciri lokasi dan bukan keperluan anda. |
| Bukti mengikut keperluan | Bagi setiap item wajib: dipenuhi, tidak dipenuhi atau belum disahkan, dengan lokasi buktinya. | Menganggap jaminan lisan sebagai pengesahan. |
| Pertukaran | Apa yang diperoleh dan dikorbankan dengan memilih lokasi ini berbanding alternatif. | Menyembunyikan kelemahan. |
| Risiko terbuka | Item yang masih belum disahkan, siapa mengesahkannya dan bila. | Meninggalkan syarat. |
| Kedudukan kos | Sebut harga diterima, apa yang termasuk, dan apa yang belum disebut harga. | Membandingkan sebut harga yang meliputi perkara berbeza. |
| Langkah seterusnya | Apa berlaku selepas kelulusan, termasuk semakan kontrak oleh pihak yang betul. | Tiada pemilik untuk kontrak dan pengesahan bertulis. |
Siapa perlu meluluskan
Namakan pemilik keputusan daripada taklimat projek anda, biasanya pengerusi jawatankuasa dan kewangan. Kontrak sendiri patut disemak oleh pihak yang organisasi anda gunakan untuk itu, dan cadangan tidak menggantikan semakan itu.
Jika laluan kelulusan melibatkan beberapa jawatankuasa, beri setiap satu halaman tunggal yang sama supaya mereka memutuskan berdasarkan bukti yang sama.
Langkah ke cadangan yang boleh dilaksanakan
- Lengkapkan jadual keperluan berbanding bukti bagi setiap lokasi.
- Keluarkan lokasi yang tidak memenuhi keperluan wajib daripada cadangan, dan nyatakan sebabnya.
- Bandingkan lokasi yang layak mengikut pertukaran dan kos, menggunakan matriks senarai pendek.
- Nyatakan syarat yang melekat pada lokasi pilihan anda dan siapa yang akan menutupnya.
- Hantar memo satu halaman dengan log bukti dilampirkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Cadangan bersyarat
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Badan profesional rekaan membandingkan dua lokasi untuk persidangan ahli sehari. Lokasi A memenuhi setiap keperluan wajib dengan bukti bertulis. Lokasi B mempunyai kedudukan lebih baik tetapi belum mengesahkan ruang solat atau laluan pemunggahan.
Memo mencadangkan Lokasi A. Ia merekod bahawa Lokasi B tidak dikecualikan kerana kedudukan tetapi kerana dua item wajib belum disahkan, yang memerlukan pengesahan bertulis menjelang tarikh tertentu untuk dipertimbangkan semula. Jawatankuasa meluluskan Lokasi A tertakluk kepada semakan kontrak oleh bendahari.
Gunakan sendiri
Templat memo cadangan pemilihan lokasi
Salin ke dokumen satu halaman dan lampirkan log bukti.
- Keputusan dipohon dan tarikh kelulusan diperlukan:
- Ringkasan acara dan keperluan wajib:
- Lokasi pilihan dan sebabnya dalam dua atau tiga ayat:
- Keperluan wajib: dipenuhi dengan bukti / tidak dipenuhi / belum disahkan, dengan rujukan bukti bagi setiap satu:
- Lokasi alternatif dan mengapa tidak dipilih:
- Pertukaran bagi pilihan ini:
- Risiko terbuka dan syarat, masing-masing dengan pemilik dan tarikh penutupan:
- Sebut harga diterima, apa yang termasuk, apa yang belum disebut harga:
- Semakan kontrak: siapa, dan menjelang bila:
- Langkah seterusnya selepas kelulusan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada dua atau tiga lokasi dengan log bukti lengkap.
- Jawatankuasa mengenali acara itu dan hanya memerlukan ringkasan yang jelas.
- Semakan kontrak dilindungi oleh laluan biasa anda.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Bukti tidak lengkap atau bercanggah antara lokasi.
- Beberapa pihak berkepentingan mempunyai pandangan berbeza dan memerlukan ringkasan neutral.
- Keputusan melibatkan peraturan perolehan yang memerlukan perbandingan berdokumen.
Mahu cadangan yang boleh dilaksanakan jawatankuasa anda?
Event Blueprint boleh memasukkan keperluan lokasi, struktur bukti dan templat cadangan untuk jawatankuasa anda. Ketua projek boleh menyediakan perbandingan daripada bukti anda dan membawa item terbuka kepada pemilik keputusan. Pilihan lokasi dan kontrak kekal pada organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah cadangan menyusun kedudukan lokasi?
Susun hanya lokasi yang memenuhi setiap keperluan wajib dengan bukti. Tunjukkan lokasi yang lebih lemah dengan sebab ia dikecualikan, dan biarkan item belum disahkan kelihatan.
Bolehkah saya mencadangkan lokasi dengan item belum disahkan?
Boleh, sebagai cadangan bersyarat yang menamakan setiap syarat, siapa menutupnya dan bila. Jangan sampaikan ia sebagai telah disahkan sepenuhnya.
Siapa menyemak kontrak?
Pihak yang biasa digunakan organisasi anda untuk kontrak. Cadangan merekod semakan itu sebagai langkah seterusnya dan tidak menggantikannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.